Rétention Purview pour 30 collaborateurs : ce que vous devez vraiment configurer

Microsoft Purview régit, via deux outils distincts, la durée pendant laquelle le contenu de votre tenant Microsoft 365 est conservé et le moment où il est automatiquement supprimé : les stratégies de rétention pour des boîtes aux lettres ou des sites entiers, et les étiquettes de rétention pour des éléments individuels. Selon la documentation officielle Microsoft sur la rétention les stratégies de rétention couvrent les charges de travail Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams et Viva Engage, tandis que les étiquettes de rétention permettent un contrôle plus fin, au niveau de chaque élément. Pour une entreprise de 30 collaborateurs, une seule stratégie large suffit dans la plupart des cas, complétée par quelques étiquettes pour les documents particulièrement sensibles. État : août 2026.

Quelle est la différence entre une stratégie et une étiquette ?

Une stratégie de rétention s'applique à des boîtes aux lettres, des sites ou des canaux Teams entiers et détermine la durée minimale de conservation ou la date limite de suppression du contenu, sans que personne n'ait à marquer manuellement chaque fichier. Une étiquette de rétention, en revanche, est appliquée à des documents, e-mails ou éléments de liste individuels, soit manuellement par les utilisateurs, soit automatiquement selon des conditions, et remplace généralement la stratégie générale pour cet élément précis. Pour la plupart des PME, le point de départ judicieux est une stratégie au niveau du tenant ; les étiquettes ne s'ajoutent que lorsque certains types de documents, comme les contrats ou les dossiers du personnel, nécessitent des délais différents.

Quelle licence vous faut-il pour publier des étiquettes de rétention ?

Le droit de publier des étiquettes de rétention est lié à des licences spécifiques. Selon la documentation Microsoft sur les prérequis de licence en font notamment partie Microsoft 365 Business Premium ainsi que les offres E3 et E5, en plus des licences dédiées de la suite Purview. L'emplacement de stockage concerné est également déterminant : pour les boîtes aux lettres Exchange, les licences Exchange Online Plan 1 ou 2 suffisent, pour les emplacements SharePoint ou OneDrive, les licences SharePoint Online Plan 1 ou 2. Un tenant Business Premium peut donc en principe publier des étiquettes sans qu'une mise à niveau vers E5 soit nécessaire, tant que les emplacements cibles se trouvent dans les charges de travail sous licence.

Comment démarrer concrètement avec une stratégie de rétention ?

Avant de créer une stratégie, déterminez si le contenu doit être principalement conservé, principalement supprimé, ou les deux de manière échelonnée dans le temps, car cette décision fondamentale détermine la configuration ultérieure. Ensuite, dans le portail de conformité Purview, sélectionnez les charges de travail concernées et indiquez un délai, généralement calculé en années à partir de la date de création ou de la dernière modification, comme le décrit le guide Microsoft sur les paramètres de rétention. Testez une nouvelle stratégie d'abord sur un seul site ou une seule boîte aux lettres avant de l'étendre à l'ensemble du tenant, car un contenu supprimé ne peut souvent plus être restauré.

Où faut-il, en plus de la simple rétention, un processus supplémentaire ?

Les stratégies de rétention ne déclenchent elles-mêmes aucune notification et ne remplacent aucun processus de suppression documenté ; elles garantissent seulement que le contenu est techniquement conservé ou supprimé aussi longtemps, ou aussi rapidement, que configuré. Quiconque souhaite en outre s'assurer qu'une personne soit informée ou qu'une validation ait lieu avant une suppression automatique a besoin pour cela d'un processus propre en dehors de Purview, par exemple via Power Automate ou une automatisation comparable réagissant aux échéances à venir.

Questions fréquentes sur la rétention Purview pour les PME

Microsoft 365 Business Premium suffit-il pour une stratégie de rétention complète ?

Pour l'utilisation de base des stratégies et étiquettes de rétention, oui, car Business Premium fait, selon Microsoft, partie des licences offrant des droits d'utilisation pour la publication d'étiquettes. Pour des fonctionnalités avancées comme la classification automatisée basée sur le contenu, des licences Purview supplémentaires, allant au-delà du périmètre standard de Business Premium, sont parfois nécessaires.

Que se passe-t-il si une stratégie de rétention et une étiquette se contredisent ?

En règle générale, une étiquette appliquée à un élément individuel a la priorité sur une stratégie générale, car elle est considérée comme une règle plus ciblée. En cas de règles multiples s'appliquant simultanément, des principes de priorité supplémentaires entrent en jeu, c'est pourquoi il est utile de vérifier les combinaisons plus complexes sur du contenu de test avant une utilisation en production.

Puis-je restaurer un e-mail supprimé après l'expiration du délai de rétention ?

Après l'expiration d'un délai de suppression et la suppression effective par une stratégie, une restauration n'est généralement plus possible ; c'est là l'objectif même de cette fonction. Vérifiez donc les délais de suppression avec un soin particulier avant d'activer une stratégie en production, plutôt que de vouloir corriger les délais après coup.

Une stratégie de rétention s'applique-t-elle aussi aux discussions dans Microsoft Teams ?

Oui, Teams fait, selon Microsoft, partie des charges de travail couvertes par les stratégies de rétention, aussi bien pour les messages de canal que pour les discussions privées. Notez que le contenu des canaux et des discussions peut se comporter différemment sur le plan technique, et qu'il est utile de vérifier les deux domaines séparément plutôt que de supposer une couverture uniforme.