Automatiser les relances ne veut pas dire envoyer des rappels à l'aveugle, mais construire proprement tout le trajet en amont : extraire les postes ouverts de votre système comptable, vérifier les échéances, contrôler les paiements reçus et préparer le niveau de relance adapté à chaque facture impayée. NordFlux relie pour cela la comptabilité, la banque et la boîte mail en un seul processus. Vous voyez chaque cas et validez vous-même l'envoi.
Les postes ouverts figurent dans le système comptable, mais personne n'aime la vérification, le rapprochement et la rédaction au quotidien. Les relances partent donc quand il y a du temps, ce qui coûte double : de l'argent qui arrive plus tard, et des clients qui se sentent relancés à tort.
Cette page décrit tout le trajet, des postes ouverts jusqu'à la relance finalisée, pas une simple lettre. La relance n'est envoyée qu'après votre validation.
Le processus extrait les postes ouverts de votre système comptable et vérifie chaque jour quelle facture a dépassé son échéance. Au lieu d'un coup d'œil sur la liste quand il y a du temps, vous obtenez une vue à jour des factures impayées avec montant, client et durée de retard. Plus rien ne passe entre les mailles du filet faute de vérification.
Économie 2 à 4 h par semaineAvant même qu'une relance soit préparée, le processus rapproche la facture ouverte des mouvements du compte, même si le libellé de virement est approximatif. Qui a déjà payé sort de la liste de relance avant qu'une relance gênante ne parte. C'est précisément ce rapprochement qui, aujourd'hui, est le plus souvent fait à la main ou oublié.
Impact aucune relance aux clients payeursRappel de paiement, première relance, deuxième relance, transmission : vous définissez une fois les délais et le ton par niveau, le processus choisit le bon niveau pour chaque facture impayée. Les frais de relance et les intérêts de retard sont calculés selon vos consignes et insérés dans le texte. Ainsi, aucune troisième relance ne part là où une première n'a jamais été envoyée.
Impact escalade propre sans à-coupsTous les clients ne sont pas traités de la même façon : les clients réguliers reçoivent un ton plus aimable ou un délai plus long, les factures litigieuses sont exclues de la relance. Ce qui atteint le dernier niveau atterrit dans une liste pour transmission à un recouvrement ou un avocat, au lieu d'être relancé indéfiniment. Les règles correspondantes se trouvent à un seul endroit et sont modifiables à tout moment.
Impact La relation client reste intacteLe processus prépare les relances dues sous forme de brouillons finalisés, vous les validez individuellement ou en lot, et c'est seulement alors qu'elles partent par e-mail ou courrier. Chaque étape est journalisée : quelle facture a atteint quel niveau et quand, et qui a validé. En cas de question, vous voyez l'historique complet des relances d'une facture en quelques secondes.
Économie Cycle de relance en minutes plutôt qu'en heuresNous ne remplaçons pas votre système comptable, nous construisons les chemins vers lui et retour. L'outil que nous utilisons dépend de votre environnement, pas de nos préférences.
Plusieurs sources, un seul processusLe système comptable, le compte bancaire et la boîte mail ne communiquent pas d'eux-mêmes. n8n relie ces sources en un seul parcours et fonctionne sur demande sur un serveur en Allemagne, afin que vos données clients et de paiement ne quittent pas vos locaux. C'est la voie habituelle lorsque plusieurs systèmes doivent collaborer.
Microsoft 365 déjà en placeSi vous travaillez avec Microsoft 365, la validation du cycle de relance se déroule directement dans votre environnement : comme carte de validation dans Teams ou Outlook, avec archivage dans SharePoint. Les connecteurs standards nécessaires sont déjà couverts par votre licence Microsoft 365. Si le processus accède à des systèmes hors de Microsoft 365, une licence Premium peut être nécessaire, ce que nous clarifions ouvertement en amont.
Les postes ouverts proviennent du système dans lequel ils sont de toute façon gérés, que ce soit DATEV, Lexware, sevDesk ou un module ERP. Si un système dispose d'une interface, nous l'utilisons, sinon un robot logiciel récupère les données via l'interface graphique. Pour l'intégration DATEV en détail, nous avons une page dédiée.
Du premier échange au processus de relance opérationnel en 30 jours, à prix fixe plutôt qu'un décompte d'heures ouvert.
60 minutes, sans engagement : nous examinons comment vos postes ouverts apparaissent aujourd'hui, qui relance quand et où le rapprochement des paiements coince. Vous saurez ensuite quelle partie mérite d'être automatisée.
Vous recevez une proposition concrète : quels systèmes nous connectons, comment vos niveaux de relance et délais sont représentés et ce que cela coûte. Un seul chiffre, aucune surprise en fin de mois.
Nous construisons le parcours et le testons avec vos vraies factures impayées d'une période close, y compris les cas particuliers. Vous comparez le résultat avec ce que votre équipe aurait fait à la main.
Votre équipe reçoit une formation et une documentation indiquant où modifier les règles et comment intervenir. Sur demande, nous assurons l'exploitation avec un niveau de service fixe.
Cette page décrit en détail le parcours de relance. Si vous pensez au processus global, de la collecte des justificatifs à la transmission au comptable, la page sur l'automatisation de la comptabilité est le bon point de départ, et il existe une page dédiée et plus approfondie pour la réception des factures.
Dans l'analyse initiale gratuite, nous calculons ensemble combien de temps les relances vous coûtent aujourd'hui et à quelle vitesse votre argent arrive avec un processus propre. 60 minutes, sans engagement, sans pression commerciale.
Les relances automatisées signifient que les factures impayées sont détectées de manière autonome, rapprochées des paiements reçus et affectées au bon niveau de relance, au lieu que quelqu'un parcoure les postes ouverts à la main. Le processus prépare les relances sous forme de brouillon. C'est toujours vous qui décidez si et quand elles partent.
Non, c'est justement ce que le processus empêche. Avant chaque relance, les postes ouverts sont rapprochés des mouvements du compte, qui a payé sort du cycle de relance. Comme l'envoi n'a lieu qu'après votre validation, il existe une deuxième sécurité contre les relances erronées.
Oui. Les postes ouverts proviennent du système dans lequel vous les gérez de toute façon, que ce soit DATEV, Lexware, sevDesk ou un module ERP. Si le système dispose d'une interface, nous l'utilisons, sinon un robot logiciel lit les données via l'interface graphique. Nous n'écrivons jamais en contournant votre comptabilité.
Vous gardez le contrôle. Le processus prépare les relances dues sous forme de brouillon et vous les soumet pour validation, individuellement ou en lot, et c'est seulement alors qu'elles partent. Sur demande, les premiers rappels de paiement non contestés peuvent être envoyés automatiquement et seuls les niveaux supérieurs être soumis à validation, c'est vous qui décidez.
Le prix dépend du nombre de systèmes à connecter et de la complexité de vos niveaux de relance et exceptions, c'est pourquoi nous ne donnons pas de forfait à l'aveugle. Après l'analyse initiale gratuite, vous recevez un prix fixe pour un périmètre clairement défini, pas un décompte d'heures ouvert. Si l'automatisation ne se justifie pas pour votre volume de factures, nous vous le dirons dès le premier échange.
