Was kostet Power Automate wirklich? Rechenbeispiele 10/30/100 Mitarbeiter

Power Automate kostet je nach Nutzung zwischen 0 Euro und mehreren hundert Euro im Monat: Wer nur Standard-Connectors wie Outlook, SharePoint, OneDrive oder Teams nutzt, zahlt nichts zusätzlich, weil diese Funktionen bereits in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten sind. Sobald Sie Premium-Connectors wie SQL Server, Salesforce oder Dataverse einsetzen wollen, kommt der Plan Power Automate Premium für aktuell 13,00 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ins Spiel, unbeaufsichtigte Bots kosten laut der offiziellen Microsoft-Preisseite zusätzlich 130,00 Euro pro Bot und Monat. Wie sich das für 10, 30 oder 100 Mitarbeitende tatsächlich aufsummiert, hängt vor allem vom Anteil der Premium-Nutzer und Bots ab und wird weiter unten an drei Beispielen durchgerechnet. Stand: Juli 2026.

Die Preisbausteine von Power Automate im Überblick

Bevor Sie rechnen können, brauchen Sie die aktuellen Bausteine. Diese Werte stammen von der offiziellen Microsoft-Preisseite für Power Automate und aus der Lizenzierungsübersicht auf Microsoft Learn, beide im Juli 2026 abgerufen. Preise ändern sich erfahrungsgemäß regelmäßig, prüfen Sie sie vor einem Kauf immer noch einmal direkt bei Microsoft.

• Kostenlos in Microsoft 365: Standard-Connectors sind für M365-Lizenznehmer bereits nutzbar, mit einem täglichen Kontingent von aktuell 6.000 Power-Platform-Anfragen laut Microsoft Learn.
• Power Automate Premium: aktuell 13,00 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Enthält Cloud-Flows mit Premium-Connectors, beaufsichtigte Desktop-Flows sowie Speicher für Prozess- und Aufgaben-Mining.
• Power Automate Process: aktuell 130,00 Euro pro Bot und Monat für unbeaufsichtigte Desktop-Flows, also Automatisierungen, die ohne angemeldete Person im Hintergrund laufen.
• Power Automate Hosted Process: aktuell 186,30 Euro pro Bot und Monat, wenn Microsoft die virtuelle Maschine für den Bot gleich in Azure mitliefert und Sie keinen eigenen Windows-Rechner dafür reservieren müssen.
• Process-Mining-Add-on: aktuell 4.332,40 Euro pro Mandant und Monat für 100 GB Speicher, nur zusammen mit dem Premium-Plan buchbar und für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen eher ein Randthema.

Rechenbeispiel 10 Mitarbeitende: kleines Team, wenig Premium

In einem 10-köpfigen Team nutzen meist nur wenige Personen Automatisierungen mit Premium-Connectors, etwa für die Anbindung einer Warenwirtschaft oder eines externen CRM. Gehen wir von 3 von 10 Mitarbeitenden aus, die einen Premium-Plan brauchen, die übrigen 7 arbeiten mit Standard-Connectors, die in ihrer M365-Lizenz bereits enthalten sind.

• 3 × Power Automate Premium: 3 × 13,00 Euro = 39,00 Euro pro Monat
• 7 Mitarbeitende mit Standard-Connectors: 0 Euro zusätzlich, da bereits in Microsoft 365 enthalten
• Monatliche Gesamtkosten: rund 39 Euro

Rechenbeispiel 30 Mitarbeitende: gemischte Nutzung

Bei 30 Mitarbeitenden wächst typischerweise auch der Bedarf an unbeaufsichtigten Automatisierungen, etwa für eine nächtliche Rechnungsverarbeitung. Nehmen wir an, 10 von 30 Personen, also rund ein Drittel, benötigen Premium-Connectors, dazu kommt ein unbeaufsichtigter Bot für einen wiederkehrenden Sammelprozess.

• 10 × Power Automate Premium: 10 × 13,00 Euro = 130,00 Euro pro Monat
• 1 × Power Automate Process: 130,00 Euro pro Monat
• Monatliche Gesamtkosten: rund 260 Euro

Rechenbeispiel 100 Mitarbeitende: Skalierung mit Bots

Ab 100 Mitarbeitenden verschiebt sich das Verhältnis häufig zugunsten von Bots statt Einzellizenzen, weil sich zentrale, unbeaufsichtigte Automatisierungen für mehrere Abteilungen gleichzeitig lohnen. Ein realistisches Szenario: 25 Premium-Nutzer, also ein Viertel der Belegschaft, dazu zwei unbeaufsichtigte Bots für wiederkehrende Standardprozesse und ein gehosteter Bot für einen durchgehend laufenden Workflow ohne eigene virtuelle Maschine.

• 25 × Power Automate Premium: 25 × 13,00 Euro = 325,00 Euro pro Monat
• 2 × Power Automate Process: 2 × 130,00 Euro = 260,00 Euro pro Monat
• 1 × Power Automate Hosted Process: 186,30 Euro pro Monat
• Monatliche Gesamtkosten: rund 771 Euro

Diese drei Beispiele zeigen vor allem eines: Nicht die Mitarbeiterzahl allein bestimmt die Kosten, sondern der Anteil an Premium-Connectors und unbeaufsichtigten Bots. Wer vorab genau klärt, welche Flows wirklich Premium-Funktionen brauchen und welche mit Standard-Connectors auskommen, spart oft mehrere hundert Euro im Monat. NordFlux unterstützt bei dieser Einschätzung im Rahmen der Power-Automate-Lizenzberatung mit einer nutzerscharfen Bedarfsanalyse, und wer die Kosten einer geplanten Automatisierung im Verhältnis zum Zeitgewinn grob einschätzen will, findet im ROI-Rechner eine erste Orientierung.

Häufige Fragen zu Power Automate Kosten

Ist Power Automate mit Microsoft 365 wirklich kostenlos?

Teilweise. Cloud-Flows mit Standard-Connectors wie Outlook, SharePoint oder Teams sind in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten und kosten nichts extra, mit einem täglichen Kontingent an Power-Platform-Anfragen. Sobald ein Flow einen Premium-Connector wie SQL Server, Salesforce oder eine benutzerdefinierte API nutzt, brauchen Sie einen kostenpflichtigen Plan.

Was kostet ein unbeaufsichtigter Bot in Power Automate?

Aktuell 130,00 Euro pro Bot und Monat bei jährlicher Abrechnung für den Plan Power Automate Process, beziehungsweise 186,30 Euro, wenn Microsoft die virtuelle Maschine dafür gleich mit hostet. Ein Bot kann dabei mehrere Flows nacheinander abarbeiten, solange sie nicht gleichzeitig laufen müssen.

Lohnt sich eine jährliche oder eine monatliche Abrechnung?

Die auf der Microsoft-Preisseite genannten Beträge gelten für jährliche Abrechnung, monatliche Verträge sind in der Regel teurer. Für Teams, die erst testen wollen, ob sich eine Automatisierung dauerhaft lohnt, kann die kostenlose Testversion sinnvoller sein als ein sofortiger Jahresvertrag.

Wie finde ich heraus, wie viele Premium-Lizenzen mein Unternehmen wirklich braucht?

Am zuverlässigsten, indem Sie vorab auflisten, welche Systeme automatisiert werden sollen und ob die dafür nötigen Connectors als Standard oder Premium eingestuft sind. Erst danach lässt sich seriös sagen, ob 3, 10 oder 25 Premium-Lizenzen nötig sind, und ob sich ein unbeaufsichtigter Bot für einzelne Prozesse mehr lohnt als viele Einzellizenzen.