DATEV Belegtransfer: Belgeleri Manuel Yükleme Olmadan Unternehmen Online'a Taşıma

DATEV Belegtransfer, kağıt ve PDF belgeleri hiç kimsenin her belgeyi tek tek elle yüklemesine gerek kalmadan otomatik olarak yerel bir klasörden DATEV Unternehmen online'a taşır. Bunun için Belegtransfer istemcisi arka planda önceden bağlanmış belirli belge dizinlerini izler ve istemci etkin olduğu sürece yeni kaydedilen dosyaları otomatik olarak aktarır. Bu makale bunun nasıl kurulacağını ve belgeler yinelenerek kaydedildiğinde ne olacağını gösterir. Güncelleme tarihi: Ağustos 2026.

Belegtransfer'de otomatik yükleme nasıl çalışır?

Otomatik yüklemenin çalışması için belgelerin Belegtransfer'de bağlanan belge dizinlerinde bulunması gerekir, çünkü DATEV Yardım Merkezi'ne göre yalnızca bu klasörler arka planda izlenir ve aktarılır. "Otomatik yükle" düğmesiyle bu işlevi etkinleştirirsiniz, böylece daha sonra ilgili klasörlere kaydedilen dosyalar başka bir tıklama gerekmeden DATEV Unternehmen online'a gönderilir. Ancak bu otomasyon yalnızca PC açıkken ve Belegtransfer istemcisi arka planda etkinken çalışır; bilgisayar kapalıyken yeni dosyalar aktarılmadan klasörde birikir.

Bunun için hangi klasör yapısına ihtiyacım var?

Belegtransfer'de tüm bir sürücü ağacını paylaşıma açmak yerine, örneğin gelen faturalar için bir klasör ve giden faturalar için bir klasör olmak üzere tek tek dizinleri hedefli şekilde bağlarsınız. Pratikte bu şu anlama gelir: Çok fonksiyonlu bir yazıcının veya bir e-posta programının belgeleri otomatik olarak kaydettiği bir tarama klasörü, doğrudan izlenen bir dizin olarak kaydedilebilir, böylece tarama işlemi ile Belegtransfer birlikte kağıttan DATEV Unternehmen online'a kesintisiz otomatik bir yol oluşturur.

Bir belge iki kez yüklenirse ne olur?

Belegtransfer istemcisinin kendisi için, DATEV Belegtransfer'e Genel Bakış'a göre, belgelerin iki veya üç kez aktarılmasını önlemek için varsayılan ayar yinelenen belgeleri hemen silmektir. Ayrıca DATEV Unternehmen online tarafında, DATEV Belegfreigabe online bulut hizmetiyle tüm belge onay stokları için etkin olan ve bir belgenin şu anda bir onay sürecinden geçip geçmediğine bakılmaksızın çalışan kendi yinelenen belge tespiti bulunur. Pratikte bu, aynı taramayı yanlışlıkla izlenen klasöre iki kez koyan birinin, bunun muhasebede bir belgenin iki kez görünmesine neden olup olmadığını elle kontrol etmesine gerek olmadığı anlamına gelir.

Salt klasör izleme nerede sınırlarına ulaşır?

Belegtransfer'deki otomasyon, yerel klasörden DATEV Unternehmen online'a kadar olan yolu kapsar, ancak belgenin kendisinden önceki format tanımayı veya veri çıkarımını değiştirmez. PDF'lerden veya e-posta eklerinden fatura verilerini izlenen klasöre yerleştirilmeden önce ek olarak otomatik olarak ön işlemden geçirmek isteyen şirketler için, örneğin bir n8n iş akışı aracılığıyla gelen belgeleri toplayan, sıralayan ve ancak ardından Belegtransfer tarafından izlenen klasöre yerleştiren önceden bir otomasyon adımı değerlidir.

DATEV Belegtransfer hakkında sık sorulan sorular

Belgelerin otomatik olarak yüklenmesi için bilgisayarın sürekli çalışması gerekir mi?

Evet, otomatik aktarım yalnızca PC açıkken ve Belegtransfer istemcisi etkinken çalışır. Bilgisayar kapalıysa, yeni kaydedilen belgeler istemci tekrar çalışana ve onları sonradan aktarana kadar klasörde kalır.

Aynı anda birden fazla klasörü izletebilir miyim?

Evet, Belegtransfer'de birden fazla belge dizinini tek tek bağlarsınız, böylece örneğin gelen ve giden faturalar ayrı, her biri otomatik olarak izlenen klasörlerde toplanabilir. Bağlanan klasör sayısı, şirket içindeki kendi dosyalama yapınıza bağlıdır.

İki kez yüklenen belgeler otomatik olarak tespit edilir mi?

Evet, iki düzeyde: Belegtransfer istemcisinin kendisi varsayılan olarak yinelenen belgeleri hemen siler ve ayrıca DATEV Belegfreigabe online'ın yinelenen belge tespiti, onay durumundan bağımsız olarak iki kez gönderilen belgeleri kontrol eder. Yine de bu, her yanlış kayda karşı bir garanti değildir, örnekleme yoluyla kontrol yapmak mantıklı olmaya devam eder.

Belegtransfer az sayıda belge için de değer katar mı?

Kurulum çabası makul düzeydedir, bu nedenle manuel yükleme tekrarlayan bir sorun haline gelir gelmez, otomasyon haftada birkaç belgeden itibaren bile değer katar. Çok küçük hacimlerde ise web arayüzü üzerinden manuel yükleme yine de daha basit çözüm olabilir.