Automatiser le suivi du temps signifie : le collaborateur enregistre son arrivée, son départ et ses pauses en quelques secondes via une application, un terminal ou une puce. Les heures de projet sont imputées directement à la commande ou au client, et les comptes d'horaires variables et d'heures supplémentaires se tiennent d'eux-mêmes. Les heures vérifiées alimentent votre paie via une interface, sans que personne n'ait à ressaisir de feuilles d'heures en fin de mois.
Les heures se trouvent sur des fiches, dans Excel ou dans la tête de quelqu'un, et en fin de mois, quelqu'un doit tout recouper à la main. Qui rattrape estime, qui vérifie doit chercher, et la paie attend jusqu'au dernier moment les dernières feuilles d'heures.
Cinq chantiers que nous construisons sans cesse dans les PME. Votre logiciel de paie et vos processus restent les mêmes, seuls la fiche papier et la liste Excel disparaissent.
Le collaborateur enregistre en un geste : application mobile au bureau et en télétravail, terminal résistant à la porte de l'atelier, puce ou carte en production. La saisie est dans le système au moment même où elle se produit, pas reconstituée de mémoire en fin de mois. Le système déduit automatiquement les pauses selon vos règles.
Économie 2 à 5 h de ressaisie par semaineAu-delà de la simple présence, le collaborateur impute son temps à un projet, une commande ou un centre de coûts, choisi dans une courte liste plutôt que parmi 200 numéros ouverts. Vous voyez ainsi, par commande, ce que le temps de travail a réellement coûté, et le calcul de rentabilité est juste dès le lendemain. Les heures de projet peuvent être directement réutilisées pour la facture au client.
Effet Coûts par commande traçables par projetLe système compare le prévu au réalisé, tient à jour le compte d'horaires variables et indique les heures supplémentaires et les heures manquantes selon vos règles. Les majorations de nuit, du dimanche ou des jours fériés sont calculées selon les taux enregistrés, au lieu que quelqu'un les recherche à la main. Collaborateurs et service du personnel voient le même état, ce qui évite les disputes en fin de mois.
Effet Compte d'horaires variables toujours à jourLes valeurs mensuelles vérifiées alimentent votre paie via une interface, pour la paie DATEV via l'import des données de mouvement, pour un autre logiciel de paie via son propre canal de données. Au lieu de ressaisir les feuilles d'heures, le service du personnel valide les heures et les transmet en une seule étape. Cela évite la seconde saisie, et l'erreur de frappe qui s'y cache.
Économie Double saisie dans le traitement de la paie suppriméeChaque saisie est horodatée avec son origine, et les corrections ultérieures restent traçables comme modification au lieu d'écraser l'heure d'origine. Vous remplissez ainsi l'obligation de suivi du temps de travail avec une preuve qui résiste à un contrôle, contrairement à une liste Excel modifiable. Qui a changé quoi et quand est prouvable à tout moment.
Effet Preuve inviolable au lieu d'ExcelL'outil qui convient dépend de votre logiciel de paie et du fait que vous travailliez déjà dans Microsoft 365 ou que vous ayez besoin d'un terminal dédié dans l'atelier. Nous ne nous engageons qu'après l'état des lieux, pas selon un programme partenaire.
Plaque tournante de donnéesReçoit les saisies de l'app, du terminal ou du système de suivi du temps, les vérifie sur leur plausibilité et inscrit les valeurs mensuelles dans votre logiciel de paie. Fonctionne sur demande sur un serveur dans un centre de données allemand, afin que les données de temps de travail de vos collaborateurs ne quittent pas l'entreprise.
Univers MicrosoftSi vous travaillez dans Microsoft 365, nous construisons la saisie du temps comme une app et laissons Power Automate transmettre les valeurs. Pour accéder à un logiciel de paie hébergé en interne, par exemple via la passerelle de données locale ou un connecteur premium, l'usage inclus dans Microsoft 365 ne suffit pas : ce sont des licences Power Automate payantes. Nous vous le chiffrons avant la mise en œuvre, afin que la licence ne devienne pas une surprise plus tard.
Ancien système sans interfaceCertains logiciels de paie ou métiers n'ont tout simplement pas d'interface d'import pour les données de mouvement. Un robot logiciel prend alors en charge la saisie exactement comme le ferait une personne, mais sans erreur de frappe et en dehors des heures de travail. C'est le pont à utiliser quand un changement de logiciel n'est pas d'actualité.
Nous travaillons à prix fixe plutôt que sur feuille d'heures ouverte. Après l'analyse initiale, vous savez ce que cela coûte avant que nous commencions.
En 60 minutes, nous passons en revue votre façon de faire actuelle : comment les saisies sont effectuées, comment naissent les heures supplémentaires, comment les heures arrivent aujourd'hui dans la paie. Les deux parties savent ensuite si le suivi automatique du temps est rentable pour la taille de votre entreprise.
Nous définissons avec vous ce qui est saisi et selon quelles règles le système calcule : pauses, majorations, limites d'horaires variables, structure de projet. Vous recevez une offre à prix fixe et à périmètre fixe, sans feuille d'heures ouverte.
Nous commençons par un service et laissons le nouveau système tourner quelques semaines en parallèle avec l'ancienne liste. Ce n'est que lorsque les heures saisies et le traitement de la paie concordent que nous déployons sur les autres équipes.
Vous recevez une documentation, une formation pour le service paie et une piste d'audit : pour chaque valeur mensuelle, on peut retracer de quelles saisies elle provient. Vous gardez le contrôle, et nous restons à disposition comme accompagnateur si vous le souhaitez.
Une fois les heures correctement saisies, on remarque vite que la planification des équipes tourne elle aussi encore à la main dans Excel et a besoin des mêmes données de collaborateurs. Sur la page consacrée à la planification automatique des équipes, vous voyez comment les deux s'articulent.
Lors de l'analyse initiale gratuite, nous passons ensemble en revue votre suivi du temps et faisons les calculs : 60 minutes, sans engagement, avec une évaluation honnête de la rentabilité de l'automatisation pour la taille de votre entreprise. Si une simple pointeuse vous suffit, nous vous le dirons.
Les employeurs sont tenus d'enregistrer le temps de travail de leurs salariés. Le Tribunal fédéral du travail l'a décidé en 2022 ; cela n'impose pas de logiciel particulier, mais bien une preuve fiable et traçable. Une liste Excel modifiable ne le remplit que faiblement, tandis qu'un système avec piste d'audit résiste à un contrôle. La mise en œuvre exacte relève de votre avocat, nous fournissons la base technique nécessaire.
C'est bien là l'objectif de l'exercice, car un suivi du temps sans lien avec la paie ne crée qu'un second jeu de chiffres. Nous transmettons les valeurs mensuelles vérifiées via l'interface de votre logiciel de paie, pour la paie DATEV via l'import des données de mouvement, pour d'autres systèmes via leur propre canal de données. Si votre logiciel n'a aucun canal d'import, un robot logiciel prend en charge la saisie. Nous vérifions quel canal fonctionne avant l'offre, pas après.
Dans de nombreux cas, oui, car ce qui manque souvent n'est pas l'appareil de saisie, mais la transmission automatique vers la paie et l'analyse de projet. Lors de l'analyse initiale, nous examinons ce que votre système existant offre via une interface, et construisons l'automatisation autour de cela. Ce n'est que si l'ancien système n'offre aucun canal de données que nous parlons d'un changement, et même alors, en toute honnêteté sur l'effort et les limites.
Pas forcément, car pour le bureau et le télétravail, une application sur le téléphone ou l'ordinateur existant suffit généralement. Un terminal fixe ou un lecteur de puce se justifie surtout là où les collaborateurs n'ont pas de téléphone professionnel, par exemple en production ou sur un chantier. Ce qui est pertinent chez vous, nous le clarifions lors de l'analyse initiale ; le plus gros facteur de coût est rarement le matériel, mais bien la connexion propre à la paie.
Cela dépend du nombre de collaborateurs, de votre logiciel de paie et de la facilité avec laquelle il peut être connecté ; c'est pourquoi nous ne donnons pas sérieusement de prix forfaitaire sans analyse. Après l'analyse initiale gratuite, vous recevez une offre à prix fixe et à périmètre fixe, sans feuille d'heures ouverte. En tant que cabinet de conseil en digitalisation, nos prestations peuvent en outre être éligibles à des subventions, par exemple via l'aide au conseil BAFA.
