SharePoint-Workflow-Engine wird abgeschaltet, was Sie bis April 2026 tun sollten

Viele Mittelständler haben über Jahre kleine, nützliche Workflows in SharePoint gebaut: Urlaubsanträge, Freigaben, Benachrichtigungen. Sie laufen still im Hintergrund, niemand denkt mehr darüber nach. Genau das wird jetzt zum Problem.

Was wird abgeschaltet?

Microsoft beendet die klassische SharePoint-Workflow-Engine (basierend auf der Workflow-Plattform 2013) endgültig zum 2. April 2026. Workflows, die auf dieser Engine laufen, werden danach nicht mehr ausgeführt. Das betrifft sowohl SharePoint Online als auch ältere, angebundene Automatisierungen.

Wen betrifft es?

Betroffen ist praktisch jeder Betrieb, der SharePoint seit einigen Jahren produktiv nutzt und dort eigene Abläufe abgebildet hat. Typische Kandidaten:

• Genehmigungs- und Freigabe-Workflows für Dokumente
• Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen
• Urlaubs- und Abwesenheitsanträge über SharePoint-Listen
• Eskalations- und Erinnerungslogiken in Projektablagen

Das konkrete Risiko

Das Tückische: Diese Workflows fallen nicht mit einem lauten Knall aus, sie hören einfach auf zu funktionieren. Freigaben bleiben liegen, Benachrichtigungen kommen nicht mehr an, und es dauert oft Tage, bis jemand merkt, dass die Ursache eine abgeschaltete Engine ist.

Der teuerste Stillstand ist der, den niemand sofort bemerkt.

Der saubere Migrationsweg

Die gute Nachricht: Power Automate ist der direkte Nachfolger und tief in Microsoft 365 integriert. In den meisten Fällen lassen sich bestehende Abläufe nicht nur ersetzen, sondern dabei gleich verbessern.

1. Bestandsaufnahme

Zuerst inventarisieren wir alle aktiven SharePoint-Workflows: Was läuft, wie kritisch ist es, und was kann bei der Gelegenheit gleich entfallen?

2. Nachbau in Power Automate

Die relevanten Workflows werden in Power Automate neu aufgesetzt, mit klaren Freigaben und nachvollziehbaren Schritten. Vorhandene Microsoft-365-Lizenzen reichen in der Regel aus.

3. Parallelbetrieb und Umschaltung

Vor dem Stichtag läuft beides parallel, damit nichts verloren geht. Erst wenn der neue Ablauf nachweislich sauber funktioniert, wird der alte abgeschaltet.

Was Sie jetzt tun sollten

Der Stichtag wirkt fern, aber Inventur, Nachbau und Parallelbetrieb brauchen Vorlauf. Wer erst im März 2026 beginnt, gerät unter Druck. Sinnvoll ist, jetzt eine Bestandsaufnahme zu machen, auch wenn die eigentliche Migration später erfolgt.