Hatırlatma sürecini otomatikleştirmek, körü körüne hatırlatma göndermek değil, öncesindeki tüm süreci düzgün kurmak demektir: açık kalemleri muhasebe sisteminizden çekmek, vade tarihlerini kontrol etmek, ödeme girişini karşılaştırmak ve her gecikmiş fatura için uygun hatırlatma seviyesini hazırlamak. NordFlux bunun için muhasebe, banka ve gelen kutusunu tek bir sürece bağlar. Her vakayı siz görürsünüz ve gönderimi yine siz onaylarsınız.
Açık kalemler muhasebe sisteminde durur, ancak günlük kontrol, karşılaştırma ve yazışma işini kimse severek yapmaz. Bu yüzden hatırlatmalar ancak vakit bulunduğunda gönderilir ve bu iki kat maliyete yol açar: daha geç gelen para ve haksız yere hatırlatma aldığını hisseden müşteriler.
Bu sayfa açık kalemlerden hazır hatırlatmaya kadar tüm süreci anlatır, tek bir mektubu değil. Sonunda hatırlatma yalnızca siz onayladığınızda gönderilir.
Süreç, açık kalemleri muhasebe sisteminizden çeker ve her gün hangi faturanın vadesinin geçtiğini kontrol eder. Ara sıra vakit bulunduğunda listeye göz atmak yerine, tutar, müşteri ve gecikme süresiyle birlikte güncel bir gecikmiş fatura görünümü elde edersiniz. Kimse bakmadığı için hiçbir şey gözden kaçmaz.
Tasarruf haftada 2–4 saBir hatırlatma hazırlanmadan önce bile süreç, açık faturayı hesap hareketleriyle karşılaştırır, açıklama metni düzgün olmasa bile. Zaten ödeme yapmış olan kişi, rahatsız edici bir hatırlatma gitmeden önce hatırlatma listesinden çıkar. Bugün en sık elle yapılan veya unutulan adım tam olarak bu karşılaştırmadır.
Etki ödeme yapan müşterilere hatırlatma yokÖdeme hatırlatması, birinci ihtar, ikinci ihtar, devir: süreleri ve her seviyenin tonunu bir kez belirlersiniz, süreç her gecikmiş fatura için doğru seviyeyi seçer. Hatırlatma ücretleri ve gecikme faizleri kurallarınıza göre hesaplanır ve metne eklenir. Böylece hiç birinci ihtar gitmemiş bir yere üçüncü ihtar gitmez.
Etki sıçramasız düzenli tırmanmaHer müşteriye aynı şekilde davranılmaz: düzenli müşteriler daha nazik bir üslup veya daha uzun bir süre alır, tartışmalı faturalar hatırlatma sürecinden hariç tutulur. Son seviyeye ulaşan fatura, sonsuza dek hatırlatılmak yerine tahsilat şirketine veya avukata devredilecek bir listeye eklenir. Bunun kuralları tek bir yerde durur ve istediğiniz zaman değiştirilebilir.
Etki Müşteri ilişkisi bozulmazSüreç, vadesi gelen hatırlatmaları tamamlanmış taslak olarak sunar, siz bunları tek tek veya toplu olarak onaylarsınız, ancak o zaman e-posta veya mektupla gönderilirler. Her adım kaydedilir: hangi fatura ne zaman hangi seviyeye ulaştı ve kim onayladı. Bir sorunuz olduğunda bir faturanın tüm hatırlatma geçmişini saniyeler içinde görürsünüz.
Tasarruf Saatler yerine dakikalar içinde hatırlatma süreciMuhasebe sisteminizin yerini almıyoruz, oraya giden ve geri dönen yolları kuruyoruz. Hangi aracı kullanacağımız kendi tercihimize değil, sizin ortamınıza bağlıdır.
Çok kaynak, tek süreçMuhasebe sistemi, banka hesabı ve gelen kutusu kendiliğinden birbiriyle konuşmaz. n8n bu kaynakları tek bir süreçte birleştirir ve istenirse müşteri ve ödeme verileriniz şirket dışına çıkmasın diye Almanya'daki bir sunucuda çalışır. Birden fazla sistemin birlikte çalışması gerektiğinde izlenen olağan yol budur.
Microsoft 365 mevcutsaMicrosoft 365 ile çalışıyorsanız, hatırlatma sürecinin onayı doğrudan kendi ortamınızda gerçekleşir: Teams veya Outlook'ta bir onay kartı olarak, SharePoint'te saklanarak. Bunun için gereken standart bağlayıcılar zaten Microsoft 365 lisansınızın kapsamındadır. Süreç Microsoft 365 dışındaki sistemlere erişirse Premium lisans gerekebilir; bunu önceden açıkça netleştiririz.
Açık kalemler, DATEV, Lexware, sevDesk veya bir ERP modülü olsun, zaten yönetildikleri sistemden gelir. Bir sistemin arayüzü varsa onu kullanırız, yoksa bir yazılım robotu veriyi ekrandan okur. DATEV bağlantısı hakkında ayrıntılı bilgi için ayrı bir sayfamız var.
İlk görüşmeden 30 gün içinde işleyen bir hatırlatma sürecine, açık uçlu saat çizelgesi yerine sabit fiyatla.
60 dakika, taahhüt gerektirmez: açık kalemlerinizin bugün nasıl oluştuğuna, kimin ne zaman hatırlattığına ve ödeme karşılaştırmasının nerede tıkandığına bakarız. Ardından hangi kısmın otomatikleştirilmeye değer olduğunu bilirsiniz.
Somut bir teklif alırsınız: hangi sistemleri bağlayacağız, hatırlatma seviyeleriniz ve süreleriniz nasıl yansıtılacak ve maliyeti ne olacak. Tek bir rakam, ay sonunda sürpriz yok.
Süreci kurar ve özel durumlar dahil, kapanmış bir döneme ait gerçek gecikmiş faturalarınızla test ederiz. Sonucu, ekibinizin elle yapacağı işle karşılaştırırsınız.
Ekibiniz, kuralların nerede değiştirileceğini ve nasıl müdahale edileceğini gösteren bir eğitim ve dokümantasyon alır. İsteğe bağlı olarak işletimi sabit bir hizmet seviyesiyle biz üstleniriz.
Bu sayfa hatırlatma sürecini ayrıntılı olarak anlatır. Belge toplamadan mali müşavire devire kadar tüm süreci kastediyorsanız, muhasebe otomasyonu sayfası doğru başlangıç noktasıdır; gelen faturalar için de daha ayrıntılı ayrı bir sayfamız var.
Ücretsiz ön analizde, hatırlatmanın bugün size ne kadar zamana mal olduğunu ve düzenli bir süreçle paranızın ne kadar daha hızlı geleceğini birlikte hesaplarız. 60 dakika, taahhüt yok, satış baskısı yok.
Otomatik hatırlatma süreci, birinin açık kalemleri elle taraması yerine, gecikmiş faturaların kendiliğinden tespit edilmesi, ödeme girişiyle karşılaştırılması ve doğru hatırlatma seviyesine atanması demektir. Süreç hatırlatmaları taslak olarak hazırlar. Gönderilip gönderilmeyeceğine ve ne zaman gönderileceğine yine siz karar verirsiniz.
Hayır, süreç tam olarak bunu önler. Her hatırlatmadan önce açık kalemler hesap hareketleriyle karşılaştırılır; ödeme yapan kişi hatırlatma sürecinden çıkar. Gönderim yalnızca sizin onayınızdan sonra gerçekleştiği için, hatalı hatırlatmalara karşı ikinci bir güvence daha vardır.
Evet. Açık kalemler, DATEV, Lexware, sevDesk veya bir ERP modülü olsun, zaten yönettiğiniz sistemden gelir. Sistemin bir arayüzü varsa onu kullanırız, yoksa bir yazılım robotu veriyi ekrandan okur. Muhasebenizi hiçbir şekilde atlayarak yazmayız.
Kontrol sizde kalır. Süreç, vadesi gelen hatırlatmaları taslak olarak hazırlar ve tek tek veya toplu onay için size sunar, ancak o zaman gönderilirler. İsteğe bağlı olarak tartışmasız ilk ödeme hatırlatmaları otomatik gönderilebilir ve yalnızca daha üst seviyeler onaya sunulabilir; buna siz karar verirsiniz.
Fiyat, kaç sistemin bağlanacağına ve hatırlatma seviyeleriniz ile istisnalarınızın ne kadar dallandığına bağlıdır, bu yüzden körü körüne bir paket fiyat vermeyiz. Ücretsiz ön analizden sonra, açık uçlu bir saat çizelgesi değil, net şekilde sınırlandırılmış bir kapsam için sabit bir fiyat alırsınız. Otomasyon fatura hacminiz için karlı değilse, bunu size ilk görüşmede söyleriz.
