Archiver la facture électronique : ce que la GoBD exige vraiment du XML

La GoBD exige que vous archiviez les factures électroniques dans leur format original structuré, c'est-à-dire comme fichier XML pur pour XRechnung et comme XML intégré pour ZUGFeRD, et non seulement comme PDF ou affichage écran. Le délai de conservation selon l'article 147 du Code fiscal allemand (Abgabenordnung) est de huit ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise ou reçue, et le document doit rester complet, inchangé et exploitable de manière automatisée pendant cette période. Situation au : août 2026.

Pourquoi le fichier XML compte-t-il comme original et non l'affichage PDF ?

Le fichier XML est juridiquement l'original, car il porte les données de facturation réelles, lisibles par machine, tandis qu'un affichage PDF n'en est qu'une visualisation. Pour XRechnung, il n'existe de toute façon que le fichier XML, un PDF n'existe tout au plus que comme affichage supplémentaire auto-généré pour les humains. Pour ZUGFeRD, le XML est intégré comme fichier dans un document PDF/A-3, et en cas de doute, selon les principes de la GoBD relatifs à la régularité, ce sont les données structurées qui font foi, et non la mise en page. Celui qui ne conserve que le PDF et se débarrasse du XML n'archive, selon cette lecture, pas l'original mais une copie.

Combien de temps devez-vous conserver les factures électroniques ?

Le délai de conservation est de huit ans selon l'article 147 alinéa 3 AO, calculé à partir de la fin de l'année civile de facturation ou de réception. Cela s'applique indépendamment de la taille de l'entreprise et indépendamment du fait que la facture soit sortante ou entrante, tant qu'elle est pertinente sur le plan fiscal. Vous trouverez le texte de loi exact sur l'article 147 AO. Après l'expiration du délai, vous pouvez supprimer, pas avant, même en cas de changement de système comptable.

Que signifie l'inaltérabilité en pratique ?

L'inaltérabilité signifie qu'une facture archivée ne peut être modifiée, ni sur le fond ni par suppression, pendant toute la durée du délai de conservation, sans que la modification soit consignée de manière traçable. En pratique, cela signifie : pas de stockage dans un système de fichiers normal, où toute personne disposant de droits d'écriture peut écraser ou supprimer un fichier, mais un système avec versionnage, journal d'accès et idéalement un stockage WORM (Write Once, Read Many). Le Verband elektronische Rechnung résume les douze règles centrales pour un échange de factures conforme à la GoBD, dont la traçabilité, l'exhaustivité et l'ordre comme autres principes fondamentaux à côté de l'inaltérabilité.

Comment automatiser l'archivage ?

L'archivage peut être automatisé en acheminant les factures électroniques entrantes directement depuis la boîte de réception ou l'accès Peppol vers un système d'archivage conforme à la GoBD, sans que personne n'enregistre manuellement un PDF en se débarrassant du XML. Un outil d'automatisation comme n8n peut détecter les e-mails entrants avec une facture en pièce jointe, extraire le fichier XML, le valider et le placer, avec une référence à l'original, dans un système de gestion documentaire ou un stockage inviolable. Important : le workflow ne doit pas se contenter de convertir le XML en PDF pour l'affichage puis de le jeter, mais doit transmettre le fichier original. NordFlux met en place de tels circuits d'archivage dans le cadre de l'automatisation n8n pour les entreprises qui ne veulent pas traiter manuellement leurs obligations de facturation électronique.

Questions fréquentes sur l'archivage des factures électroniques

Dois-je également conserver la visualisation PDF ?

Non, seul le fichier XML est impérativement l'original pertinent au regard de la GoBD ; vous pouvez conserver un affichage PDF supplémentaire, mais ce n'est pas obligatoire. Si vous générez un PDF pour le classement interne, cela ne remplace pas l'obligation de conserver le fichier XML sans modification. De nombreuses entreprises conservent les deux par souci de commodité, ce qui est autorisé, mais le XML reste la source faisant foi en cas de litige.

Un stockage cloud classique comme OneDrive suffit-il pour l'archivage ?

Un stockage cloud ordinaire, sans versionnage ni protection contre la suppression, ne répond généralement pas aux exigences de la GoBD en matière d'inaltérabilité, car les fichiers peuvent y être écrasés ou supprimés silencieusement. Pour un archivage juridiquement sûr, vous avez besoin d'un système avec un journal des modifications documenté, qui empêche techniquement les suppressions avant l'expiration du délai, ou qui les consigne au moins. Certains fournisseurs cloud proposent à cet effet des fonctions de conformité ou de conservation optionnelles, qui doivent être activées séparément.

Que se passe-t-il en cas de changement de système comptable ?

Lors d'un changement de système, les factures électroniques archivées doivent rester lisibles et exploitables, soit par migration vers le nouveau système, soit par un accès en lecture maintenu sur l'ancien système jusqu'à la fin du délai de conservation. Un simple export en PDF sans le XML sous-jacent n'est pas suffisant pour cela. Planifiez un changement de système en conséquence, avec suffisamment de délai pour la migration des données.

L'obligation de conservation s'applique-t-elle également aux petites entreprises ?

Oui, l'obligation découlant de l'article 147 AO s'applique indépendamment du régime des petites entreprises prévu à l'article 19 UStG, tant que les documents sont pertinents sur le plan fiscal. Depuis l'entrée en vigueur de l'obligation de facturation électronique en 2025, les petites entreprises doivent elles aussi être en mesure de recevoir et d'archiver les factures électroniques entrantes en conséquence, même si elles sont encore autorisées, pour le moment, à émettre elles-mêmes des factures papier ou PDF.