Otomasyon · Vardiya ve çalışma süresi

Vardiya planlaması otomasyonu şu demektir: Plan, dinlenme süresini nerede ihlal ettiğini size kendisi söyler.

Vardiya planı bir takvim değil, bir kurallar bütünüdür: iki vardiya arasında on bir saat dinlenme, ortalamada azami çalışma süresi, hat başına asgari personel sayısı ve tesiste yalnızca geçerli eğitime sahip olan kişi durabilir. Bu kuralların kontrolünü, vardiya amirine kafadan hesaplama olarak bırakmak yerine doğrudan planlamanın içine inşa ediyoruz. Yayınlanmadan önce hangi atamanın uygun olmadığını ve nedenini görürsünüz.

Ücretsiz ön analiz Kullanım örnekleri

Sorun

Saat 5:40'ta biri işe gelemiyor ve vardiya amiri telefon listesini baştan sona arıyor.

Plan, bir kişinin bakımını yaptığı ve herkesin farklı şekilde yazdırdığı bir Excel dosyasında yaşıyor. Dünkü akşam vardiyasından sonra sabah vardiyasının gerçekten uygun olup olmadığını kimse tam olarak bilmiyor, ve yerine geçen çalışma arkadaşının forklift kullanıp kullanamayacağı ancak forkliftin önünde durunca fark ediliyor.

01Dün akşam saat 22:00'ye kadar akşam vardiyasında olan biri, bugün saat 6:00'da sabah vardiyasında: § 5 fıkra 1 ArbZG uyarınca gereken on bir saatlik dinlenme ihlal edilmiş, ancak bunu kimse fark etmemiş çünkü iki satır farklı tablo sayfalarında duruyor.
02Hangi istasyonda hangi niteliğin zorunlu olduğunu vardiya amiri aklında tutuyor. Bir eğitim veya yetkinlik süresi dolduğunda, bu ancak biri sorduğunda fark ediliyor.
03Asgari personel sayısı ancak hat durduğunda kontrol ediliyor: aynı vardiyada iki hastalık bildirimi kağıt üzerinde hâlâ yeterli sayıda kişi veriyor, ama gerekli yetkiye sahip tek bir kişi bile yok.
04Vardiya değişimi iki çalışma arkadaşı arasında WhatsApp üzerinden yürüyor. Vardiya amiri bundan bazen haberdar oluyor, bordro muhasebesi ise hiçbir zaman, ve bir sonraki ay gece zamları tutmuyor.

Kullanım örnekleri

Vardiya planlamasında somut olarak neyi otomatikleştiriyoruz.

Vardiyalı çalışmada neredeyse her yerde aynı görünen, buna rağmen hâlâ elle yürütülen beş süreç zinciri. Bunlar projelerimizden tipik iş akışlarıdır.

Plan yayınlanmadan önce kural kontrolü

Her atama, planlama yapılırken çalışma süresi kurallarına göre kontrol edilir, sonradan değil: § 5 fıkra 1 ArbZG uyarınca on bir saat kesintisiz dinlenme, iş günü sekiz saat ve en fazla on saat, ortalamanın altı takvim ayı veya 24 hafta içinde tekrar sekize dönmesi kaydıyla (§ 3 ArbZG), altı saatten fazla çalışmada 30 dakika ve dokuz saatten fazla çalışmada 45 dakika dinlenme molası (§ 4 ArbZG). Gece çalışanları için bir takvim ayı veya dört haftalık daha kısa denkleştirme süresi geçerlidir (§ 6 fıkra 2 ArbZG) ve günlük pratikte tam olarak bunu kimse hesaplamaz. Plan, çakışmayı ortaya çıktığı hücrede, ilgili kuralla birlikte gösterir.

Wirkung Verstöße fallen vor der Veröffentlichung auf

Son kullanma tarihli nitelik matrisi

Kimin hangi istasyonu, tesisi veya makineyi kullanabileceği, kanıt ve geçerlilikle birlikte kayıt altına alınır: eğitim, forklift ehliyeti, ilk yardımcı, yangın güvenlik görevlisi, kaynak sertifikası, tesis izni. Bir belgenin geçerliliği önümüzdeki haftalarda sona erecekse, süreç atama geçersiz hale gelmeden önce vardiya amirine ve kişinin kendisine bildirimde bulunur. Niteliğe sahip olmayan biri, istasyona zaten atanamaz.

Wirkung Keine Zuweisung ohne gültigen Nachweis

Kişi sayısına göre değil, vardiya başına asgari personel

Süreç, asgari personel sayısını bir toplam olarak değil, bir gereksinim profili olarak kontrol eder: hatta iki kişi, bunlardan en az biri tesis izniyle, vardiya başına bir ilk yardımcı, tesiste forklift ehliyeti olan bir kişi. Vardiya bu profilin altına düşerse, kişi sayısı kağıt üzerinde yeterli olsa bile plan kırmızıya döner. Excel planında sistematik olarak kaybolan fark tam olarak budur.

Wirkung Besetzungslücke sichtbar statt gerechnet

Sabah hastalık bildirimi ve düzenli yedek personel zinciri

Hastalık bildirimi geldiğinde, süreç uygun yedek personeli kendisi arar: kimin uygun niteliği var, kimin dinlenme süresi korunuyor, bu vardiyayla kimin ortalamasını bozmayacak, kim yedek olarak planlanmış ve izinde değil. Talep sırasıyla gönderilir, ilk kabul planı kapatır ve vardiya amiri artık körlemesine telefon etmek zorunda kalmaz. Karar sizde kalır: süreç öneride bulunur, atama onayla yapılır.

Ersparnis 30–60 min pro Ausfall

Onaylı vardiya değişimi ve bordroya aktarım

İki çalışan değişimi kendileri talep eder, süreç bunu planla aynı kurallara göre kontrol eder ve WhatsApp'ta kaybolmasına izin vermek yerine ancak ondan sonra onay için vardiya amirine sunar. Ay sonunda kontrol edilmiş liste bordro muhasebesine gider ve tuzak tam olarak burada, ayrıntıda gizlidir: çalışma süresi kanununa göre gece saatleri 23:00'ten 6:00'ya kadardır (§ 2 fıkra 3 ArbZG), buna karşılık § 3b EStG uyarınca vergi avantajlı gece çalışması 20:00'den 6:00'ya kadardır. Tek bir vardiya planından çıkan iki farklı zaman dilimi, DATEV'in beklediği formatta, düzgünce ayrılarak teslim edilir.

Ersparnis 2–4 h pro Monatsabschluss

Araçlar

Vardiya planlamasını çoğu durumda zaten sahip olduğunuz araçlarla dijitalleştirmek.

Çoğu işletme için kişi başına ve aylık ücretli bir vardiya planlama yazılımına gerek yoktur. Belirli bir üreticiye bağlı değiliz: Microsoft 365 uygunsa orada inşa ederiz, uygun değilse n8n kullanırız. Bu karar, ortak programına göre değil, kullanım durumuna göre ön analizde verilir.

Microsoft-Standard

Power Automate

Vardiya değişimi ve yedek personel talebi, standart bir bağlayıcı olan Approvals bağlayıcısı üzerinden yürür: bunun için gereken yetki, yaygın Microsoft 365 planlarına zaten dahildir, onaylayanların ek bir lisansa ihtiyacı yoktur. Dürüstçe söylemek gerekirse: bir veritabanına veya bir zaman takip sistemine premium bir bağlayıcı üzerinden erişmemiz gerektiği anda bu artık kapsam dışında kalır. Hangi yolun hangi lisansa ihtiyaç duyduğunu size önceden söyleriz.

Power Automate'i görüntüle

Ihre vorhandene Umgebung

Microsoft 365: Teams, Shifts, SharePoint listesi

Plan, vardiyanın zaten çalıştığı yerde bulunur: nitelik matrisi ve personel profilleri temiz izinlere sahip bir SharePoint listesinde, plan ve değişim talebi ise Teams'te, hatta hattaki telefonda bile. Dört hafta sonra kimsenin açmadığı, kendi şifresi olan başka bir portal yok.

Microsoft 365 otomasyonunu görüntüle

Über Microsoft hinaus

Zaman takibi, ERP ve bordro için n8n

Zaman takibi, ERP veya bordro Microsoft ekosisteminden gelmiyorsa, n8n sistemleri birbirine bağlar, gerçek çalışma saatlerini alır ve vardiya ile zam türlerini bordro muhasebesine aktarır. Talep üzerine, personel ve sağlık verilerinin işletmenizden hiç çıkmaması için Almanya'daki sunucularda kendi barındırmanızla.

n8n'i görüntüle

Nasıl çalışıyoruz

30 günlük model.

İlk görüşmeden 30 gün içinde işleyen bir vardiya planına kadar, açık uçlu bir zaman çizelgesi yerine önceden kararlaştırılmış sabit bir fiyatla.

Ücretsiz ön analiz

60 dakika: vardiya ritminizi gözden geçiriyor, planın bugün içinde bulunduğu Excel dosyasına bakıyor ve kanundan, toplu iş sözleşmesinden ve işyeri sözleşmesinden hangi kuralların sizin için gerçekten geçerli olduğunu netleştiriyoruz. Ardından hangi adımların değip değmeyeceğini bilirsiniz.

Konsept ve sabit fiyat

Kural setini yazılı olarak alırsınız: vardiya modelleri, dinlenme ve denkleştirme kuralları, nitelik matrisi, personel profilleri, yedek personel sırası, zaman takibi ve bordroyla arayüzler. Buna ek olarak sabit bir fiyat ve seçilen yolun gerçekte hangi lisanslara ihtiyaç duyduğuna dair bilgi.

Uygulama

Otomasyonu sizin ortamınızda inşa eder ve bir vardiya grubunun gerçek planlarıyla, aynı sabah iki kişinin işe gelememesi, ay sınırını aşan değişim, süresi dolmuş eğitim, hafta sonu özel vardiyası gibi zor durumlar da dahil olmak üzere test ederiz.

Devir ve kontrol

Vardiya amirleriniz, bizi aramak zorunda kalmadan kuralları, nitelikleri ve personel profillerini kendileri yönetmeyi öğrenir. Her kural ve her atama üzerindeki kontrolü elinizde tutarsınız, biz de talep üzerine iletişim kişisi olarak ulaşılabilir kalırız.

Biraz daha ileri gidersek

Bir vardiya planı, ancak bildiği izinler kadar iyidir.

Kimin ne zaman çalıştığı, kimin ne zaman çalışamayacağına bağlıdır: izinler, devamsızlıklar ve zaman hesapları aynı veri tabanına ait olmalıdır, aksi takdirde vardiya, çoktan onaylanmış bir izne karşı planlanır. Bunun arkasındaki mekanizma her zaman aynıdır ve bu da onu en avantajlı genişletme haline getirir.

Süreç otomasyonunu görüntüle

Ücretsiz ön analiz

Gelecek haftanın vardiya planının dinlenme süresine uyup uymadığını bugünden biliyor musunuz?

Ücretsiz ön analizde, vardiya planlamanızı 60 dakika içinde gözden geçiriyor ve hangi adımların otomatikleştirilebileceğini, hangilerinin vardiya amirinde kalmasının daha iyi olacağını gösteriyoruz. Bağlayıcı olmadan, satış baskısı olmadan.

Randevu alın kontakt@nordflux.de

60 dakika, ücretsiz ve bağlayıcı değil
Açık uçlu zaman çizelgesi yerine sabit fiyat
Her atama üzerindeki kontrolü elinizde tutarsınız

Sık sorulan sorular

Genel müdürlerin ve vardiya amirlerinin vardiya planlaması hakkında sıkça sorduğu sorular.

Vardiya planlamasını otomatikleştirmek için kendi vardiya planlama yazılımımıza mı ihtiyacımız var?

Hayır, çoğu işletmede Power Automate, nitelikler ve personel profilleri için bir SharePoint listesi ve plan ile değişim için Teams içeren mevcut Microsoft 365 ortamı yeterlidir. Bu, vardiya planlama yazılımının genellikle çalışan başına ve aylık olarak talep ettiği sürekli ücretten tasarruf sağlar. Zaten bir insan kaynakları veya zaman takip yazılımı kullanıyorsanız, onu değiştirmeyiz; onu bir veri kaynağı olarak kullanır ve eksik kontrolleri bunun etrafına inşa ederiz.

Vardiya planlamasını otomatikleştirirsek işyeri kurulunun onayı gerekir mi?

Evet, çalışma süresinin düzenlenmesi söz konusu olduğunda ortak karar almanın önüne geçmek mümkün değildir: § 87 fıkra 1 no. 2 BetrVG uyarınca işyeri kurulu, molalar dahil günlük çalışma süresinin başlangıcı ve bitişi ile çalışma süresinin haftanın günlerine dağılımı konusunda ortak karar yetkisine sahiptir. Bir vardiya planı tam olarak budur ve bunu bir insan yerine bir sürecin oluşturması bu durumu değiştirmez. Bu yüzden işyeri sözleşmenizdeki kuralları, işyeri kurulunun inceleyebileceği denetlenebilir bir kural setine dönüştürür ve kurulu erken aşamada sürece dahil ederiz. Sizin özel durumunuzdaki hukuki düzenleme için lütfen avukatınıza danışın; teknik süreci biz inşa ederiz.

Vardiya planı, dinlenme süresine uyulup uyulmadığını otomatik olarak kontrol edebilir mi?

Evet, konunun özü tam olarak budur: § 5 fıkra 1 ArbZG uyarınca iki vardiya arasında en az on bir saat kesintisiz dinlenme olmalıdır ve bu kontrol, sonradan yeniden hesaplama sırasında değil, her atamada birlikte yürütülür. Plan, çakışmayı ortaya çıktığı yerde, ilgili kuralla birlikte gösterir. Önemli bir istisna kuralı vardır: hastanelerde ve bakım kurumlarında, restoranlarda, ulaşım işletmelerinde, radyoda ve tarımda, her kısaltmanın bir takvim ayı veya dört hafta içinde on iki saatlik bir dinlenmeyle telafi edilmesi koşuluyla, dinlenme süresi § 5 fıkra 2 ArbZG uyarınca bir saat kısaltılabilir. İşletmeye özgü olarak kaydettiğimiz şey tam olarak bu tür istisnalardır, standart bir kural dayatmak yerine.

Gece zamları bordroya otomatik olarak doğru şekilde yansıyor mu?

Evet, ama pratikte sorun çıkaran nokta tam olarak zaman dilimlerinin ayrılmasıdır. Çalışma süresi kanunu gece saatlerini 23:00'ten 6:00'ya kadar tanımlar (§ 2 fıkra 3 ArbZG, fırınlarda ve pastanelerde 22:00'den 5:00'e kadar) ve bir toplu iş sözleşmesi bir denkleştirme kuralı içermediği sürece § 6 fıkra 5 ArbZG uyarınca uygun bir zam veya ücretli izin günleri talep eder. Vergi açısından farklı bir zaman dilimi geçerlidir: § 3b EStG anlamında gece çalışması 20:00'den 6:00'ya kadar olan süredir, vergiden muaf zam temel ücretin yüzde 25'idir ve çalışma gece yarısından önce başlamışsa 0:00 ile 4:00 arasındaki süre için yüzde 40'a çıkar. Saatleri bu zaman dilimlerine göre ayrılmış şekilde teslim ederiz, gönderimi siz onaylarsınız.

Yani vardiya planını tamamen tek başına bir yapay zeka (YZ) mı oluşturuyor?

Hayır, ve bu bilinçli bir tercihtir. Süreç kuralları kontrol eder, izin verilen personel dağılımlarını önerir ve yedek personeli niteliğe ve dinlenme süresine göre sıralar, ancak atamayı siz onaylarsınız. Kimin ne zaman çalışacağı, insanları, anlaşmaları ve işyeri barışını dikkate alan bir karardır ve vardiya amirleriniz bunu her modelden daha iyi verir. Kontrolü elinizde tutarsınız: süreç sizden yeniden hesaplamayı alır, kararı almaz.