NordFlux construit le dossier du personnel numérique comme un classement structuré : des registres par type de document, des droits d'accès échelonnés par rôle, les données de santé séparées, chaque accès consigné, les délais de conservation et de suppression enregistrés dans le système. Les dossiers existants sont reconnus et classés au lieu de finir en PDF collectif sur un lecteur partagé. Quel délai s'applique, c'est votre expert-comptable ou votre avocat spécialisé qui le détermine : nous construisons la technique qui l'applique.
Le contrat de travail, l'avertissement, le certificat de travail et l'arrêt maladie se trouvent dans le même dossier suspendu de l'armoire. Quiconque parvient à ouvrir l'armoire voit tout, et personne ne peut dire ensuite qui a regardé dedans, ni quand.
Le dossier n'est pas une pile de scans, mais une structure avec des règles. Ces cinq points font la différence entre un dossier de PDF et un dossier du personnel qui résiste à un contrôle.
Les pages numérisées sont lues par reconnaissance de documents et affectées au type de document : contrat de travail, avenant, certificat de travail, avertissement, attestation. Chaque document atterrit dans le bon registre du bon dossier, au lieu d'un fichier collectif de 200 pages sur le lecteur. Les cas ambigus sont soumis au système pour vérification plutôt que devinés.
Effet L'armoire à dossiers se videLe responsable voit l'accord d'objectifs, mais pas l'historique des avertissements ni les arrêts maladie. Le service RH voit le dossier en entier, la comptabilité paie ne voit que la partie salariale. Les droits sont attachés au type de document, pas au dossier dans lequel tout a fini par atterrir par hasard.
Effet Accès uniquement là où il doit êtreLes certificats d'incapacité de travail, les documents relatifs à la gestion du retour au travail et les justificatifs de handicap lourd sont des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD. Ils reçoivent une zone du dossier propre, à accès plus restreint, à laquelle seul un cercle défini a accès. Quiconque y ouvre quelque chose apparaît dans le journal.
Effet Un cercle restreint plutôt qu'un dossier ouvertChaque type de document reçoit le délai qui lui est applicable, et le système présente le document à la suppression ou à la vérification une fois ce délai écoulé. Microsoft 365 propose pour cela des étiquettes de conservation ; quel niveau de licence couvre cela chez vous, nous le vérifions lors de l'analyse initiale. Nous ne fixons pas nous-mêmes les délais, ceux-ci proviennent de votre expert-comptable ou de votre avocat spécialisé.
Effet Les délais ne se perdent plus dans le videSi un salarié demande, au titre de l'article 15 du RGPD, des informations sur ses données stockées, le système génère une compilation complète à partir de son dossier, au lieu que quelqu'un feuillette des dossiers. Il en va de même lors du départ, lorsque le dossier est clôturé pour conservation.
Économie Des heures au lieu de jours par demandeNous choisissons les outils en fonction de votre cas, pas d'un programme partenaire. Si Microsoft 365 est déjà en place chez vous, c'est généralement la voie la plus courte, et vous n'avez pas besoin d'acheter un système de gestion documentaire supplémentaire.
Le dossier se trouve dans une structure SharePoint avec des registres par type de document et des groupes d'autorisation par rôle. Les accès sont consignés, les étiquettes de conservation mettent en œuvre les délais. Si vous avez déjà Microsoft 365, le classement ne vous coûte rien de plus.
Reconnaissance et connexionPower Automate lit les pages numérisées et les affecte au bon type de document et au bon dossier. n8n récupère les documents courants tels que les fiches de paie ou les avenants au contrat depuis votre logiciel de paie ou RH, à condition qu'il propose une interface. Les nouveaux documents atterrissent ainsi d'eux-mêmes dans le dossier.
Nous intégrons les mesures techniques et organisationnelles au lieu de les documenter après coup : droits échelonnés, journalisation, minimisation des données, hébergement dans l'UE. L'évaluation juridique reste du ressort de votre délégué à la protection des données, nous lui fournissons la documentation dont il a besoin pour cela.
De l'analyse initiale à un dossier du personnel numérique opérationnel en 30 jours, à prix fixe plutôt qu'avec des feuilles de temps ouvertes.
En 60 minutes, nous examinons combien de dossiers existants vous avez, quels types de documents s'y trouvent et quel logiciel de paie ou RH est utilisé. Vous obtenez une réponse honnête sur ce qui vaut la peine d'être numérisé et ce qui reste mieux dans l'archive résiduelle.
Avec votre service RH, nous définissons quels registres existent, qui peut voir quel type de document et quel délai est attaché à quel type. S'il y a un comité d'entreprise, impliquez-le ici, pas seulement au moment de la mise en service. Vous recevez ensuite une offre à prix fixe.
Nous mettons en place le classement avec les droits et les délais et faisons tourner la reconnaissance sur un lot de dossiers réels. Cet échantillon vous montre noir sur blanc la fiabilité de l'association sur vos documents, avant que le reste ne suive.
Le dossier entre en service, les documents courants y affluent automatiquement. Votre service RH apprend à ajuster lui-même les registres, les droits et les délais, afin que vous n'ayez pas à nous appeler pour la moindre broutille.
Si ce ne sont pas seulement les documents du personnel, mais aussi les contrats, les bons de livraison et les certificats de l'ensemble de la boîte de réception qui doivent être classés automatiquement et surveillés quant aux délais, c'est le grand frère de cette page. Si en revanche vous vous intéressez à la chaîne de processus à partir de la signature (accès informatiques, équipement, listes de contrôle), consultez l'intégration automatisée.
Dans l'analyse initiale gratuite, nous passons cela en revue ensemble en 60 minutes, sans engagement et sans jargon technique. Vous saurez ensuite ce que coûte la numérisation de vos dossiers du personnel et ce qu'elle vous fait économiser.
Oui, et dans la pratique il est généralement supérieur au dossier papier, car l'accès peut être échelonné et consigné. L'article 32 du RGPD exige des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données : une armoire à dossiers dont la clé se trouve dans le tiroir répond moins bien à cette exigence qu'un classement avec droits et journal. Ce qui compte n'est pas de savoir si le dossier est numérique, mais comment il est structuré. L'évaluation juridique de votre cas concret relève de votre délégué à la protection des données, nous fournissons la technique et la documentation qui l'accompagnent.
Cela dépend du type de document et ce n'est pas une question à laquelle nous sommes autorisés à répondre à votre place. Pour certains documents, c'est la valeur probante de l'original signé qui compte, pour d'autres le scan suffit. Clarifiez cela avec votre avocat spécialisé ou votre expert-comptable et donnez-nous la liste : nous construisons le classement de sorte qu'une petite archive résiduelle pour les originaux et le dossier numérique pour tout le reste fonctionnent côte à côte.
Il n'existe pas un seul délai, mais des délais différents selon le type de document : les documents relatifs à la paie et aux impôts sont traités différemment des dossiers de candidature ou des avertissements. NordFlux ne fournit pas de conseil juridique et ne fixe pas ces délais. Ce que nous faisons : nous enregistrons dans le système le délai que votre expert-comptable ou votre avocat spécialisé indique pour chaque type de document, afin qu'il s'applique automatiquement et ne dépende pas du fait que quelqu'un y pense.
Si vous avez un comité d'entreprise, impliquez-le tôt. En vertu de l'article 87, alinéa 1, point 6 de la loi allemande sur la constitution des entreprises (BetrVG), il dispose d'un droit de cogestion concernant les dispositifs techniques susceptibles de surveiller le comportement ou la performance des salariés, et cette question se pose régulièrement avec un dossier qui consigne les accès. En pratique, il est utile de bien nommer la distinction : ce qui est consigné, c'est qui a ouvert un dossier, pas comment quelqu'un travaille. Nous fournissons la documentation technique correspondante.
La mise en œuvre se fait à prix fixe, dont le montant dépend de l'ampleur : nombre de dossiers existants, si nous numérisons ou si vous avez un prestataire pour cela, nombre de types de documents et la connexion à votre logiciel de paie ou RH. Après l'analyse initiale gratuite, vous recevez ce prix fixe, sans feuilles de temps ouvertes. La mise en place dure généralement 30 jours, la numérisation du stock existant se poursuit en parallèle selon le volume.
