Comptes rendus IA des entretiens clients : ce que les cabinets de conseil fiscal doivent vérifier au regard du droit professionnel

Un entretien client dure 45 minutes, et sa mise au propre en prend souvent tout autant. Il est donc naturel de songer à laisser Teams Copilot ou Otter.ai prendre des notes. Mais avant que des comptes rendus IA d'entretiens clients ne soient utilisés dans un cabinet de conseil fiscal, l'examen déterminant n'est pas technique mais relève du droit professionnel : confidentialité, contrat de prestataire, consentement et conservation.

Remarque importante au préalable : Cet article présente le cadre juridique et ne remplace pas un conseil juridique. Faites vérifier le cas d'usage concret par votre chambre des conseils fiscaux ou un cabinet d'avocats spécialisé en droit professionnel avant sa mise en œuvre. Les dispositions citées constituent le point de départ de cet examen, non son résultat.

Quelles règles s'appliquent aux comptes rendus IA dans un cabinet de conseil fiscal ?

Pour les comptes rendus IA dans un cabinet de conseil fiscal, quatre corpus de règles s'appliquent simultanément, et aucun ne remplace l'autre : le droit pénal, le droit professionnel de la loi sur le conseil fiscal, le droit de la protection des données et, dès qu'un enregistrement est effectué, la protection de la parole prononcée.

• Article 203, alinéa 1, n° 3 du StGB : Les conseils fiscaux et mandataires fiscaux y sont nommément désignés. Quiconque divulgue sans autorisation le secret d'autrui encourt jusqu'à un an d'emprisonnement ou une amende, et jusqu'à deux ans en cas d'agissement à titre onéreux (al. 6). Source : article 203 StGB
• Article 203, alinéas 3 et 4 du StGB : La divulgation à des personnes qui participent à l'activité professionnelle est autorisée dans la mesure nécessaire. Un prestataire IA peut être une telle personne participante, ce qui rend un outil de compte rendu IA envisageable au regard du droit professionnel. Mais quiconque ne veille pas à ce que ce prestataire soit tenu au secret se rend lui-même punissable en vertu de l'al. 4, phrase 2, n° 1.
• Article 201, alinéa 1 du StGB : Quiconque enregistre sans autorisation la parole non publique d'autrui encourt une peine d'emprisonnement jusqu'à trois ans ou une amende. Le cadre de la peine est ici plus élevé que pour l'article 203 StGB. Source : article 201 StGB

Un compte rendu IA d'entretien nécessite-t-il le consentement du client ?

En règle générale, oui, pour deux raisons indépendantes. L'article 201 StGB exige le consentement de tous les participants à l'entretien pour l'enregistrement, et l'article 62a, alinéa 5 du StBerG exige le consentement du client lorsque la prestation sert directement un mandat individuel.

La Chambre fédérale des conseils fiscaux (Bundessteuerberaterkammer) est explicite dans son catalogue de FAQ « L'IA dans la profession de conseil fiscal » (au 27 janvier 2026, état du droit juillet 2025), dans la section consacrée à l'IA de dictée : l'enregistrement de conversations non publiques n'est autorisé qu'avec le consentement préalable de toutes les personnes concernées, un consentement donné a posteriori n'étant pas admis. Source : BStBK, FAQ L'IA dans la profession de conseil fiscal

Le consentement doit donc être obtenu et documenté avant d'appuyer sur le bouton de démarrage, et il concerne toutes les personnes présentes. Le second obstacle est souvent négligé : l'article 62a, alinéa 5 du StBerG distingue entre l'infrastructure générale du cabinet et les prestations servant directement un mandat individuel. Un compte rendu d'un entretien client concret peut difficilement être qualifié d'« outil de travail général ».

Un contrat de sous-traitance selon l'article 28 du RGPD suffit-il ?

Non. L'article 62a, alinéa 3 du StBerG exige un contrat en la forme textuelle comportant trois éléments obligatoires qu'un contrat de sous-traitance standard ne couvre pas automatiquement. Le droit professionnel et le droit de la protection des données s'appliquent en parallèle, l'article 62a, alinéa 8 du StBerG le précisant expressément.

• Obligation de confidentialité avec information : Le prestataire doit être tenu à la confidentialité et informé des conséquences pénales (n° 1). Cette information fait partie intégrante de l'obligation, elle n'est pas facultative.
• Accès limité aux informations : Accès aux informations uniquement dans la mesure nécessaire à l'exécution du contrat (n° 2).
• Réglementation relative aux sous-traitants ultérieurs : Il convient de déterminer si d'autres personnes peuvent être associées. Le cas échéant, le prestataire doit également les engager en la forme textuelle (n° 3). Source : article 62a StBerG
• Sélection et rupture de la collaboration : En vertu de l'article 62a, alinéa 2 du StBerG, le prestataire doit être sélectionné avec soin et la collaboration doit être immédiatement interrompue si les exigences ne sont plus respectées. Une obligation permanente.
• Prestations depuis l'étranger : L'article 62a, alinéa 4 du StBerG n'autorise l'accès que si le niveau de protection du secret y est comparable à celui applicable en Allemagne. En cas de traitement en dehors de l'UE, il s'agit de l'étape de vérification la plus exigeante.

Parallèlement, l'article 28 du RGPD demeure applicable : contrat sous forme écrite, y compris électronique, traitement uniquement sur instruction documentée, confidentialité, suppression ou restitution après la fin de la prestation, obligation d'autorisation pour les sous-traitants ultérieurs. Source : article 28 RGPD Il en résulte une question très concrète pour chaque prestataire : existe-t-il un accord complémentaire relevant du droit professionnel conformément à l'article 62a, alinéa 3 du StBerG, ou seulement le contrat de sous-traitance standard ? À vérifier sur la base du contrat concret, aussi bien pour Otter.ai que pour Microsoft.

Où le compte rendu est-il stocké, et combien de temps y reste-t-il ?

Un compte rendu Teams n'est pas un sous-produit éphémère, mais un fichier doté d'un emplacement de stockage et de droits d'accès. Microsoft indique que les enregistrements et les comptes rendus sont stockés dans OneDrive for Business ou SharePoint et sont soumis aux mêmes règles de droits d'accès et de conservation que tout autre fichier. Source : Microsoft Learn

Pour Copilot dans les réunions Teams, Microsoft distingue deux modes de fonctionnement : les comptes rendus conservés, qui restent stockés et repérables, et les comptes rendus temporaires, qui sont générés uniquement pour Copilot et supprimés définitivement à la fin de la réunion. Source : Microsoft Learn Pour un cabinet, ce choix relève du droit professionnel, pas du confort d'usage.

La conservation est régie par l'article 66 du StBerG : les dossiers de travail doivent être conservés dix ans, calculés à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le mandat a pris fin, y compris sous forme électronique conformément à l'alinéa 4. Source : article 66 StBerG Le cabinet doit déterminer si un compte rendu IA constitue un document de travail interne ou fait partie du dossier de travail. À défaut, c'est l'intervalle de suppression par défaut de l'outil qui tranchera cette question de manière tacite.

Dans nos projets de déploiement de Copilot, le constat le plus fréquent ne concerne pas le modèle d'IA, mais le lieu de stockage : les comptes rendus se retrouvent dans le OneDrive de l'organisateur et héritent de ses partages. Quiconque ne fait pas le ménage dans les autorisations avant le déploiement distribue également l'accès au compte rendu avec celui-ci. Plus de détails dans Déploiement de Copilot et le risque de sur-partage décrit.

Dans quel ordre procéder à cette vérification en pratique ?

L'examen part de l'obligation professionnelle pour aller vers la technique, et non l'inverse. Quiconque commence par l'outil construit la justification autour d'une décision déjà prise.

• Clarifier la finalité et le lieu de traitement : Note interne au dossier, compte rendu client ou analyse ? Où le compte rendu est-il transcrit, où se trouve le résultat, y a-t-il des sous-traitants ultérieurs ? Sans ces réponses, l'article 62a, alinéa 4 du StBerG ne peut pas être vérifié.
• Régler la situation contractuelle : Accord complémentaire selon l'article 62a, alinéa 3 du StBerG en la forme textuelle, plus un contrat de sous-traitance selon l'article 28 du RGPD. Les deux, pas l'un ou l'autre.
• Opérationnaliser le consentement : Une formule fixe, énoncée et documentée avant le début de l'entretien, pour toutes les personnes présentes.
• Définir le stockage et la suppression : Lieu de stockage, droits d'accès, durée de conservation et concept de suppression consignés par écrit, en cohérence avec l'article 66 du StBerG.
• Politique, formation, autorisation : La BStBK recommande une politique en matière d'IA avec un processus d'autorisation et des comptes professionnels plutôt que des connexions personnelles. À cela s'ajoute l'obligation de compétence en matière d'IA, voir l'article 4 de l'EU AI Act. La phase pilote ne débute qu'ensuite.

Conclusion

Les comptes rendus IA ne sont pas interdits dans un cabinet de conseil fiscal, mais ils sont soumis à des conditions. La BStBK considère l'IA de dictée comme admissible en principe, mais la subordonne au consentement, à la situation contractuelle et à la confidentialité. Clarifiez le cas concret avec votre chambre des conseils fiscaux ou un cabinet d'avocats spécialisé en droit professionnel avant le déploiement. Pour la mise en œuvre, nous vous accompagnons avec notre offre Automatisation pour conseils fiscaux. Ce que DATEV propose déjà lui-même est présenté dans notre article sur DATEV Copilot 2026.

Questions fréquentes

Les cabinets de conseil fiscal peuvent-ils utiliser Teams Copilot ou Otter.ai pour les entretiens clients ?

Il n'existe pas d'interdiction générale. L'utilisation n'est admise que si le consentement préalable de tous les participants à l'entretien a été obtenu (article 201 StGB), si le prestataire est tenu à la confidentialité en la forme textuelle conformément à l'article 62a, alinéa 3 du StBerG, et s'il existe un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

Le contrat de sous-traitance standard du prestataire suffit-il ?

Non. Le contrat de sous-traitance couvre le droit de la protection des données, pas le droit professionnel. L'article 62a, alinéa 3 du StBerG exige en outre une obligation de confidentialité avec information sur les conséquences pénales, une limitation de l'accès aux informations et une réglementation relative aux sous-traitants ultérieurs.

Suffit-il de demander l'accord du client après l'entretien ?

Non. Le consentement à l'enregistrement de la parole non publique doit être obtenu au préalable. La Chambre fédérale des conseils fiscaux indique dans sa FAQ IA qu'un consentement donné a posteriori n'est pas admis.

Combien de temps un compte rendu IA d'entretien doit-il être conservé ?

Cela dépend s'il fait partie du dossier de travail. En vertu de l'article 66, alinéa 1 du StBerG, les dossiers de travail doivent être conservés dix ans, calculés à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle le mandat a pris fin, y compris sous forme électronique conformément à l'alinéa 4. Le cabinet doit lui-même effectuer et documenter cette classification.

Un prestataire situé en dehors de l'UE est-il exclu ?

Pas automatiquement, mais l'exigence est plus élevée. L'article 62a, alinéa 4 du StBerG n'autorise l'accès que si le niveau de protection du secret y est comparable à celui applicable en Allemagne, et le transfert vers un pays tiers doit être sécurisé au regard du droit de la protection des données.