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Consultoría de IA · Adopción de Copilot

Las licencias de Copilot solo surten efecto cuando su equipo sabe para qué usarlas en el día a día.

La licencia está pagada, el botón se ve en Word y Teams y, aun así, el uso se queda en un puñado de curiosos. La habilitación de Copilot es el trabajo intermedio: definir casos de uso por departamento, formar con documentos reales, ordenar de antemano la situación de los datos y los permisos. No le vendemos software, sino que ponemos en marcha el que ya tiene.

Análisis inicial gratuitoCasos de uso
El problema

Las licencias de Copilot están activas, el uso no.

En el Centro de administración de Microsoft 365 aparece una cifra alta en las licencias asignadas y una baja en los usuarios activos. La tecnología funciona; lo que falta es el motivo para usar Copilot en el propio trabajo.

  • 01El informe de uso en el Centro de administración muestra muchos usuarios habilitados y pocos activos, y nadie sabe a qué se debe.
  • 02Después de dos semanas probando, el equipo vuelve a los viejos hábitos porque Copilot no tiene un lugar fijo en el flujo de trabajo.
  • 03Copilot responde de forma pobre o incorrecta porque el conocimiento de la empresa está desestructurado en SharePoint y en los buzones, y no se encuentra.
  • 04Al mismo tiempo, ronda la preocupación de que Copilot haga visibles documentos que, por permisos antiguos, se compartieron de forma demasiado amplia.
Casos de uso
01

Formación y adopción de Copilot: lo que hacemos en concreto.

La habilitación es un oficio, no una conferencia. Estos cinco componentes forman un proyecto de Copilot con nosotros.

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Medir el uso antes de formar

El informe de preparación y uso de Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365 muestra los usuarios habilitados, los usuarios activos y la tasa de uso por aplicación. El Copilot Dashboard en Viva Insights complementa con las curvas de adopción; está disponible para los tenants con Exchange Online y no necesita una licencia propia de Viva. Leemos estas cifras con usted en lugar de especular sobre la adopción.

Efecto El uso se vuelve medible en lugar de supuesto
02

Definir casos de uso por departamento

Ventas, contabilidad y dirección necesitan rutinas de Copilot distintas: borrador de oferta a partir de documentos existentes, resumen de largos hilos de correo, preparación de la reunión con el cliente. Anotamos por departamento entre tres y cinco casos que se dan a diario y dejamos el resto de lado.

Efecto Motivo concreto en lugar de un recorrido por funciones
03

Formación en grupos pequeños con documentos reales

La formación se realiza con las ofertas, actas y correos que están sobre la mesa, no con datos de demostración. Los participantes reciben plantillas de prompts listas para sus propios casos y las prueban directamente en la sesión. La experiencia demuestra que dos o tres bloques de 60 a 90 minutos por equipo bastan para empezar.

Ahorro 2–4 h por semana y persona en tareas de redacción
04

Ordenar la situación de los datos y los permisos

Copilot responde sobre la base de los permisos existentes y hace visible así lo que a lo largo de los años se compartió de forma demasiado amplia. Revisamos los recursos compartidos en SharePoint y OneDrive, ordenamos los enlaces para toda la organización y, donde es necesario, usamos etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview y la búsqueda de contenido restringida. Los requisitos técnicos también forman parte de ello: buzón en Exchange Online y un canal de actualización vigente para las aplicaciones de Office.

Efecto Sin uso compartido excesivo por la puerta trasera
05

Designar referentes y afianzar rutinas

En cada departamento, una persona asume el papel de referente para Copilot y recopila lo que funciona. Al cabo de cuatro a seis semanas, revisamos juntos los informes de uso y ajustamos los casos de uso. Así, el uso se mantiene tras la formación en lugar de apagarse a las dos semanas.

Efecto El uso perdura tras el proyecto
Vías de solución

La habilitación de Copilot se delimita de forma consciente.

Esta página trata la capacitación de su equipo. Para el producto, la base de conocimiento y la gobernanza existen vías propias.

Producto
Microsoft Copilot como herramienta

Lo que Microsoft 365 Copilot puede hacer, qué licencia es requisito y cómo trabaja en Word, Outlook y Teams está en la página del producto. Si todavía se encuentra antes de la decisión de compra, ese es el punto de partida adecuado.

Ver Microsoft Copilot
Conocimiento
Cuando Copilot no encuentra su conocimiento

A veces el problema no es la formación, sino el almacenamiento: el conocimiento está en carpetas de PDF, sistemas heredados y en las cabezas de las personas. En ese caso, un asistente de conocimiento de IA propio basado en sus documentos es la vía más eficaz que más sesiones de Copilot.

Ver asistente de conocimiento de IA
Gobernanza
Reglas antes de que el uso se generalice

Quién puede introducir qué datos en Copilot, qué se registra, qué casos quedan en manos de las personas. Estas directrices pertenecen a una breve política de IA que su equipo realmente lea, y forman parte de nuestra consultoría de IA.

Ver consultoría de IA
Así trabajamos

El modelo de 30 días.

Desde la primera conversación hasta equipos formados con rutinas consolidadas transcurren 30 días, a precio fijo en lugar de facturación abierta por horas.

1

Análisis inicial gratuito

En 60 minutos analizamos su situación de licencias, las cifras de uso del Centro de administración y los departamentos donde la palanca es mayor. Después sabrá si la habilitación es siquiera el medio adecuado para usted.

2

Casos de uso y revisión de datos

Recopilamos por departamento las tareas recurrentes y revisamos en paralelo los recursos compartidos en SharePoint y OneDrive. Lo que está compartido de forma demasiado amplia se acota antes de la formación, no después.

3

Formación y grupo piloto

Dos o tres bloques por equipo con documentos reales, además de un grupo piloto que prueba en el día a día entre las sesiones y da su opinión. De esas respuestas surgen las plantillas de prompts que permanecen en la empresa.

4

Ajuste y traspaso

Al cabo de cuatro a seis semanas, leemos juntos los informes de uso y ajustamos los casos de uso. Usted mantiene el control: los referentes internos continúan el tema por su cuenta después, sin que surja una obligación de asistencia continua.

¿Busca algo aún más fundamental?

Cuando primero hay que aclarar la cuestión de dónde ayuda realmente la IA.

Algunas empresas han comprado Copilot sin que nadie haya revisado los procesos. Entonces merece la pena dar un paso atrás: preparación para la IA, una política y una valoración honesta de qué tarea necesita realmente una herramienta y cuál un agente.

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¿Licencias de Copilot en la empresa, pero el uso no llega?

En el análisis inicial gratuito recorremos durante 60 minutos sus cifras de uso y los procesos de los departamentos. Sin compromiso, sin presión de venta y con el aviso honesto si la formación no resuelve su problema.

Reservar una citakontakt@nordflux.de
  • Formamos con sus documentos reales, no con datos de demostración
  • Copilot trabaja en su tenant, usted mantiene el control de los datos
  • Precio fijo en el modelo de 30 días, sin parte de horas abierto
Preguntas frecuentes
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Lo que quienes deciden preguntan a menudo sobre la formación en Copilot.

¿Cuánto dura una formación en Copilot y cómo está estructurada?

Para empezar, la experiencia demuestra que bastan dos o tres bloques de 60 a 90 minutos por equipo, repartidos a lo largo de varias semanas en lugar de concentrados en un solo día. Entre las sesiones, el grupo practica en el día a día y, en el bloque siguiente, trabajamos en lo que no funciona. La formación se realiza con sus ofertas, actas y correos reales, no con datos de demostración. Después, cada departamento cuenta con tres a cinco casos de uso con plantillas de prompts listas para usar.

¿Qué licencia es requisito para Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot es una licencia complementaria y requiere un plan de Microsoft 365 u Office 365 elegible, entre ellos Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, así como los planes Enterprise E3 y E5 y varios planes de Office 365. Además, el buzón de los usuarios debe estar en Exchange Online, ya que Copilot recurre al contenido de correo y calendario para sus respuestas. Con buzones puramente locales o híbridos, esta parte no funciona. Estos requisitos figuran así en la documentación de Microsoft Learn sobre los requisitos mínimos para Microsoft 365 Copilot.

¿Realmente necesita cada persona del equipo una licencia de Copilot?

No. Microsoft 365 Copilot Chat está disponible sin coste adicional para los usuarios con un plan de Microsoft 365 u Office 365 elegible; la licencia de pago de Copilot aporta la integración en Word, Excel, Outlook y Teams, además del anclaje en los datos de su empresa. Para muchas empresas tiene sentido empezar con un grupo pequeño que escribe e investiga a diario y ampliar solo después de las primeras cifras de uso. Precisamente esa escalonación la planificamos en el análisis inicial.

¿Cómo vemos si Copilot se usa realmente en la empresa?

El Centro de administración de Microsoft 365 ofrece, en la sección de informes, un informe de preparación y uno de uso para Copilot, con usuarios habilitados, usuarios activos y la tasa de uso calculada a partir de ellos por aplicación. De forma complementaria, el Copilot Dashboard en Viva Insights muestra la adopción a lo largo del tiempo; está disponible para los tenants con Exchange Online activo y no requiere una licencia de Viva por separado. Estas cifras son la base para decidir si ajustamos o redistribuimos licencias. Sin ellas, cualquier afirmación sobre la adopción es una suposición.

¿Muestra Copilot documentos que no todos deberían ver?

Copilot respeta los permisos existentes y no muestra a nadie nada a lo que no tuviera acceso de todos modos. El verdadero riesgo es el desorden acumulado: enlaces de uso compartido para toda la organización y archivos que hace años se compartieron de forma demasiado amplia se vuelven de repente fáciles de encontrar con Copilot. Por eso, antes de la formación revisamos los recursos compartidos en SharePoint y OneDrive y acotamos las áreas críticas, por ejemplo mediante etiquetas de confidencialidad en Microsoft Purview o la búsqueda de contenido restringida en SharePoint. Usted mantiene el control sobre qué repositorios puede utilizar Copilot.