Автоматизация напоминаний об оплате не означает слепую рассылку писем, это аккуратное построение всего процесса до неё: выгрузка открытых позиций из вашей системы бухучёта, проверка сроков, сверка поступивших платежей и подготовка подходящего уровня напоминания для каждого просроченного счёта. Для этого NordFlux объединяет бухгалтерию, банк и почтовый ящик в единый процесс. Вы видите каждый случай и по-прежнему сами утверждаете отправку.
Открытые позиции есть в системе бухучёта, но ежедневную проверку, сверку и составление писем никто не любит делать. Поэтому напоминания отправляются, когда находится время, а это обходится вдвойне: деньги приходят позже, а клиенты чувствуют себя незаслуженно упрекнутыми.
Эта страница описывает весь путь от открытых позиций до готового напоминания, а не одно письмо. В итоге напоминание отправляется только после вашего одобрения.
Процесс выгружает открытые позиции из вашей системы бухучёта и ежедневно проверяет, какой счёт превысил срок оплаты. Вместо взгляда в список, когда случайно находится время, вы получаете актуальный обзор просроченных счетов с суммой, клиентом и длительностью просрочки. Ничего не ускользает только потому, что никто не проверил.
Экономия 2–4 ч в неделюПрежде чем напоминание вообще будет подготовлено, процесс сверяет открытый счёт с движениями по счёту, даже если назначение платежа указано неточно. Тот, кто уже заплатил, исключается из списка напоминаний до того, как уйдёт неприятное напоминание. Именно эта сверка сегодня чаще всего делается вручную или вовсе забывается.
Эффект никаких напоминаний платящим клиентамНапоминание об оплате, первое напоминание, второе напоминание, передача: вы один раз задаёте сроки и тон для каждого уровня, а процесс выбирает нужный уровень для каждого просроченного счёта. Сборы за напоминания и проценты за просрочку рассчитываются по вашим правилам и вставляются в текст. Так третье напоминание никогда не уйдёт там, где не было первого.
Эффект чёткая эскалация без скачковНе каждый клиент обслуживается одинаково: постоянные клиенты получают более дружелюбный тон или более длительный срок, спорные счета исключаются из рассылки напоминаний. Всё, что достигает последнего уровня, попадает в список для передачи в инкассо или юристу, вместо бесконечных напоминаний. Правила для этого хранятся в одном месте и могут быть изменены в любой момент.
Эффект Отношения с клиентом остаются нетронутымиПроцесс готовит подлежащие отправке напоминания в виде готовых черновиков, вы утверждаете их по одному или пакетом, и только тогда они уходят по e-mail или письмом. Каждый шаг протоколируется: какой счёт когда достиг какого уровня и кто утвердил отправку. При возникновении вопроса вы за секунды увидите полную историю напоминаний по счёту.
Экономия Рассылка напоминаний за минуты вместо часовМы не заменяем вашу систему бухучёта, а строим пути к ней и обратно. Какой инструмент мы используем, зависит от вашей среды, а не от наших предпочтений.
Много источников, один процессСистема бухучёта, банковский счёт и почтовый ящик не общаются друг с другом сами по себе. n8n объединяет эти источники в единый процесс и по желанию работает на сервере в Германии, чтобы данные о клиентах и платежах не покидали компанию. Это обычный путь, когда несколько систем должны работать вместе.
Microsoft 365 уже используетсяЕсли вы работаете с Microsoft 365, утверждение рассылки напоминаний происходит прямо в вашей среде: в виде карточки утверждения в Teams или Outlook, с сохранением в SharePoint. Необходимые для этого стандартные коннекторы уже покрываются вашей лицензией Microsoft 365. Если процесс обращается к системам за пределами Microsoft 365, может понадобиться премиум-лицензия, мы открыто проясняем это заранее.
Открытые позиции берутся из системы, в которой они и так ведутся, будь то DATEV, Lexware, sevDesk или модуль ERP. Если у системы есть интерфейс, мы используем его, иначе программный робот считывает данные через интерфейс пользователя. О подключении DATEV подробно рассказано на отдельной странице.
От первого разговора до работающего процесса напоминаний за 30 дней, по фиксированной цене вместо открытого учёта часов.
60 минут, без обязательств: мы смотрим, как сегодня возникают ваши открытые позиции, кто и когда напоминает и где буксует сверка платежей. После этого вы будете знать, какую часть стоит автоматизировать.
Вы получаете конкретное предложение: какие системы мы подключаем, как отображаются ваши уровни напоминаний и сроки и сколько это стоит. Одна цифра, никаких сюрпризов в конце месяца.
Мы строим процесс и тестируем его на ваших реальных просроченных счетах за завершённый период, включая особые случаи. Вы сравниваете результат с тем, что сделала бы ваша команда вручную.
Ваша команда получает инструктаж и документацию, где указано, где менять правила и как вмешиваться. По желанию мы берём эксплуатацию на себя с фиксированным уровнем обслуживания.
Эта страница подробно описывает процесс напоминаний. Если вы имеете в виду весь процесс от сбора документов до передачи налоговому консультанту, страница об автоматизации бухучёта служит правильной отправной точкой, а для входящих счетов есть отдельная, более подробная страница.
В рамках бесплатного первичного анализа мы вместе рассчитаем, сколько времени сегодня отнимают напоминания и насколько быстрее будут приходить деньги при чётком процессе. 60 минут, без обязательств, без давления продаж.
Автоматизированные напоминания об оплате означают, что просроченные счета самостоятельно выявляются, сверяются с поступившими платежами и относятся к нужному уровню напоминания, вместо того чтобы кто-то вручную просматривал открытые позиции. Процесс готовит напоминания в виде черновика. Вы по-прежнему решаете, отправлять их и когда.
Нет, именно это и предотвращает процесс. Перед каждым напоминанием открытые позиции сверяются с движениями по счёту, тот, кто заплатил, исключается из рассылки. Поскольку отправка происходит только после вашего одобрения, это дополнительная защита от ошибочных напоминаний.
Да. Открытые позиции берутся из системы, в которой вы их и так ведёте, будь то DATEV, Lexware, sevDesk или модуль ERP. Если у системы есть интерфейс, мы используем его, иначе программный робот считывает данные через интерфейс пользователя. Мы никогда не вносим изменения в обход вашей бухгалтерии.
Контроль остаётся за вами. Процесс готовит подлежащие отправке напоминания в виде черновика и представляет их вам на утверждение, по одному или пакетом, и только тогда они уходят. По желанию бесспорные первые напоминания об оплате можно отправлять автоматически, оставляя на утверждение только более высокие уровни, решение остаётся за вами.
Цена зависит от того, сколько систем нужно подключить и насколько разветвлены ваши уровни напоминаний и исключения, поэтому мы не называем фиксированную сумму наугад. После бесплатного первичного анализа вы получаете фиксированную цену за чётко очерченный объём работ, а не открытый учёт часов. Если автоматизация не окупается при вашем объёме счетов, мы скажем вам об этом на первой встрече.
