Автоматизация · Автопарк

Автоматизация управления автопарком вместо отслеживания сроков в Excel.

Автоматизация управления автопарком означает: проверки водительских удостоверений, сроки техобслуживания и техосмотра, чеки на топливо и сообщения о повреждениях выполняются как цифровой процесс с напоминанием, подтверждением и архивированием. NordFlux встраивает этот процесс в системы, которые у вас уже есть, от почтового ящика до вашего портала телематики или лизинга и вплоть до бухгалтерии. Вы видите каждый шаг и по-прежнему сами решаете, кто получает автомобиль.

Бесплатный первичный анализ Сценарии применения

Проблема

Автопарк работает, пока не проскочит один срок.

Во многих компаниях весь автопарк зависит от таблицы Excel и одного человека, который знает, что где находится. Пока ничего не происходит, это незаметно. Заметно это становится только тогда, когда автомобиль выезжает без действующего техосмотра или для бухгалтерии отсутствует чек на топливо.

01Проверка водительского удостоверения проводится устно в коридоре, и никто позже не может доказать, когда она состоялась.
02Техобслуживание, сроки техосмотра и замена шин записаны в таблице, о которой никто не вспоминает, пока не позвонит автосервис.
03Чеки на топливо лежат в бардачке, в кошельке или вовсе отсутствуют, а бухгалтерия собирает их в конце месяца.
04О повреждении сообщают по телефону, затем передают на бумажке, и уведомление страховой компании происходит спустя несколько дней.

Сценарии применения

Что именно мы автоматизируем в вашем автопарке.

Пять процессов, которые отнимают время почти в каждом автопарке и при этом редко документируются аккуратно. Мы выстраиваем их так, чтобы они работали без ежедневного ухода.

Проверка водительского удостоверения с подтверждением

Рабочий процесс знает каждого водителя и цикл проверки, который вы установили, и автоматически приглашает на проверку по почте или на визуальный осмотр. Каждая проведённая проверка фиксируется с датой, проверяющим и результатом и надёжно сохраняется в вашем архиве. Тем, кто не реагирует, автоматически отправляется напоминание, а руководство автопарка видит все открытые случаи в общем обзоре.

Эффект полное подтверждение вместо устного напоминания

Техобслуживание, сроки техосмотра и замена шин

Все сроки по каждому автомобилю собраны в одном месте: техобслуживание, техосмотр, возврат по лизингу, сезонные шины. Рабочий процесс заранее напоминает, предлагает записи в автосервис и уведомляет руководство автопарка, если автомобиль остаётся без записи. Ни один автомобиль больше не остаётся без внимания из-за пропущенной строки в таблице.

Экономия 1–3 ч в неделю

Чеки на топливо и топливные карты

Водители фотографируют чек на телефон, распознавание текста с помощью ИИ считывает дату, сумму, литры и номер автомобиля, и чек автоматически привязывается к нужному автомобилю и центру затрат. Файлы биллинга ваших поставщиков топливных карт мы получаем напрямую из портала или почтового ящика и сверяем их с зафиксированными поездками. В конце месяца в коробке не остаётся ни одного недостающего чека.

Экономия 2–4 ч в месяц в бухгалтерии

Сообщение о повреждении без телефонной цепочки

Водитель сообщает о повреждении через простую форму на телефоне: фото, номер автомобиля, место, краткое описание. Из этого автоматически создаётся дело с номером, руководство автопарка и страховая компания информируются, а запрос в автосервис и на подменный автомобиль следует следующим шагом. Дело остаётся видимым, пока не будет закрыто.

Эффект сообщение в тот же день вместо нескольких дней

Передача автомобиля и автомобили пула

Передача и возврат проходят через цифровой протокол с фото, показаниями пробега и подписью на телефоне вместо бумажной формы, которую потом никто не может найти. Автомобили пула бронируются через календарь, конфликты сразу заметны, а водитель автоматически получает данные автомобиля. В конце года вы можете подтвердить документально каждую передачу.

Эффект каждая передача документируется

Пути решения

Чем мы автоматизируем ваш автопарк.

Мы не привязаны к одному инструменту. Решающее значение имеет то, что уже работает у вас и какие порталы и системы нужно подключить.

Много порталов, один процесс

n8n как связующее звено

Автопарк редко зависит от одной системы: портал лизинга, поставщик топливных карт, телематика, автосервис и бухгалтерия не взаимодействуют друг с другом. n8n объединяет эти источники в единый процесс и по желанию работает на сервере в Германии. Хорошо, если для вас важен суверенитет над данными водителей и автомобилей.

Посмотреть автоматизацию n8n

Для водителей

Power Apps на телефоне

Сообщение о повреждении, фото чека на топливо и протокол передачи требуют чего-то, что водитель сможет использовать за две минуты на обочине дороги. С помощью Power Apps мы создаём именно такую форму, а Power Automate пересылает сообщение, сохраняет его в SharePoint и информирует руководство автопарка. Если вы используете Microsoft 365, ваши лицензии часто уже покрывают значительную часть этого.

Посмотреть Power Apps

Порталы без интерфейса

UiPath для закрытых систем

Некоторые порталы лизинга и топливных карт выдают свои данные только через веб-интерфейс, интерфейса API не существует. В таком случае робот UiPath забирает счета и списки автомобилей точно так же, как это сделал бы человек за экраном, только надёжно и по ночам. Благодаря четырём годам корпоративного RPA в Dräger мы точно знаем такие случаи с устаревшими системами.

Посмотреть автоматизацию UiPath

Как мы работаем

Модель 30 дней.

От первого разговора до работающего процесса управления автопарком за 30 дней, по фиксированной цене вместо открытых почасовых счетов.

Бесплатный первичный анализ

60 минут, без обязательств: мы изучаем ваш список автомобилей, выясняем, кто сегодня следит за сроками и где теряются чеки. После этого вы знаете, что окупается, а что нет.

Концепция и фиксированная цена

Вы получаете конкретное предложение: какие процессы мы строим, какие порталы и системы подключаются, сколько это стоит. Одна цифра, никаких сюрпризов.

Внедрение с вашими автомобилями

Мы выстраиваем процесс и тестируем его на вашем реальном автопарке, включая особые случаи: автомобили пула, прицепы, водители без служебного телефона. Вы видите каждый промежуточный этап.

Передача и эксплуатация

Руководство автопарка и водители получают краткий инструктаж и документацию, где указано, где они могут вмешаться. По желанию мы берём на себя эксплуатацию с фиксированным уровнем сервиса.

Автопарк или вся логистика

Вы перевозите не только автомобили, но и грузы?

Эта страница описывает процесс управления автопарком, то есть автомобили, водителей, сроки и чеки, независимо от вашей отрасли. Если же у вас узким местом является диспетчеризация, то есть транспортные заказы, статусные сообщения, CMR и расчёт фрахта, то страница по логистике и грузоперевозкам станет лучшей отправной точкой.

Посмотреть автоматизацию для логистики и грузоперевозок

Бесплатный первичный анализ

Знаете ли вы прямо сейчас, когда нужно проверять следующее водительское удостоверение?

В рамках бесплатного первичного анализа мы разбираем ваш автопарк и рассчитываем, во что обходится ведение Excel сегодня и что даёт автоматизация. 60 минут, без обязательств, без давления продаж.

Забронировать встречу kontakt@nordflux.de

Фиксированная цена вместо открытых почасовых счетов
Данные водителей и автомобилей остаются в Германии
Вы сохраняете контроль над каждым согласованием

Частые вопросы

Что нам часто задают ответственные за автопарк.

Как работает автоматизированная проверка водительского удостоверения?

Рабочий процесс знает каждого водителя и цикл проверки, который вы установили на своём предприятии, и самостоятельно приглашает на проверку. Проведённая проверка фиксируется с датой, проверяющим и результатом и попадает в ваш архив, чтобы вы могли позже это подтвердить документально. Тем, кто не реагирует, автоматически отправляется напоминание, а руководство автопарка видит открытые случаи в общем обзоре. Какая форма проверки и какой цикл применяются к вам, решаете вы или ваш специалист по охране труда, автоматизация лишь надёжно это реализует.

Нужно ли нам для этого собственное программное обеспечение для автопарка?

Нет, в большинстве случаев нет. Мы встраиваем процессы в системы, которые у вас уже есть, то есть почтовый ящик, Microsoft 365 или SharePoint, и подключаем ваш портал лизинга или топливных карт. Дополнительное программное обеспечение для автопарка окупается только для очень крупных парков с множеством особых требований, и его тоже можно подключить, если оно у вас уже есть.

С какого количества автомобилей автоматизация окупается?

Затраты зависят не столько от количества автомобилей, сколько от количества процессов, которые вы хотите автоматизировать. Правило простое: как только один человек регулярно тратит время на отслеживание сроков и погоню за чеками, это окупается. В рамках бесплатного первичного анализа мы конкретно рассчитываем это для вашего автопарка, и если это невыгодно, мы тоже так и скажем.

Как чеки на топливо попадают в бухгалтерию без ручного ввода?

Водитель фотографирует чек на телефон, распознавание текста с помощью ИИ считывает дату, сумму, литры и номер автомобиля, и чек автоматически привязывается к автомобилю и центру затрат. Файлы биллинга поставщиков топливных карт мы получаем напрямую из портала или почтового ящика. То, что ИИ не может распознать надёжно, попадает в короткий список для проверки, вместо того чтобы быть тихо неправильно учтённым.

Что происходит с данными наших водителей?

Данные водителей и автомобилей являются персональными данными, поэтому они остаются там, где вы хотите: на сервере в Германии или в вашем собственном арендаторе Microsoft 365. Мы заранее фиксируем, какая система видит какие данные, чтобы вы могли представить это своему производственному совету и ответственному за защиту данных. Вы сохраняете контроль над тем, кто видит какой отчёт.