Datenschutz bei Copilot und AI Builder in Power Automate

Viele kleine und mittlere Unternehmen setzen mittlerweile auf Copilot in Power Automate und auf AI Builder, um Flows aus natürlicher Sprache zu erstellen oder Dokumente automatisiert auszulesen. Dabei taucht fast immer dieselbe Frage auf: Was passiert eigentlich mit den Daten, die dabei verarbeitet werden, und ist das mit der DSGVO vereinbar? Die Antwort ist differenzierter als ein einfaches Ja oder Nein, denn sie hängt davon ab, welche Funktion du nutzt, wo deine Power-Platform-Umgebung liegt und welche Einstellungen dein Tenant-Administrator vornimmt.

Dieser Artikel fasst zusammen, wie Microsoft laut eigener Dokumentation mit Copilot- und AI-Builder-Daten umgeht, wo diese technisch gespeichert werden und welche Punkte du als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO prüfen solltest, bevor du KI-Funktionen produktiv einsetzt. Stand: Juli 2026.

Wie Microsoft mit Copilot-Eingaben und -Ausgaben umgeht

Laut der Microsoft-FAQ zu Copilot-Datensicherheit und Datenschutz sind deine Eingabeaufforderungen (Prompts) und die Antworten von Copilot für andere Kundinnen und Kunden nicht verfügbar. Sie werden auch nicht verwendet, um Modelle von OpenAI oder anderen Drittanbietern zu trainieren oder zu verbessern. Microsoft nutzt deine Daten außerdem nicht, um eigene KI-Modelle zu trainieren, es sei denn, dein Mandantenadministrator hat dem ausdrücklich zugestimmt. Copilot basiert auf dem Azure OpenAI Service und läuft laut Dokumentation vollständig innerhalb der Azure-Cloud, Verbindungen werden über TLS verschlüsselt, und Datenübertragungen zwischen Power Platform und Azure OpenAI erfolgen über das Microsoft-Backbone-Netzwerk statt über das offene Internet.

Wichtig für die Praxis: Copilot greift ausschließlich auf Daten zu, auf die die jeweils angemeldete Person ohnehin Zugriff hat. Bestehende Berechtigungen in Dataverse, SharePoint oder anderen Datenquellen werden also nicht umgangen, sondern über Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen respektiert.

Wo AI-Builder-Daten technisch gespeichert werden

Für AI Builder gilt laut der AI-Builder-Architektur-Dokumentation eine klare Trennung zwischen Trainingsdaten und Vorhersagedaten:

• Trainingsdaten: Bilder und Dokumente, die zum Trainieren eines eigenen Modells für Objekterkennung oder Dokumentverarbeitung genutzt werden, bleiben dauerhaft in Dataverse gespeichert und werden ausschließlich für das jeweilige Modell verwendet, nie extern weitergegeben.
• Vorhersagedaten: Bilder und Dokumente, die zur Laufzeit in einem Power-Automate-Flow verarbeitet werden, werden nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert.
• Texteingaben: Eingaben aus Text-Szenarien, etwa bei KI-Prompts, werden in einer separaten AI-Ereignistabelle in Dataverse protokolliert, damit Aktivitäten im Nachhinein überwacht werden können.
• Geo-Grenzen: Solange der Azure OpenAI Service in der jeweiligen Region verfügbar ist, verlassen deine Daten laut Dokumentation die geografische Grenze deiner Umgebung nicht. Ist der Dienst regional nicht verfügbar, können Administratoren gezielt festlegen, ob und wie Daten regionsübergreifend verarbeitet werden dürfen.

Für den Zugriff auf gespeicherte Trainingsdaten gilt laut der Dokumentation zur AI-Builder-Verwaltung: Nur der Besitzer des Modells sowie Personen mit den Power-Platform-Rollen Systemadministrator oder Systemanpasser haben Zugriff. Diese Rollentrennung solltest du als KMU aktiv nutzen, statt sie dem Standard zu überlassen.

DSGVO-Einordnung für den KMU-Einsatz

Aus Sicht der DSGVO bist du als Unternehmen, das Copilot oder AI Builder produktiv nutzt, der Verantwortliche, Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Microsoft in der Dokumentation beschreibt, wie Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, Datenisolierung zwischen Mandanten sowie rollenbasierte Zugriffskontrollen, entsprechen dem, was Artikel 32 DSGVO an Absicherung fordert. Grundlage für die Auftragsverarbeitung ist der Microsoft-Datenschutznachtrag (Data Protection Addendum), der DSGVO-konforme Standardvertragsklauseln enthält, sowie Zertifizierungen wie ISO/IEC 27018 für den Schutz personenbezogener Daten in der Cloud.

Ein Punkt, der viele KMU beruhigen dürfte: Das optionale Programm zur Datenfreigabe, bei dem Microsoft-Mitarbeitende Prompts und Ausgaben manuell zur Produktverbesserung einsehen dürfen, ist laut der FAQ zur optionalen Datenfreigabe standardmäßig deaktiviert und aktuell ausdrücklich nur für Mandanten in der US-Region verfügbar. Für deutsche und europäische Tenants greift diese Option derzeit also gar nicht, deine Daten bleiben in jedem Fall innerhalb deiner geografischen Grenze und werden nicht manuell überprüft.

Trotzdem bleibt die Verantwortung bei dir: Die DSGVO verlangt, dass du personenbezogene Daten nur verarbeitest, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt, und dass du Betroffenenrechte wie Auskunft oder Löschung erfüllen kannst. Landen Kundendaten oder Mitarbeiterdaten in einem Copilot-Prompt oder einem AI-Builder-Trainingsdatensatz, gilt das genauso wie für jede andere Verarbeitung auch.

Praktische Schritte für den datenschutzkonformen Einsatz

• Umgebungsregion prüfen: Lege Power-Platform-Umgebungen für europäische Daten in einer EU-Region an, damit die Geo-Grenze auch praktisch greift.
• Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen: Stelle sicher, dass der Microsoft-Datenschutznachtrag als AVV Teil deines Lizenzvertrags ist, und dokumentiere das in deinem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
• Rollen und Rechte einschränken: Vergib die Rollen Systemadministrator und Systemanpasser nur an Personen, die AI-Builder-Trainingsdaten tatsächlich benötigen.
• DLP-Richtlinien setzen: Richte Data-Loss-Prevention-Richtlinien im Power Platform Admin Center ein, damit der Dataverse-Connector, zu dem auch AI Builder gehört, nicht unkontrolliert mit nicht-geschäftlichen Connectors kombiniert wird.
• Prompts bewusst gestalten: Vermeide es, sensible personenbezogene Daten wie Gesundheits- oder Bankdaten unnötig in Copilot-Prompts einzugeben, auch wenn Microsoft sie nicht zum Training verwendet.
• Aktivität überwachen: Nutze die AI-Ereignistabelle in Dataverse, um nachvollziehen zu können, welche Texteingaben verarbeitet wurden.

Wer diese Punkte einmal sauber aufsetzt, behält die Kontrolle über die eigenen Daten und kann Copilot sowie AI Builder guten Gewissens produktiv einsetzen. Beim Aufbau datenschutzkonformer Power-Automate-Flows mit KI-Funktionen unterstützt dich NordFlux mit Power-Automate-Beratung zum Festpreis.

Häufige Fragen

Trainiert Microsoft eigene KI-Modelle mit unseren Copilot-Eingaben?

Nein, nicht standardmäßig. Laut Microsoft-Dokumentation werden Prompts, Antworten und darauf zugegriffene Daten nicht zum Training von Grundlagenmodellen verwendet, es sei denn, ein Tenant-Administrator aktiviert das optionale Datenfreigabe-Programm ausdrücklich. Dieses Programm ist zudem aktuell nur für Mandanten in der US-Region verfügbar.

Verlassen unsere Daten bei AI Builder die EU?

Solange der Azure OpenAI Service in deiner Region verfügbar ist, bleiben deine Daten laut Dokumentation innerhalb der geografischen Grenze deiner Umgebung. Für europäische Unternehmen bedeutet das: Lege deine Umgebung in einer EU-Region an, dann verlassen die Daten diesen Raum nicht ohne bewusste Freigabe durch einen Administrator.

Wer kann auf Trainingsdaten in AI Builder zugreifen?

Zugriff auf die in Dataverse gespeicherten Trainingsdaten haben laut Dokumentation nur der Besitzer des jeweiligen Modells sowie Personen mit den Rollen Systemadministrator oder Systemanpasser in deiner Organisation. Diese Rollen solltest du gezielt vergeben und regelmäßig überprüfen.

Brauchen wir einen gesonderten Vertrag für den Einsatz von Copilot und AI Builder?

Einen separaten Vertrag nur für KI-Funktionen brauchst du in der Regel nicht. Die Nutzung fällt unter deinen bestehenden Microsoft-Lizenzvertrag samt Datenschutznachtrag, der als Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne der DSGVO dient. Prüfen solltest du trotzdem, ob dieser Nachtrag tatsächlich Teil deines Vertragswerks ist.

Reicht es, wenn wir Copilot einfach nicht aktiv nutzen?

Copilot in Power Automate lässt sich laut Dokumentation über eine Support-Anfrage per PowerShell-Skript deaktivieren, KI-Prompts in AI Builder lassen sich direkt im Power Platform Admin Center pro Umgebung abschalten. Wer KI-Funktionen grundsätzlich nicht einsetzen möchte, kann das also technisch durchsetzen, statt sich nur auf Nichtnutzung zu verlassen.