Bir izin talebi bir form değil, bir zincirdir: vekil onayı, yöneticinin onayı, çakışma kontrolü, takvimin doldurulması, izin bakiyesinin güncellenmesi, bordroya bilgi verilmesi. Bu zinciri, zaten ödediğiniz ortamda kuruyoruz ve 31 Mart'taki hak kaybı sürecini de doğrudan buna ekliyoruz. Kimin ne zaman izinli olduğunu ve kaç gün hakkın kaldığını her an görebilirsiniz.
İzin listesi Excel'de yaşıyor, talepler kağıt üzerinde veya e-posta ile geliyor ve bakiye en geç şubatta artık tutmuyor. Yaz aylarında ise aynı vardiyadan iki kişinin aynı anda izinli olduğu ortaya çıkıyor.
Neredeyse her işletmede aynı görünen ve bugün hâlâ elle yürütülen beş zincir. Bunlar projelerimizden tipik iş akışlarıdır.
Talep bir formda veya Teams'te başlar ve ardından kendi kendine ilerler: atanmış vekil ilgili dönemi devraldığını onaylar, ardından yönetici karar verir. Yönetici de izindeyse, tanımlı bir süre sonunda talebin beklemede kalması yerine yardımcı devreye girer. Her karar zaman damgasıyla kaydedilir.
Tasarruf Talep başına 10-20 dkYıllık hak, yarım günler, yıl içinde işe giriş ve çıkışlarda kıst hak, özel izin, ücretsiz izin ve önceki yıldan devreden izin ayrı ayrı takip edilir ve her onayda güncellenir. Çalışanlar, İK'ya sormak yerine kendi bakiyelerini görür. Gerçek kaynak olarak Excel dosyasına gerek kalmaz.
Etki Bakiye her zaman doğru, elle güncelleme gerekmezDevreden izin, § 7 fıkra 3 BUrlG uyarınca bir sonraki yılın ilk üç ayı içinde kullanılmalıdır. Ancak Federal İş Mahkemesi'nin içtihadına göre, işveren çalışanı önceden kalan izin hakkında bilgilendirmiş, izni kullanmaya davet etmiş ve yaklaşan hak düşümü konusunda uyarmışsa hak düşümü gerçekleşir (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Tam olarak bu süreci otomatikleştiriyoruz: somut bakiyeyle bireysel uyarılar, çok aşamalı olarak zamanlanmış, her gönderim izlenebilir şekilde arşivlenmiş.
Etki Bilgilendirme yükümlülüğü kanıtlanabilir şekilde yerine getirilmişOnaydan önce süreç, ekibin zaten onaylanmış devamsızlıklarına göre kontrol eder: departman veya vardiya başına minimum personel, sayım veya yoğun sezon gibi kapalı dönemler, şirket tatilleri ve köprü günler. Bir çakışma, temmuzda ortaya çıkmak yerine doğrudan talep içinde yöneticiye gösterilir. Onaylanan devamsızlıklar otomatik olarak ekibin Outlook devamsızlık takvimine ve talep sahibinin kendi takvimine düşer.
Etki Çakışmalar onaydan sonra değil önce ortaya çıkarİzin sırasında bir iş göremezlik raporu gelirse, belgelenen günler § 9 BUrlG uyarınca yıllık izinden düşülmez: süreç bu günleri izin bakiyesine geri yazar ve devamsızlık türünü değiştirir. Paralel olarak zincir, izin başlangıcında devamsızlık notunu ve vekile yönlendirmeyi kurar ve ardından bunu tekrar kaldırır. Ay sonu kapanışında, devamsızlık günlerinin denetlenmiş bir dökümü, DATEV'in beklediği formatta bordroya veya mali müşavirinize gönderilir.
Tasarruf Ay sonu kapanışı başına 1-2 saatÇoğu KOBİ'nin kullanıcı başına ücretli yeni bir İK yazılımına ihtiyacı yoktur. Tek bir üreticiye bağlı değiliz: Microsoft 365 uyuyorsa orada kurarız, uymuyorsa n8n kullanırız. Bu karar, lisans tercihine göre değil, ön analiz sırasında verilir.
Microsoft StandardıOnay zinciri, standart bir bağlayıcı olan Approvals bağlayıcısı üzerinden çalışır: kurmak ve yanıtlamak için Microsoft 365 planlarına zaten dahil olan Power Automate lisansı yeterlidir, onaylayanların ek bir lisansa ihtiyacı yoktur. Dürüst olmak gerekirse: bir veritabanına veya harici bir sisteme premium bağlayıcı üzerinden erişmemiz gerektiği an, bu artık Microsoft 365 lisansı kapsamında değildir. Hangi yolun hangi lisansa ihtiyaç duyduğunu size önceden söyleriz.
Talep Teams'te veya bir formda başlar, izin bakiyesi temiz izinlere sahip bir SharePoint listesinde bulunur, devamsızlıklar ekibin Outlook takvimine düşer. Böylece izin planlaması, çalışanlarınızın zaten her gün çalıştığı yerde olur, kendi şifresine sahip başka bir portalda değil.
Microsoft'un ötesindeZaman takibi, vardiya planlaması veya bordro Microsoft dünyasından gelmiyorsa, n8n sistemleri birbirine bağlar ve devamsızlık günlerini bordroya aktarır. İstek üzerine Almanya'daki sunucularda kendi barındırmanızla, böylece sağlık ve personel verileri şirketinizden hiç çıkmaz.
İlk görüşmeden 30 gün içinde işleyen bir izin zincirine kadar, açık bir zaman çizelgesi yerine önceden kararlaştırılmış sabit bir fiyatla.
60 dakika: talepten bordroya kadar bugünkü sürecinizi baştan sona inceliyor ve izin bakiyenizin bulunduğu Excel dosyasına bakıyoruz. Ardından hangi adımların otomatikleştirmeye değer olduğunu, hangilerinin olmadığını bilirsiniz.
Zinciri siyah beyaz olarak alırsınız: tetikleyiciler, onay aşamaları, vekalet kuralları, hak düşümü süreleri, arayüzler. Buna ek olarak sabit bir fiyat ve seçilen yolun gerçekte hangi lisanslara ihtiyaç duyduğuna dair bilgi.
Otomasyonu ortamınızda kurar ve bir departmandan gerçek taleplerle, izindeyken hastalık, onaylayanın izinli olması, yıl dönümüne denk gelen talep gibi zor durumlar dahil olmak üzere test ederiz.
Ekibiniz, bizi aramak zorunda kalmadan izin haklarını, vekaletleri ve kapalı dönemleri kendisi yönetmeyi öğrenir. Her kural üzerinde kontrolü siz elinizde tutarsınız, biz de istek üzerine iletişim noktası olarak ulaşılabilir kalırız.
İzin talebi sözlü uyarı ve Excel üzerinden yürüyorsa, genellikle masraf beyanları, satın alma talepleri ve zaman düzeltmeleri de öyledir. Onayların tamamına bakmaya değer, çünkü arkasındaki mekanik her zaman aynıdır ve bu da onu en ucuz genişletme yapar.
Ücretsiz ön analizde, izin planlamanızı 60 dakikada baştan sona inceliyor ve hangi adımların otomatikleştirilebileceğini, hangilerini elle bırakmanın daha iyi olduğunu gösteriyoruz. Bağlayıcı değil, satış baskısı yok.
Hayır, çoğu KOBİ'de mevcut Microsoft 365 ortamı, Power Automate, bir SharePoint listesi ve Outlook takvimi yeterlidir. Bu, İK yazılımının genellikle çalışan başına aylık olarak maliyetlendirdiği ücreti ortadan kaldırır. Zaten bir personel yazılımı kullanıyorsanız, onu değiştirmeyiz, veri kaynağı olarak kullanır ve eksik adımları etrafına inşa ederiz.
Otomatik olarak değil. Devreden iznin § 7 fıkra 3 BUrlG uyarınca bir sonraki yılın ilk üç ayında kullanılması gerekse de, Federal İş Mahkemesi içtihadına göre hak düşümü ancak işveren çalışanı önceden somut kalan izin hakkında bilgilendirmiş, kullanmaya davet etmiş ve yaklaşan hak düşümü konusunda uyarmışsa gerçekleşir (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Bu bilgilendirmeyi kanıtlayamayan, açık günleri taşımaya devam eder. Tam olarak bu yüzden uyarı sürecini otomatikleştiriyor ve her gönderimi izlenebilir şekilde kaydediyoruz. Sizin durumunuzdaki somut düzenleme için lütfen avukatınıza danışın, biz teknik süreci kurarız.
Hekim raporuyla belgelenen iş göremezlik günleri § 9 BUrlG uyarınca yıllık izinden düşülmez. Otomatikleştirilmiş süreçte bu şu anlama gelir: hastalık bildirimi geldiğinde, ilgili günler izin bakiyesine geri yazılır ve devamsızlık türü değiştirilir, kimsenin Excel'de yeniden hesaplama yapmasına gerek kalmadan. Düzeltilmiş bakiye aynı süreçte bordroya iletilir.
Evet, onaylanan devamsızlık günlerini ay sonu kapanışında, DATEV'in beklediği formatta hazırlanmış olarak bordro departmanınıza veya mali müşavirinize aktarırız. Önemli olan devamsızlık türlerinin ayrılmasıdır: izin, hastalık, ücretsiz izin ve özel izin farklı şekilde ele alınır ve tam olarak burada bugün sorular ortaya çıkar. Gönderimi siz onaylarsınız, sizin kontrolünüz olmadan otomatik olarak hiçbir şey gönderilmez.
Zincir kendi Microsoft 365 ortamınızda veya isteğe bağlı olarak Almanya'daki sunucularda kendi barındırdığınız n8n ile çalışır, veriler üçüncü taraf hizmetlere gitmez. Sağlık verileri özellikle korunur, bu yüzden yetkileri titizlikle ayırırız: yönetici birinin izinli olduğunu görür, nedeni ise yalnızca buna ihtiyacı olan görür. Her erişim ve her adım kaydedilir.
