Заявление на отпуск — это не бланк, а цепочка: подтверждение замены, согласование руководителем, проверка на пересечения, заполнение календаря, обновление счёта отпуска, информирование бухгалтерии по расчёту зарплаты. Мы выстраиваем эту цепочку в среде, за которую вы уже платите, и сразу добавляем к ней процесс уведомления о сгорании остатка к 31 марта. Вы в любой момент видите, кто и когда отсутствует и сколько дней ещё осталось.
Список отпусков живёт в Excel, заявления приходят на бумаге или по почте, и баланс перестаёт сходиться самое позднее в феврале. Летом же выясняется, что два человека из одной смены отсутствуют одновременно.
Пять цепочек, которые выглядят одинаково почти в любой компании и сегодня всё ещё выполняются вручную. Это типичные процессы из наших проектов.
Заявление стартует в форме или в Teams и затем идёт дальше самостоятельно: назначенная замена подтверждает, что берёт на себя период, после чего решение принимает руководитель. Если руководитель сам отсутствует, по истечении установленного срока подключается заместитель, вместо того чтобы заявление зависало. Каждое решение фиксируется с отметкой времени.
Экономия 10–20 мин на заявлениеГодовое право, полдня отпуска, пропорциональное право при приёме и увольнении в течение года, специальный отпуск, отпуск без сохранения зарплаты и остаток за прошлый год ведутся отдельно и обновляются при каждом согласовании. Сотрудники видят свой баланс сами, вместо того чтобы спрашивать у отдела кадров. Файл Excel как единственный источник истины больше не нужен.
Эффект Баланс всегда корректен, без ручного обновленияПеренесённый отпуск должен быть использован в первые три месяца следующего года согласно § 7 абз. 3 BUrlG. Однако, согласно практике Федерального суда по трудовым спорам, он сгорает только в том случае, если работодатель заранее проинформировал сотрудника об остатке отпуска, призвал его использовать и предупредил о грозящем сгорании (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Именно этот процесс мы автоматизируем: индивидуальные напоминания с конкретным балансом, запланированные в несколько этапов, каждая рассылка сохраняется с возможностью проверки.
Эффект Обязанность уведомления доказуемо выполненаПеред согласованием процесс сверяется с уже подтверждёнными отсутствиями команды: минимальный состав персонала по отделу или смене, заблокированные периоды, такие как инвентаризация или высокий сезон, корпоративные каникулы и мостовые дни. Конфликт показывается руководителю прямо в заявлении, а не обнаруживается только в июле. Согласованные отсутствия автоматически попадают в календарь отсутствий Outlook команды и в календарь заявителя.
Эффект Конфликты выявляются до согласования, а не послеЕсли во время отпуска поступает больничный лист, подтверждённые дни не засчитываются в годовой отпуск согласно § 9 BUrlG: процесс возвращает их на счёт отпуска и меняет тип отсутствия. Параллельно цепочка настраивает уведомление об отсутствии и переадресацию на замену в начале отпуска, а затем снова отключает их. По итогам месяца проверенная сводка дней отсутствия направляется в бухгалтерию по зарплате или вашему налоговому консультанту в формате, который ожидает DATEV.
Экономия 1–2 ч на закрытие месяцаБольшинству малых и средних предприятий не нужно новое HR-ПО с платой за пользователя. Мы не привязаны к одному производителю: если подходит Microsoft 365, мы строим решение там, если нет — используем n8n. Это решение принимается на этапе первичного анализа, а не исходя из предпочтений по лицензиям.
Стандарт MicrosoftЦепочка согласования работает через коннектор Approvals, а это стандартный коннектор: для его создания и работы с ним достаточно лицензии Power Automate, уже включённой в тарифы Microsoft 365, согласующим дополнительная лицензия не требуется. Честно говоря: как только нам понадобится доступ к базе данных или стороннй системе через премиум-коннектор, это уже не покрывается лицензией Microsoft 365. Мы заранее говорим вам, какому пути какая лицензия нужна.
Заявление стартует в Teams или в форме, счёт отпуска находится в списке SharePoint с чёткими правами доступа, а отсутствия попадают в календарь Outlook команды. Таким образом, планирование отпусков находится там, где ваши сотрудники и так работают каждый день, а не в очередном портале с собственным паролем.
За пределами MicrosoftЕсли учёт рабочего времени, планирование смен или расчёт зарплаты не относятся к миру Microsoft, n8n соединяет системы и передаёт дни отсутствия в бухгалтерию по зарплате. По желанию — с размещением на собственных серверах в Германии, чтобы данные о здоровье и персонале никогда не покидали вашу компанию.
От первого разговора до работающей цепочки по отпускам за 30 дней, по заранее согласованной фиксированной цене вместо открытого учёта часов.
60 минут: мы разбираем ваш текущий процесс от заявления до расчёта зарплаты и смотрим на файл Excel, в котором хранится ваш счёт отпуска. После этого вы будете знать, какие шаги стоит автоматизировать, а какие нет.
Вы получаете цепочку чёрным по белому: триггеры, уровни согласования, правила замены, сроки сгорания, интерфейсы. Плюс фиксированная цена и указание, какие лицензии реально нужны для выбранного пути.
Мы строим автоматизацию в вашей среде и тестируем её на реальных заявлениях одного отдела, включая неприятные случаи: больничный во время отпуска, отсутствующий согласующий, заявление на стыке года.
Ваша команда учится самостоятельно поддерживать права на отпуск, замены и заблокированные периоды, не звоня нам по этому поводу. Вы сохраняете контроль над каждым правилом, а мы по желанию остаёмся на связи как контактное лицо.
Если заявление на отпуск работает на устных договорённостях и Excel, то же самое обычно верно для авансовых отчётов, заявок на закупку и корректировок времени. Стоит взглянуть на согласования в целом, ведь механика за ними всегда одна и та же, а значит это самое дешёвое расширение.
В рамках бесплатного первичного анализа мы за 60 минут разбираем ваше планирование отпусков и показываем, какие шаги можно автоматизировать, а какие лучше оставить как есть. Без обязательств, без давления по продаже.
Нет, в большинстве малых и средних предприятий достаточно имеющейся среды Microsoft 365 с Power Automate, списком SharePoint и календарём Outlook. Это экономит текущую плату за сотрудника в месяц, которую обычно стоит HR-ПО. Если вы уже используете кадровое ПО, мы его не заменяем, а используем как источник данных и выстраиваем вокруг него недостающие шаги.
Не автоматически. Хотя перенесённый отпуск должен быть использован в первые три месяца следующего года согласно § 7 абз. 3 BUrlG, по практике Федерального суда по трудовым спорам он сгорает только в том случае, если работодатель заранее проинформировал сотрудника о конкретном остатке отпуска, призвал его использовать и предупредил о грозящем сгорании (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Кто не может это подтвердить, продолжает нести открытые дни дальше. Именно поэтому мы автоматизируем процесс уведомления и сохраняем каждую рассылку с возможностью проверки. По поводу конкретного оформления в вашем случае, пожалуйста, обратитесь к своему юристу — мы строим технический процесс.
Дни нетрудоспособности, подтверждённые медицинской справкой, не засчитываются в годовой отпуск согласно § 9 BUrlG. В автоматизированном процессе это означает: как только поступает больничный лист, соответствующие дни возвращаются на счёт отпуска, а тип отсутствия меняется, без того чтобы кто-то пересчитывал вручную в Excel. Скорректированный баланс передаётся в бухгалтерию по зарплате в том же процессе.
Да, мы передаём согласованные дни отсутствия по итогам месяца в вашу бухгалтерию по зарплате или вашему налоговому консультанту, подготовленные в формате, который ожидает DATEV. Важно разделение видов отсутствия: отпуск, болезнь, отпуск без сохранения зарплаты и специальный отпуск обрабатываются по-разному, и именно здесь сегодня возникают уточняющие вопросы. Вы одобряете отправку, автоматически ничего не отправляется без вашего контроля.
Цепочка работает в вашей собственной среде Microsoft 365 или, по желанию, с самостоятельно размещённым n8n на серверах в Германии, данные не уходят к сторонним сервисам. Данные о здоровье защищены особо, поэтому мы чётко разделяем права доступа: руководитель видит, что кто-то отсутствует, причину видит только тот, кому она нужна. Каждый доступ и каждый шаг протоколируется.
