RPA-Prozessauswahl: Kriterienkatalog für automatisierbare Prozesse

Nicht jeder Prozess, der sich repetitiv anfühlt, eignet sich automatisch für Robotic Process Automation. Bevor Du Zeit in die Aufnahme und den Bau eines Desktop-Flows investierst, lohnt sich ein nüchterner Blick auf den Prozess selbst: Wie regelbasiert läuft er ab, wie stabil ist die Oberfläche, mit der er arbeitet, und wie oft wird er tatsächlich ausgeführt? Microsoft unterscheidet in der offiziellen Power-Automate-Dokumentation bewusst zwischen zwei Automatisierungsarten, API-basierter digitaler Prozessautomatisierung und UI-basierter robotischer Prozessautomatisierung, und genau diese Unterscheidung ist der erste Filter in jedem Kriterienkatalog für die Prozessauswahl.

Dieser Artikel zeigt Dir, anhand welcher Kriterien Du Prozesse für RPA bewertest, wann Du besser auf API-basierte Cloud-Flows setzt und wie Dir Process- und Task-Mining dabei helfen, Kandidaten systematisch zu finden statt sie aus dem Bauch heraus auszuwählen.

RPA oder doch lieber API-Automatisierung?

Der erste Schritt jeder Prozessauswahl ist gar keine RPA-Frage, sondern eine Architekturfrage. Laut der Microsoft-Dokumentation zu den Automatisierungsarten solltest Du für jede Anwendung, die einen fertigen Konnektor oder eine offene API besitzt, digitale Prozessautomatisierung über Cloud-Flows bevorzugen. APIs bleiben laut Microsoft auch bei Weiterentwicklungen der Anwendung in der Regel stabil, weil Softwarehersteller aktiv darauf achten, bestehende Schnittstellen nicht zu brechen.

RPA kommt erst dann ins Spiel, wenn genau das fehlt: eine Legacy-Anwendung, eine alte Windows-Software oder ein Webportal ohne dokumentierte API. Mit RPA bringst Du Power Automate bei, Mausklicks und Tastatureingaben nachzuahmen, wie es ein Mensch tun würde. Der Nachteil steht in derselben Dokumentation ausdrücklich: RPA ist anfällig dafür, bei Layout-Änderungen der Oberfläche oder Updates am lokalen Rechner zu brechen, und die Anweisungen an den Bot müssen sehr präzise sein, etwa ob wirklich immer Zelle B3 gemeint ist oder die erste leere Zelle in Spalte B. Das ist der Grund, warum ein Kriterienkatalog für RPA nicht nur fragt, ob ein Prozess automatisierbar ist, sondern auch, ob RPA überhaupt die richtige Automatisierungsart dafür ist.

Der Kriterienkatalog: Sieben Merkmale eines guten RPA-Kandidaten

Ein Prozess eignet sich umso besser für RPA, je mehr der folgenden Punkte zutreffen. Fehlen mehrere davon gleichzeitig, ist entweder eine Prozessänderung vor der Automatisierung nötig oder ein anderer Automatisierungsweg sinnvoller.

• Regelbasiert ohne Ermessensspielraum: Der Prozess folgt festen Wenn-Dann-Logiken statt Einzelfallentscheidungen. Sobald ein Sachbearbeiter aus Erfahrung oder Bauchgefühl entscheidet, ist der Prozess für klassisches RPA ungeeignet, es sei denn, Du ergänzt ihn um KI-gestützte Zwischenschritte.
• Hohes Volumen und regelmäßige Wiederholung: Ein Prozess, der zehnmal im Jahr manuell in fünf Minuten erledigt ist, rechtfertigt selten den Aufwand für Aufnahme, Test und Wartung eines Bots. Prozesse mit täglichen oder wöchentlichen Durchläufen amortisieren sich deutlich schneller.
• Strukturierte, digitale Eingabedaten: Formulare, Tabellen, E-Mails mit festem Format oder Datenbankfelder lassen sich zuverlässig auslesen. Handschriftliche Notizen, Freitext ohne Struktur oder Telefonate sind für reines RPA ein schlechter Ausgangspunkt.
• Stabile Anwendungsoberfläche: Weil RPA laut Microsoft direkt mit der Bildschirmoberfläche arbeitet, brauchst Du Anwendungen, deren Layout sich selten ändert. Häufig aktualisierte Web-Apps mit wechselnden Elementpositionen erhöhen das Wartungsrisiko erheblich.
• Klar definierter Start- und Endpunkt: Ein guter Kandidat beginnt mit einem eindeutigen Auslöser, etwa einer eingehenden E-Mail oder einem neuen Datensatz, und endet mit einem prüfbaren Ergebnis. Prozesse, die sich über mehrere Tage hinziehen oder auf externe Rückmeldungen warten, lassen sich zwar automatisieren, brauchen aber eine sauberere Prozessmodellierung.
• Geringe Ausnahmequote: Läuft der Prozess in mehr als 80 bis 90 Prozent der Fälle exakt gleich ab, lohnt sich die Automatisierung des Regelwegs, während seltene Ausnahmen weiterhin manuell oder über eine Eskalation an einen Menschen behandelt werden.
• Messbarer Nutzen: Zeitersparnis, Fehlerreduktion oder schnellere Durchlaufzeit sollten sich vorab grob beziffern lassen. Ohne quantifizierbaren Nutzen fehlt die Grundlage, um den Aufwand für Bau und Betrieb zu rechtfertigen.

Attended oder unattended: Der Prozess entscheidet den Betriebsmodus

Selbst wenn ein Prozess grundsätzlich RPA-tauglich ist, unterscheidet sich der passende Betriebsmodus stark. Bei attended RPA arbeitet der Bot direkt mit einer Person zusammen, die den Lauf startet und dabei am Bildschirm sitzt, etwa für Aufgaben im Kundenservice, bei denen ein Mitarbeiter den letzten Schritt prüft. Bei unattended RPA läuft der Prozess komplett ohne menschliche Aufsicht im Hintergrund.

Für unattended-Kandidaten gelten laut der Microsoft-Dokumentation zu unbeaufsichtigten Desktop-Flows zusätzliche technische Anforderungen, die schon bei der Prozessauswahl mitgedacht werden sollten:

• Der Zielrechner muss vollständig abgemeldet und verfügbar sein; auf Windows 10 und 11 verhindert bereits eine gesperrte aktive Sitzung den unbeaufsichtigten Lauf.
• Die Bildschirmauflösung der Remote-Sitzung kann von der Auflösung abweichen, mit der der Flow ursprünglich aufgenommen wurde, was bei UI-Elementen zu Fehlern führen kann, wenn sie nicht vorher fest eingestellt wird.
• Unbeaufsichtigte Läufe können nicht mit erhöhten Rechten ausgeführt werden, was bei Prozessen mit Admin-Anforderungen ein Ausschlusskriterium sein kann.

Prozesse, die nachts, am Wochenende oder in hoher Taktung laufen sollen, etwa Rechnungsimport oder Stammdatenabgleich, sind klassische unattended-Kandidaten. Prozesse mit Freigabeschritten oder situativer Prüfung bleiben eher bei attended RPA oder einer Mischform aus Cloud-Flow und Genehmigungsschritt.

Kandidaten systematisch finden statt raten

Statt Prozesse aus dem Bauch heraus auszuwählen, bietet Power Automate mit Process Mining und Task Mining zwei Werkzeuge, die Kandidaten datenbasiert aufspüren. Laut der Microsoft-Übersicht zu Process- und Task-Mining eignet sich Process Mining besser, um Ineffizienzen in unternehmensweiten Abläufen wie Debitorenbuchhaltung oder Order-to-Cash über Ereignisprotokolle sichtbar zu machen. Task Mining zoomt dagegen auf einzelne Desktop-Tätigkeiten, indem es aufgezeichnete Benutzeraktionen auswertet und zeigt, welche Anwendungen am meisten Zeit binden.

Beide Funktionen markieren Automatisierungskandidaten direkt in der Prozesslandkarte. Laut der Dokumentation zu Automatisierungsempfehlungen zeigen blaue Empfehlungssymbole an Aktivitäten in der Prozesskarte an, wo sich eine Automatisierung anbietet. Über die Option Aktivitäten automatisieren gelangst Du direkt in den Power-Automate-Formular-Designer, der passende Konnektor-Vorschläge für die markierten Aktivitäten liefert. So siehst Du auf einen Blick, ob eine Aktivität besser über einen Standard-Konnektor als Cloud-Flow oder tatsächlich über RPA gelöst wird.

Praxis-Checkliste: In fünf Schritten zum belastbaren Kandidaten

1. Prozess sauber abgrenzen: Definiere Start, Ende und alle Varianten, bevor Du überhaupt über Automatisierung sprichst.

2. API-Option prüfen: Existiert für die beteiligten Anwendungen ein Konnektor oder eine offene API, ist Cloud-Flow-Automatisierung fast immer die robustere Wahl.

3. Kriterienkatalog anwenden: Prüfe Regelbasiertheit, Volumen, Datenstruktur, UI-Stabilität, Ausnahmequote und Nutzen anhand der sieben Merkmale oben.

4. Betriebsmodus festlegen: Entscheide anhand von Aufsichtsbedarf und Taktung, ob attended oder unattended RPA passt.

5. Mit Daten validieren: Nutze Process- oder Task-Mining, um Deine Einschätzung mit echten Ausführungsdaten statt mit Vermutungen abzugleichen.

Wer diese fünf Schritte konsequent durchgeht, vermeidet die häufigste Ursache für gescheiterte RPA-Projekte: einen Bot, der auf einem instabilen oder zu selten laufenden Prozess aufgesetzt wurde und schon nach wenigen Wochen mehr Wartungsaufwand verursacht, als er einspart. Wenn Du unsicher bist, welche Deiner Prozesse tatsächlich reif für Automatisierung sind, hilft eine strukturierte Bestandsaufnahme oft mehr als der Versuch, gleich den größten Prozess anzugehen. Mit der Power-Automate-Beratung von NordFlux gehen wir genau diesen Kriterienkatalog gemeinsam mit Dir durch Deine Prozesslandschaft, damit Deine digitalen Mitarbeiter dort eingesetzt werden, wo sie wirklich Wirkung zeigen, und Du dabei jederzeit die Kontrolle über Auswahl und Betrieb behältst.

Häufige Fragen

Welches ist das wichtigste Kriterium bei der RPA-Prozessauswahl?

Ein einzelnes wichtigstes Kriterium gibt es nicht, aber Regelbasiertheit wiegt am schwersten: Sobald ein Prozess situative Ermessensentscheidungen erfordert, stößt klassisches RPA an seine Grenzen, unabhängig davon, wie hoch Volumen oder Nutzen sonst ausfallen. Prüfe deshalb zuerst, ob der Prozess wirklich nach festen Regeln abläuft, bevor Du die übrigen Kriterien bewertest.

Wann sollte ich einen Prozess besser über Cloud-Flows statt RPA automatisieren?

Immer dann, wenn für die beteiligten Anwendungen ein Konnektor oder eine offene API existiert. Laut Microsoft sind APIs deutlich stabiler als Benutzeroberflächen, weil Hersteller aktiv vermeiden, bestehende Schnittstellen zu brechen, während sich Bildschirmlayouts bei Updates häufig ändern und RPA-Flows dadurch anfälliger für Ausfälle sind.

Wie finde ich RPA-Kandidaten, ohne jeden Prozess einzeln zu bewerten?

Process Mining und Task Mining in Power Automate werten Ereignisprotokolle und aufgezeichnete Nutzeraktionen automatisch aus und markieren Automatisierungsmöglichkeiten direkt in der Prozesslandkarte. Das ersetzt die manuelle Einzelprüfung durch eine datenbasierte Priorisierung und zeigt gleichzeitig, ob ein Konnektor oder ein Desktop-Flow die passendere Lösung ist.

Was unterscheidet attended von unattended RPA bei der Prozessauswahl?

Attended RPA eignet sich für Prozesse, bei denen eine Person aktiv am Bildschirm mitwirkt und den Bot bewusst startet, etwa im direkten Kundenkontakt. Unattended RPA eignet sich für Prozesse ohne Aufsichtsbedarf, die im Hintergrund laufen sollen, benötigt dafür aber einen vollständig abgemeldeten Zielrechner und eine fest eingestellte Bildschirmauflösung, damit die UI-Erkennung zuverlässig funktioniert.

Kann ein Prozess mit vielen Ausnahmen trotzdem automatisiert werden?

Teilweise. Läuft der Großteil der Fälle nach demselben Muster ab und nur ein kleiner Anteil weicht ab, automatisierst Du den Regelweg und leitest Ausnahmen über eine Eskalation an einen Menschen weiter. Liegt die Ausnahmequote dagegen bei 30 Prozent oder mehr, lohnt es sich meist, den Prozess vor der Automatisierung zu vereinfachen oder klarer zu regeln.