Автоматизация · Управление договорами

Ни один договор больше не продлевается сам собой, потому что никто не проверил вовремя.

Мы создаём центральный реестр договоров со сроком действия, сроком расторжения, правилом продления, стоимостью договора и ответственным лицом. Контроль сроков работает автоматически: напоминание заблаговременно, эскалация руководству, если никто не реагирует, и решение, которое документируется. Расторгнуть или продолжить — решаете по-прежнему вы.

Бесплатный первичный анализ Примеры применения

Проблема

Договоры повсюду, сроки — нигде.

Договор на техническое обслуживание тихо продлевается ещё на год, рамочный договор с поставщиком продолжает действовать месяцами без корректировки цены, а Excel-список со сроками расторжения в последний раз обновлял тот, кого уже нет. Замечают это всегда только тогда, когда уже слишком поздно.

01Договоры с автоматическим продлением продолжают действовать, потому что никто не следил за сроком расторжения. Дополнительные расходы обнаруживаются только в следующем счёте.
02Список сроков в Excel не ошибочен, он просто устарел. Новые договоры попадают туда только если кто-то об этом вспомнит.
03Никто не может сразу сказать, сколько договоров действует, сколько они стоят в год и кто за них отвечает.
04Напоминание в календаре Outlook одного человека — это не процесс. Если этот человек в отпуске или уволился, срок молча истекает.

Примеры применения

Что конкретно мы автоматизируем в управлении договорами.

Речь идёт не о хранении документов, а об управлении договорами: сроки, продления, расторжения, стоимость договоров. Пять направлений, которые мы регулярно реализуем.

Создание реестра договоров из существующего портфеля

Существующие договоры из почтовых ящиков, файлового сервера и папок считываются с помощью распознавания документов на основе ИИ: контрагент, дата начала, срок действия, срок расторжения, условие продления и стоимость договора попадают в виде структурированных полей в центральный реестр. То, что распознавание не может прочитать с уверенностью, попадает в корзину проверки и подтверждается один раз вручную. После этого впервые появляется полный список того, что вы вообще подписали.

Эффект Полный обзор договоров вместо фрагмента в Excel

Контроль сроков с эскалацией

Система вычисляет из каждого срока действия и срока расторжения фактическую контрольную дату и уведомляет с заранее установленным для каждого типа договора сроком предупреждения. Если ответственное лицо не реагирует, напоминание через определённое время передаётся заместителю, а затем руководству. Таким образом срок больше не истекает молча, а только если кто-то сознательно решит иначе.

Экономия 2–5 ч в неделю на ведение сроков

Расторжение и продление как процесс

На основе напоминания принимается решение напрямую: расторгнуть, провести повторные переговоры или продолжить. При расторжении рабочий процесс создаёт письмо из шаблона с данными из реестра, представляет его на подпись и документирует отправку с датой. Решение вместе с обоснованием привязано к договору и остаётся прослеживаемым даже спустя два года.

Эффект Расторжение документировано, а не устно

Автоматическая фиксация новых договоров

Подписанный договор, поступающий в почтовый ящик или из решения для подписи, распознаётся и сам создаёт запись в реестре, включая сроки и ответственное лицо. Таким образом полнота реестра больше не зависит от того, вспомнит ли кто-то поддерживать его после заключения договора. Именно на этом месте разваливаются почти все решения на основе Excel.

Эффект Реестр остаётся полным без дисциплины

Анализ сроков действия и стоимости договоров

Из реестра формируется постоянный анализ: какие договоры истекают в ближайшие шесть месяцев, каковы повторяющиеся расходы за год, какие поставщики представлены несколько раз. Перед следующими переговорами с поставщиком вы будете знать, каким объёмом располагаете, вместо того чтобы его оценивать.

Эффект Переговоры с цифрами, а не по наитию

Инструменты

Построено на том, что у вас уже работает.

Для работающего управления договорами редко требуется собственное программное обеспечение для управления договорами с лицензионными затратами на пользователя. В большинстве компаний среднего бизнеса достаточно имеющейся среды Microsoft, дополненной автоматизацией и распознаванием документов. Какой путь подходит, мы решаем исходя из вашего портфеля договоров, а не из нашего любимого инструмента.

Microsoft 365

Power Automate для сроков и напоминаний

Если ваша повседневная работа проходит в Microsoft 365, мы создаём реестр на основе списка SharePoint и позволяем Power Automate ежедневно проверять контрольные даты, рассылать напоминания и выполнять эскалацию. Лицензия у вас уже есть во многих тарифах Microsoft 365, она просто не используется.

Посмотреть Power Automate

Межсистемное решение

n8n, когда подключаются ERP и бухгалтерия

Как только данные договоров нужно сверять с ERP, бухгалтерией или основными данными поставщиков, мы используем n8n, при желании self-hosted на немецких серверах. Так мы подключаем и системы, для которых в мире Microsoft нет готового коннектора.

Посмотреть n8n

ИИ

Распознавание документов для условий и сроков

Сроки расторжения редко находятся в одном и том же поле, а где-то в тексте договора. Агент ИИ считывает из документа срок действия, условие продления и стоимость договора и предлагает поля реестра. Предложение подтверждается человеком, чтобы ни один неверный срок незаметно не попал в систему.

Посмотреть ИИ-агентов

Как мы работаем

Модель 30 дней.

От первого разговора до работающего реестра договоров с контролем сроков за 30 дней, по заранее согласованной фиксированной цене вместо открытого учёта часов.

Бесплатный первичный анализ

За 60 минут мы выясняем, какие типы договоров у вас есть, где они находятся сегодня и какие сроки на самом деле создают проблемы. После этого вы будете знать, оправдывают ли себя усилия для вашего портфеля.

Структура реестра и фиксированная цена

Мы определяем поля реестра, сроки предупреждения по типу договора и уровни эскалации. Вы получаете предложение по фиксированной цене, прежде чем мы начнём разработку.

Фиксация портфеля и активация сроков

Мы заполняем реестр вашими реальными договорами, а не образцами данных, и сначала запускаем логику сроков в тестовом режиме. Только когда рассчитанные контрольные даты верны, напоминания отправляются реальным получателям.

Передача и контроль

Вы получаете документацию и инструктаж и можете самостоятельно изменять сроки, сроки предупреждения и ответственных лиц, не нуждаясь в нас. Расторжение никогда не происходит автоматически: система напоминает и документирует, а решение принимаете вы.

Следующий шаг

Речь у вас идёт скорее о хранении документов или об утверждениях?

Эта страница посвящена управлению действующими договорами: сроки, продления, расторжения, стоимость договоров. Если ваша реальная проблема — это хранение и поиск документов или утверждение перед подписанием, другие направления быстрее приведут к цели. В обзоре вы увидите, какие именно.

Посмотреть все услуги

Бесплатный первичный анализ

Знаете ли вы, какой договор продлится автоматически следующим?

В рамках бесплатного первичного анализа мы за 60 минут рассматриваем ваш портфель договоров и текущее ведение сроков и честно говорим вам, что можно автоматизировать, а что нет. Без обязательств и без давления продаж.

Записаться на встречу kontakt@nordflux.de

Бесплатно и без обязательств
Фиксированная цена вместо открытого учёта часов
Расторжение никогда не происходит автоматически, контроль остаётся за вами

Частые вопросы

Что предприятия часто спрашивают об автоматизированном управлении договорами.

Нужно ли нам собственное программное обеспечение для управления договорами?

В большинстве компаний среднего бизнеса — нет. Реестр договоров на основе SharePoint или базы данных в сочетании с автоматическим контролем сроков покрывает требования и не стоит дополнительной лицензии на пользователя. Специализированное программное обеспечение для управления договорами окупается только при очень больших портфелях или особых юридических требованиях, таких как библиотеки условий, и мы честно скажем вам об этом на первичном анализе.

Расторгает ли система договоры автоматически?

Нет, и это сделано намеренно. Система вычисляет контрольную дату, напоминает вовремя, эскалирует при молчании и по запросу создаёт письмо о расторжении из шаблона. Решение и подпись остаются за вами, потому что автоматически отправленное расторжение может нанести больше вреда, чем пропущенный срок.

Как наши старые договоры попадают в реестр?

Мы считываем существующий портфель с помощью распознавания документов: контрагент, срок действия, срок расторжения и стоимость договора предлагаются и один раз подтверждаются человеком. Договоры, которые распознавание не может прочитать с уверенностью, попадают в корзину проверки, а не неверно в систему. Этот однократный проход — самая трудоёмкая часть проекта, после чего реестр поддерживает себя сам при поступлении новых договоров.

Разве это не то же самое, что управление документами?

Нет. Управление документами обеспечивает правильное хранение и повторный поиск договора. Управление договорами регулирует, что происходит с договором на протяжении его срока действия: расчёт сроков, напоминание перед продлением, инициирование расторжения, анализ стоимости договоров. Оба процесса взаимодействуют, и если ваше хранение документов уже упорядочено, реестр создаётся тем быстрее.

Сколько стоит автоматизация управления договорами?

После бесплатного первичного анализа вы получаете фиксированную цену, а не открытый учёт часов. Затраты зависят прежде всего от того, сколько старых договоров нужно зафиксировать и насколько разнообразны ваши типы договоров, поэтому мы не называем произвольную усреднённую цену. Как консалтинг по цифровизации для среднего бизнеса, мы также можем воспользоваться субсидией BAFA, которая покроет часть расходов на консультирование.