Approbation avec réponses personnalisées dans Power Automate

Dans la pratique, Approuver ou Rejeter ne suffit souvent pas. De nombreux processus d'approbation ont besoin de plus de nuances : une demande d'informations complémentaires, une approbation sous conditions ou un choix parmi plusieurs paliers de remise. Power Automate propose pour cela le type d'approbation Réponses personnalisées, qui te permet de définir tes propres options de réponse au lieu des valeurs par défaut Approuver et Rejeter.

Dans cet article, nous te montrons comment créer un flux d'approbation avec des réponses personnalisées, comment évaluer la réponse dans la suite du flux, et où se situent les limites de cette approche. Nous nous appuyons sur la documentation officielle de Microsoft pour Power Automate. Tu gardes ainsi le contrôle total sur les options que voient tes approbateurs et sur la façon dont ton flux réagit à chaque réponse.

Quelle est la différence entre les réponses personnalisées et Approuver/Rejeter ?

L'action Démarrer et attendre une approbation connaît, selon la documentation Microsoft sur la prise en main des approbations, cinq types d'approbation au total. Deux d'entre eux sont les options standard bien connues Approuver/Rejeter, avec la règle « Tout le monde doit approuver » ou « Le premier à répondre ». Pour tout ce qui va au-delà d'un simple oui ou non, il existe deux autres types :

• Réponses personnalisées – Attendre une réponse : tu définis toi-même les options de sélection, et la réponse de la première personne à réagir termine le processus.
• Réponses personnalisées – Attendre toutes les réponses : également avec des options librement définies, mais le flux attend que chaque personne assignée ait répondu.

En complément, il existe aussi l'approbation séquentielle, où plusieurs personnes sont sollicitées l'une après l'autre dans un ordre fixe. Mais pour la plupart des scénarios avec des options de réponse individuelles, les deux types de réponses personnalisées suffisent amplement.

Comment configurer un flux d'approbation avec des réponses personnalisées

La configuration suit toujours, selon le guide Microsoft pour créer des options de réponse personnalisées, le même schéma, quel que soit le déclencheur qui démarre le flux :

• Après ton déclencheur, ajoute l'action Démarrer et attendre une approbation.
• Dans le champ Type d'approbation, sélectionne l'une des deux options avec « Réponses personnalisées ».
• Dans le champ Élément des options de réponse, saisis ta première option, par exemple « Accepter », puis sélectionne Ajouter un nouvel élément pour ajouter d'autres options comme « Rejeter » ou « Informations complémentaires requises ».
• Renseigne Titre, Assigné à et Détails afin que la personne approbatrice sache sur quoi elle décide.

L'exemple de la documentation est un rapport de frais téléchargé dans SharePoint qui déclenche trois options de réponse : Accepter, Rejeter ou Informations complémentaires requises. La même structure fonctionne indépendamment du déclencheur, qu'il s'agisse d'une liste SharePoint, d'un formulaire ou d'un démarrage manuel.

Exemple : approbation de remise avec quatre options de réponse

Un second exemple pratique tiré du guide Microsoft sur les scénarios d'approbation courants montre à quel point le concept peut être utilisé de façon flexible : les commerciaux saisissent une demande de remise dans une liste SharePoint, ce qui déclenche le flux. La personne approbatrice peut ensuite choisir parmi quatre options, par exemple « Jusqu'à 5 % », « Jusqu'à 10 % », « Jusqu'à 15 % » ou « Rejeté ». Tu obtiens ainsi une décision plus nuancée sans avoir à créer un flux distinct pour chaque palier de remise.

Comment évaluer la réponse dans le flux ?

Après l'action d'approbation, la sélection de contenu dynamique met à ta disposition le champ Résultat, qui contient exactement le texte de l'option de réponse choisie. Pour y réagir, tu ajoutes une Condition ou une action Switch et tu vérifies la valeur du champ Résultat. Dans l'exemple du rapport de frais, cela ressemblerait à ceci :

• Si la réponse est « Accepter », un e-mail est envoyé à la comptabilité avec la demande de remboursement.
• Si elle est « Rejeter », la personne qui a soumis la demande reçoit un message concernant le rejet.
• Si elle est « Informations complémentaires requises », une question complémentaire est envoyée à la personne ayant soumis la demande.

Point important : la comparaison dans la condition doit correspondre exactement au texte que tu as saisi pour les options de réponse, car Power Automate évalue le texte comme une chaîne de caractères pure.

Quelles limitations devrais-tu connaître ?

Avant d'utiliser les réponses personnalisées en production, il vaut la peine de jeter un œil aux limites documentées :

• Cinq réponses dans Outlook : selon la documentation, les messages exploitables (Actionable Messages) dans Outlook et Outlook Web Access n'affichent directement dans l'e-mail que les cinq premières options de réponse définies. Les options supplémentaires restent accessibles via un e-mail HTML non exploitable, le centre d'approbations de Power Automate, l'application mobile ou Microsoft Teams.
• Limite de taille de données avec de nombreux destinataires : les approbations avec réponses personnalisées peuvent échouer si elles sont envoyées avec le type « Attendre toutes les réponses » à un très grand nombre de personnes, car le champ de résultat atteint alors sa limite de taille.
• Cas particulier d'une seule option de réponse : si tu utilises une seule réponse personnalisée, Outlook et OWA élargissent automatiquement le champ de réponse, de sorte qu'aucun bouton séparé ne doit être sélectionné.

Si tu ne veux pas simplement assembler une telle structure d'approbation en passant, mais la construire proprement avec une gestion d'erreurs réfléchie, tu trouveras auprès du conseil Power Automate de NordFlux un accompagnement pour la conception et la mise en œuvre.

Prérequis et licences

Selon la documentation, les flux d'approbation stockent leurs données dans Microsoft Dataverse. Si ton flux s'exécute dans un environnement non standard, une base de données Dataverse est créée automatiquement lors de la toute première exécution, ce qui nécessite que la personne qui l'exécute dispose d'un rôle d'administrateur dans cet environnement. Dans l'environnement standard, cette étape est supprimée, la base de données y étant fournie automatiquement. Le connecteur d'approbations étant un connecteur standard, toute licence donnant accès à Power Automate suffit pour l'utiliser, par exemple une licence Power Automate, Microsoft 365 ou Dynamics 365 avec des fonctionnalités Power Automate intégrées. Aucune licence Premium supplémentaire n'est nécessaire pour les réponses personnalisées.

Questions fréquentes

Combien de réponses personnalisées puis-je définir dans un flux ?

Techniquement, tu peux créer autant d'options de réponse que tu le souhaites. Dans Outlook et Outlook Web Access, seules les cinq premières options définies sont toutefois affichées comme directement cliquables depuis les messages exploitables. Les options supplémentaires restent accessibles via le centre d'approbations de Power Automate, l'application mobile, un e-mail HTML complémentaire ou Microsoft Teams.

Quelle est la différence entre « Attendre une réponse » et « Attendre toutes les réponses » ?

Avec « Attendre une réponse », la première réponse reçue de n'importe quelle personne assignée termine l'étape d'approbation, les autres demandes ne sont alors plus nécessaires. Avec « Attendre toutes les réponses », en revanche, chaque personne assignée doit répondre avant que le flux ne poursuive avec les étapes suivantes. Le choix dépend du fait qu'une seule approbation suffise ou que toutes les personnes concernées doivent vraiment être entendues.

Comment évaluer la réponse concrète dans la suite du flux ?

Utilise le champ Résultat de la sélection de contenu dynamique de l'action d'approbation et compare-le, dans une condition ou une action Switch, au texte exact de tes options de réponse. La comparaison étant exacte au caractère près, tu devrais absolument éviter les fautes de frappe ou les orthographes différentes entre l'option définie et la condition.

Ai-je besoin d'une licence Premium pour les réponses personnalisées ?

Non. Le connecteur d'approbations fait partie des connecteurs standard, si bien que toute licence donnant accès à Power Automate et aux connecteurs standard suffit. Cela inclut les licences Power Automate classiques, de nombreux forfaits Microsoft 365 ainsi que les licences Dynamics 365 avec des fonctionnalités Power Automate intégrées.

Puis-je annuler ou réattribuer une demande d'approbation en cours ?

Oui. Dans le centre d'approbations de Power Automate, tu peux annuler une demande envoyée et encore ouverte via le bouton Annuler. En tant que personne approbatrice, tu peux transmettre une demande qui t'est assignée à une autre personne via les trois points et Réattribuer. En tant que demandeur initial, cela n'est pas possible directement ; il ne reste alors que l'annulation puis l'ajustement de la personne assignée dans le flux lui-même.