Microsoft Lists ou liste SharePoint : le même stockage, deux interfaces

Microsoft Lists et une liste SharePoint classique stockent leurs données de manière techniquement identique : chaque liste que vous créez dans l'application Lists se trouve finalement dans SharePoint Online, soit sur un site d'équipe, soit, pour une liste personnelle, dans votre OneDrive for Business. Selon la présentation officielle de Microsoft sur Lists l'application Lists utilise SharePoint comme service de stockage sous-jacent, la différence ne réside donc pas dans l'emplacement de stockage, mais dans l'interface et les modèles que Lists apporte en plus. Dans la pratique, cela signifie que vous pouvez ouvrir à tout moment une liste SharePoint existante dans Lists et inversement, sans devoir déplacer de données. À jour au : août 2026.

Où se trouvent réellement les listes personnelles ?

Les listes personnelles que vous placez, lors de la création, sous « Mes listes » plutôt que sur un site, se retrouvent dans votre propre OneDrive for Business, qui repose lui-même sur SharePoint Online. Selon une clarification du forum Microsoft Q&A une liste personnelle n'est donc visible que par vous tant que vous ne la partagez pas explicitement, tandis qu'une liste déposée sur un site d'équipe hérite automatiquement des autorisations de ce site. Pour les données d'équipe sur lesquelles plusieurs personnes doivent collaborer, la liste de site est donc presque toujours le bon choix ; les listes personnelles conviennent plutôt à des listes de tâches individuelles ou à des brouillons qui ne doivent pas encore être partagés.

Que peut faire l'application Lists qu'une simple liste SharePoint ne peut pas faire ?

L'application Lists elle-même n'ajoute aucune nouvelle technologie de stockage, mais plutôt sa propre page d'accueil avec des modèles prêts à l'emploi pour des cas d'usage typiques tels que le suivi des incidents, la gestion des stocks ou la planification d'événements. Ces modèles sont des structures de colonnes et des vues préconfigurées que vous pouvez ensuite adapter librement ; techniquement, cela donne une liste SharePoint tout à fait normale. De plus, Lists propose une application mobile et la possibilité d'ouvrir des listes directement depuis Microsoft Teams, ce qui n'est pas prévu pour une liste SharePoint classique sans étape supplémentaire.

Comment plusieurs listes sont-elles liées entre elles ?

Grâce aux colonnes de recherche (colonnes lookup), vous pouvez, dans une liste, faire référence aux valeurs d'une autre liste, par exemple pour accéder, dans une liste « Commandes », via une colonne lookup, à la ligne correspondante d'une liste « Clients ». Cela ne remplace pas une base de données relationnelle, mais suffit pour de nombreux cas d'usage de PME afin d'éviter une double saisie des données. Il est important de créer d'abord la liste cible, car la colonne lookup référence, lors de sa création, une liste déjà existante et ne peut pas, rétroactivement, pointer vers une liste qui n'existe pas encore.

Quand une automatisation basée sur des listes est-elle rentable ?

Dès que plusieurs personnes créent ou modifient régulièrement des entrées dans une liste, il vaut la peine de se pencher sur Power Automate, car les changements de statut, les nouvelles lignes ou les partages peuvent être transférés directement dans un flux, par exemple pour envoyer automatiquement une notification ou démarrer un processus d'approbation lors de l'ajout d'une nouvelle ligne. Pour les entreprises qui ne souhaitent pas mettre en place elles-mêmes cette automatisation, NordFlux prend en charge la mise en place sous forme de projet à prix fixe.

Questions fréquentes sur Microsoft Lists et les listes SharePoint

Puis-je transformer a posteriori une liste SharePoint en modèle Lists ?

Non, une liste existante ne peut pas être affectée rétroactivement à un modèle, mais vous pouvez transférer manuellement les vues et la mise en forme des colonnes des modèles vers une liste existante. Le modèle n'est fondamentalement qu'un point de départ pour de nouvelles listes, et non une propriété permanente de la liste finalisée.

Est-ce que je perds des données si je déplace ultérieurement une liste personnelle vers un site ?

Microsoft Lists ne propose pas de fonction de déplacement directe entre « Mes listes » et un site ; en pratique, vous exportez la liste et la réimportez à destination. Prévoyez donc, pour les listes qui seront prévisiblement utilisées par plusieurs personnes, un site d'équipe comme emplacement de stockage dès le départ.

Une liste dans Lists compte-t-elle dans le quota de stockage SharePoint ?

Oui, comme les données se trouvent techniquement dans SharePoint Online ou OneDrive, elles comptent dans le quota de stockage respectif du tenant ou de l'utilisateur. Pour la plupart des listes avec des colonnes de texte et de nombres, ce n'est pas une limite pertinente dans la pratique ; seules des pièces jointes volumineuses s'accumulent de façon notable.

Ai-je besoin d'une licence supplémentaire pour Microsoft Lists ?

Non, Microsoft Lists fait partie de la fonctionnalité SharePoint Online et est donc inclus dans les plans Microsoft 365 courants comprenant SharePoint ; une licence séparée n'est pas nécessaire. En cas de doute, vérifiez votre plan actuel dans le centre d'administration Microsoft 365, car les plans plus anciens ou les plans Exchange seuls n'incluent parfois pas SharePoint.