Fuhrparkmanagement automatisieren heißt: Führerscheinkontrollen, Wartungs- und Prüftermine, Tankbelege und Schadensmeldungen laufen als digitaler Prozess mit Erinnerung, Nachweis und Ablage. NordFlux baut diese Strecke in die Systeme, die Sie schon haben, vom Postfach über Ihr Telematik- oder Leasingportal bis zur Buchhaltung. Sie sehen jeden Schritt und entscheiden weiterhin selbst, wer ein Fahrzeug bekommt.
In vielen Betrieben hängt der komplette Fuhrpark an einer Excel-Tabelle und an einer Person, die weiß, wo was steht. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. Auffällig wird es erst, wenn ein Fahrzeug ohne gültige Prüfung unterwegs ist oder der Tankbeleg für die Buchhaltung fehlt.
Fünf Abläufe, die in fast jedem Fuhrpark Zeit fressen und trotzdem selten sauber dokumentiert sind. Wir bauen sie so, dass sie ohne tägliche Pflege laufen.
Der Workflow kennt jeden Fahrer und den Turnus, den Sie festgelegt haben, und lädt automatisch zur Kontrolle ein, per Mail oder mit einem Sichtprüfungs-Termin. Jede durchgeführte Kontrolle wird mit Datum, Prüfer und Ergebnis protokolliert und liegt danach revisionsfest in Ihrer Ablage. Wer nicht reagiert, wird erinnert, und die Fuhrparkleitung sieht auf einen Blick, wer offen ist.
Wirkung lückenloser Nachweis statt ZurufAlle Fälligkeiten pro Fahrzeug liegen an einer Stelle: Inspektion, Hauptuntersuchung, Leasingrückgabe, Saisonreifen. Der Workflow erinnert rechtzeitig vorher, schlägt Werkstatttermine vor und meldet der Fuhrparkleitung, wenn ein Fahrzeug ohne Termin bleibt. Kein Fahrzeug fällt mehr durch, weil eine Zeile in der Tabelle übersehen wurde.
Ersparnis 1–3 h pro WocheFahrer fotografieren den Beleg mit dem Handy, die KI-Texterkennung liest Datum, Betrag, Liter und Kennzeichen aus, und der Beleg landet automatisch beim richtigen Fahrzeug und der richtigen Kostenstelle. Abrechnungsdateien Ihrer Tankkartenanbieter ziehen wir direkt aus dem Portal oder dem Postfach und gleichen sie gegen die erfassten Fahrten ab. Am Monatsende fehlt kein Beleg mehr im Karton.
Ersparnis 2–4 h pro Monat in der BuchhaltungDer Fahrer meldet den Schaden über ein einfaches Formular auf dem Handy: Fotos, Kennzeichen, Ort, kurze Beschreibung. Daraus entsteht automatisch ein Vorgang mit Nummer, die Fuhrparkleitung und die Versicherung werden informiert, und Werkstatt- und Ersatzfahrzeug-Anfrage laufen als Folgeschritt an. Der Vorgang bleibt sichtbar, bis er geschlossen ist.
Wirkung Meldung am selben Tag statt nach TagenÜbergabe und Rückgabe laufen über ein digitales Protokoll mit Fotos, Kilometerstand und Unterschrift auf dem Handy, statt über ein Papierformular, das später niemand findet. Poolfahrzeuge werden über einen Kalender gebucht, Konflikte fallen sofort auf, und der Fahrer bekommt die Fahrzeugdaten automatisch zugeschickt. Am Ende des Jahres können Sie jede Übergabe belegen.
Wirkung jede Übergabe dokumentiertWir sind nicht auf ein Werkzeug festgelegt. Entscheidend ist, was bei Ihnen schon läuft und welche Portale und Systeme angebunden werden müssen.
Viele Portale, ein ProzessEin Fuhrpark hängt selten an einem System: Leasingportal, Tankkartenanbieter, Telematik, Werkstatt und Buchhaltung reden nicht miteinander. n8n verbindet diese Quellen zu einer Strecke und läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Gut, wenn Ihnen Datenhoheit über Fahrer- und Fahrzeugdaten wichtig ist.
Für die FahrerSchadensmeldung, Tankbeleg-Foto und Übergabeprotokoll brauchen etwas, das der Fahrer in zwei Minuten am Straßenrand bedienen kann. Mit Power Apps bauen wir genau dieses Formular, und Power Automate schickt die Meldung weiter, legt sie in SharePoint ab und informiert die Fuhrparkleitung. Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, decken Ihre Lizenzen oft schon einen großen Teil ab.
Portale ohne SchnittstelleManche Leasing- und Tankkartenportale geben ihre Daten nur über die Weboberfläche heraus, eine Schnittstelle gibt es nicht. Dann holt ein UiPath-Roboter die Abrechnungen und Fahrzeuglisten genauso ab, wie es ein Mensch am Bildschirm tun würde, nur zuverlässig und nachts. Aus vier Jahren Enterprise-RPA bei Dräger kennen wir genau diese Altsystem-Fälle.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Fuhrpark-Prozess in 30 Tagen, zum Festpreis statt offener Stundenzettel.
60 Minuten, unverbindlich: Wir schauen uns Ihre Fahrzeugliste an, klären, wer heute Fristen im Blick hat und wo Belege verloren gehen. Danach wissen Sie, was sich lohnt und was nicht.
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: welche Abläufe wir bauen, welche Portale und Systeme angebunden werden, was es kostet. Eine Zahl, keine Überraschungen.
Wir bauen die Strecke und testen sie mit Ihrem echten Fuhrpark, inklusive der Sonderfälle: Poolfahrzeuge, Anhänger, Fahrer ohne Firmenhandy. Sie sehen jeden Zwischenstand.
Fuhrparkleitung und Fahrer bekommen eine kurze Einweisung und eine Dokumentation, in der steht, wo sie eingreifen können. Auf Wunsch übernehmen wir den Betrieb mit einem festen Service-Level.
Diese Seite beschreibt den Prozess Fuhrparkmanagement, also Fahrzeuge, Fahrer, Fristen und Belege, unabhängig von Ihrer Branche. Wenn bei Ihnen dagegen die Disposition der Engpass ist, also Transportaufträge, Statusmeldungen, CMR und Frachtabrechnung, dann ist die Seite für Logistik und Spedition der bessere Einstieg.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir Ihren Fuhrpark durch und rechnen aus, was die Excel-Pflege heute kostet und was eine Automatisierung bringt. 60 Minuten, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck.
Der Workflow kennt jeden Fahrer und den Kontrollturnus, den Sie in Ihrem Betrieb festgelegt haben, und lädt selbstständig zur Kontrolle ein. Die durchgeführte Prüfung wird mit Datum, Prüfer und Ergebnis protokolliert und landet in Ihrer Ablage, damit Sie sie später belegen können. Wer nicht reagiert, wird automatisch erinnert, und die Fuhrparkleitung sieht die offenen Fälle in einer Übersicht. Welche Prüfform und welcher Turnus für Sie gelten, entscheiden Sie oder Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Automatisierung setzt das nur zuverlässig um.
Nein, in den meisten Fällen nicht. Wir bauen die Abläufe in die Systeme, die Sie schon haben, also Postfach, Microsoft 365 oder SharePoint, und binden Ihr Leasing- oder Tankkartenportal an. Eine zusätzliche Fuhrpark-Software lohnt sich erst bei sehr großen Flotten mit vielen Sonderanforderungen, und auch die lässt sich anbinden, wenn Sie schon eine haben.
Der Aufwand hängt weniger an der Zahl der Fahrzeuge als an der Zahl der Abläufe, die Sie automatisieren wollen. Als Faustregel: Sobald eine Person regelmäßig Zeit damit verbringt, Fristen nachzuhalten und Belegen hinterherzulaufen, rechnet es sich. In der kostenlosen Erstanalyse rechnen wir das für Ihren Fuhrpark konkret durch, und wenn es sich nicht lohnt, sagen wir das auch.
Der Fahrer fotografiert den Beleg mit dem Handy, eine KI-Texterkennung liest Datum, Betrag, Liter und Kennzeichen aus, und der Beleg wird automatisch dem Fahrzeug und der Kostenstelle zugeordnet. Abrechnungsdateien der Tankkartenanbieter holen wir direkt aus dem Portal oder aus dem Postfach. Was die KI nicht sicher erkennt, geht in eine kurze Prüfliste, statt still falsch verbucht zu werden.
Fahrer- und Fahrzeugdaten sind personenbezogene Daten, deshalb bleiben sie dort, wo Sie sie haben wollen: auf einem Server in Deutschland oder in Ihrem eigenen Microsoft-365-Mandanten. Wir schreiben vorher auf, welches System welche Daten sieht, damit Sie es Ihrem Betriebsrat und Ihrem Datenschutzbeauftragten vorlegen können. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer welche Auswertung sieht.
