Automatisierung · Vertragsmanagement

Kein Vertrag verlängert sich mehr, weil niemand rechtzeitig hingeschaut hat.

Wir bauen ein zentrales Vertragsregister mit Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsregel, Vertragswert und verantwortlicher Person. Die Fristenüberwachung läuft automatisch: Erinnerung mit Vorlauf, Eskalation an die Geschäftsführung, wenn niemand reagiert, und eine Entscheidung, die dokumentiert ist. Kündigen oder weiterlaufen lassen entscheiden weiterhin Sie.

Kostenlose Erstanalyse Anwendungsfälle

Das Problem

Die Verträge liegen überall, die Fristen nirgendwo.

Der Wartungsvertrag verlängert sich still um ein Jahr, der Rahmenvertrag mit dem Lieferanten läuft seit Monaten ohne Preisanpassung weiter, und die Excel-Liste mit den Kündigungsfristen hat zuletzt jemand gepflegt, der nicht mehr da ist. Auffallen tut das immer erst, wenn es zu spät ist.

01Verträge mit automatischer Verlängerung laufen weiter, weil die Kündigungsfrist niemand im Blick hatte. Die Mehrkosten stehen erst in der nächsten Rechnung.
02Die Fristenliste in Excel ist nicht falsch, sie ist nur alt. Neue Verträge landen dort nur, wenn jemand daran denkt.
03Niemand kann auf Anhieb sagen, wie viele laufende Verträge es gibt, was sie im Jahr kosten und wer sie verantwortet.
04Ein Erinnerungstermin im Outlook-Kalender einer einzelnen Person ist kein Prozess. Ist die Person im Urlaub oder ausgeschieden, verfällt die Frist stillschweigend.

Anwendungsfälle

Was wir im Vertragsmanagement konkret automatisieren.

Es geht hier nicht um die Ablage von Dokumenten, sondern um die Steuerung der Verträge: Fristen, Verlängerungen, Kündigungen, Vertragswerte. Fünf Strecken, die wir regelmäßig bauen.

Vertragsregister aus dem Bestand aufbauen

Bestehende Verträge aus Postfächern, Fileserver und Ordnern werden per KI-Dokumentenerkennung ausgelesen: Vertragspartner, Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel und Vertragswert landen als strukturierte Felder in einem zentralen Register. Was die Erkennung nicht sicher lesen kann, kommt in einen Prüfkorb und wird einmal von Hand bestätigt. Danach existiert zum ersten Mal eine vollständige Liste dessen, was Sie überhaupt unterschrieben haben.

Wirkung Vollständige Vertragsübersicht statt Excel-Fragment

Fristenüberwachung mit Eskalation

Das System rechnet aus jeder Laufzeit und Kündigungsfrist den tatsächlichen Stichtag und meldet sich mit dem Vorlauf, den Sie je Vertragsart festlegen. Reagiert die zuständige Person nicht, geht die Erinnerung nach einer definierten Zeit an die Vertretung und danach an die Geschäftsführung. Die Frist verfällt damit nicht mehr still, sondern nur noch, wenn sich jemand bewusst dagegen entscheidet.

Ersparnis 2–5 h pro Woche Fristenpflege

Kündigung und Verlängerung als Ablauf

Aus der Erinnerung heraus wird direkt entschieden: kündigen, nachverhandeln oder weiterlaufen lassen. Bei einer Kündigung erzeugt der Workflow das Schreiben aus der Vorlage mit den Daten aus dem Register, legt es zur Unterschrift vor und dokumentiert den Versand mit Datum. Die Entscheidung samt Begründung hängt am Vertrag und ist zwei Jahre später noch nachvollziehbar.

Wirkung Kündigung dokumentiert statt mündlich

Neue Verträge automatisch erfassen

Ein unterschriebener Vertrag, der im Postfach oder aus der Signaturlösung eingeht, wird erkannt und legt selbst den Registereintrag an, inklusive Fristen und verantwortlicher Person. Damit hängt die Vollständigkeit des Registers nicht mehr daran, ob jemand nach dem Abschluss noch daran denkt, es zu pflegen. Genau dort brechen fast alle Excel-Lösungen auseinander.

Wirkung Register bleibt vollständig, ohne Disziplin

Auswertung über Laufzeiten und Vertragswerte

Aus dem Register entsteht eine laufende Auswertung: welche Verträge in den nächsten sechs Monaten auslaufen, was die wiederkehrenden Kosten pro Jahr sind, welche Lieferanten mehrfach vertreten sind. Vor der nächsten Verhandlung mit einem Lieferanten wissen Sie, welches Volumen Sie in der Hand haben, statt es zu schätzen.

Wirkung Verhandlung mit Zahlen statt Bauchgefühl

Werkzeuge

Gebaut mit dem, was bei Ihnen schon läuft.

Für ein funktionierendes Vertragsmanagement braucht es selten eine eigene Vertragsmanagement-Software mit Lizenzkosten pro Nutzer. In den meisten Mittelständlern reicht die vorhandene Microsoft-Umgebung, ergänzt um Automatisierung und Dokumentenerkennung. Welcher Weg passt, entscheiden wir nach Ihrem Bestand, nicht nach unserem Lieblingswerkzeug.

Microsoft 365

Power Automate für Fristen und Erinnerungen

Liegt Ihr Alltag in Microsoft 365, bauen wir das Register auf einer SharePoint-Liste auf und lassen Power Automate täglich die Stichtage prüfen, Erinnerungen verschicken und eskalieren. Die Lizenz haben Sie in vielen Microsoft-365-Plänen bereits, sie wird nur nicht genutzt.

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Systemübergreifend

n8n, wenn ERP und Buchhaltung dazukommen

Sobald Vertragsdaten mit ERP, Buchhaltung oder Lieferantenstammdaten abgeglichen werden müssen, setzen wir n8n ein, auf Wunsch self-hosted auf deutschen Servern. Damit binden wir auch Systeme an, für die es in der Microsoft-Welt keinen fertigen Konnektor gibt.

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Dokumentenerkennung für Klauseln und Fristen

Kündigungsfristen stehen selten im gleichen Feld, sondern irgendwo im Fließtext des Vertrags. Ein KI-Agent liest Laufzeit, Verlängerungsklausel und Vertragswert aus dem Dokument aus und schlägt die Registerfelder vor. Bestätigt wird der Vorschlag von einem Menschen, damit keine falsche Frist unbemerkt ins System wandert.

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So arbeiten wir

Das 30-Tage-Modell.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Vertragsregister mit Fristenüberwachung in 30 Tagen, zum vorher vereinbarten Festpreis statt offenem Stundenzettel.

Kostenlose Erstanalyse

In 60 Minuten klären wir, welche Vertragsarten bei Ihnen anfallen, wo sie heute liegen und welche Fristen tatsächlich weh tun. Danach wissen Sie, ob sich der Aufwand für Ihren Bestand lohnt.

Registerstruktur und Festpreis

Wir legen die Felder des Registers, die Vorlaufzeiten je Vertragsart und die Eskalationsstufen fest. Sie bekommen ein Angebot zum Festpreis, bevor wir mit dem Bau anfangen.

Bestand erfassen und Fristen scharf schalten

Wir befüllen das Register aus Ihren echten Verträgen, nicht aus Musterdaten, und lassen die Fristenlogik zunächst im Testbetrieb mitlaufen. Erst wenn die berechneten Stichtage stimmen, gehen die Erinnerungen an die echten Empfänger.

Übergabe und Kontrolle

Sie bekommen Dokumentation und Einweisung, und Sie können Fristen, Vorlaufzeiten und Verantwortliche selbst ändern, ohne uns dafür zu brauchen. Gekündigt wird nie automatisch: Das System erinnert und dokumentiert, entscheiden tun Sie.

Nächster Schritt

Geht es Ihnen eher um Ablage oder um Freigaben?

Diese Seite behandelt die Steuerung laufender Verträge: Fristen, Verlängerungen, Kündigungen, Vertragswerte. Wenn Ihr eigentliches Problem die Ablage und das Wiederfinden von Dokumenten ist oder die Freigabe vor der Unterschrift, führen andere Strecken schneller zum Ziel. In der Übersicht sehen Sie, welche das sind.

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Kostenlose Erstanalyse

Wissen Sie, welcher Vertrag sich als Nächstes automatisch verlängert?

In der kostenlosen Erstanalyse sehen wir uns in 60 Minuten Ihren Vertragsbestand und Ihre heutige Fristenpflege an und sagen Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.

Termin buchen kontakt@nordflux.de

Kostenlos und unverbindlich
Festpreis statt offener Stundenzettel
Gekündigt wird nie automatisch, Sie behalten die Kontrolle

Häufige Fragen

Was Betriebe zum automatisierten Vertragsmanagement oft fragen.

Brauchen wir eine eigene Vertragsmanagement-Software?

In den meisten Mittelständlern nicht. Ein Vertragsregister auf Basis von SharePoint oder einer Datenbank, kombiniert mit automatischer Fristenüberwachung, deckt die Anforderungen ab und kostet keine zusätzliche Lizenz pro Nutzer. Eine spezialisierte Vertragsmanagement-Software lohnt sich erst bei sehr großen Beständen oder bei juristischen Sonderanforderungen wie Klauselbibliotheken, und das sagen wir Ihnen in der Erstanalyse ehrlich.

Kündigt das System Verträge automatisch?

Nein, und das ist Absicht. Das System berechnet den Stichtag, erinnert rechtzeitig, eskaliert bei Schweigen und erzeugt auf Wunsch das Kündigungsschreiben aus der Vorlage. Die Entscheidung und die Unterschrift bleiben bei Ihnen, weil eine automatisch verschickte Kündigung mehr Schaden anrichten kann als eine verpasste Frist.

Wie kommen unsere Altverträge ins Register?

Wir lesen den Bestand mit Dokumentenerkennung aus: Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragswert werden vorgeschlagen und einmalig von einem Menschen bestätigt. Verträge, die die Erkennung nicht sicher lesen kann, landen in einem Prüfkorb statt falsch im System. Dieser einmalige Durchlauf ist der aufwendigste Teil des Projekts, danach pflegt sich das Register bei neuen Verträgen selbst.

Ist das nicht dasselbe wie ein Dokumentenmanagement?

Nein. Ein Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass ein Vertrag richtig abgelegt und wiedergefunden wird. Das Vertragsmanagement steuert, was mit dem Vertrag über seine Laufzeit passiert: Fristen berechnen, vor der Verlängerung erinnern, Kündigung auslösen, Vertragswerte auswerten. Beides greift ineinander, und wenn Ihre Ablage bereits sauber ist, geht das Register umso schneller.

Was kostet es, das Vertragsmanagement zu automatisieren?

Sie bekommen nach der kostenlosen Erstanalyse einen Festpreis, keinen offenen Stundenzettel. Der Aufwand hängt vor allem davon ab, wie viele Altverträge erfasst werden müssen und wie unterschiedlich Ihre Vertragsarten sind, deshalb nennen wir keine Pauschale ins Blaue. Als Digitalisierungsberatung für den Mittelstand kann zudem eine BAFA-Förderung einen Teil der Beratungskosten abdecken.