Workflows Dataverse vs. Cloud Flows (FAQ)

Quiconque travaille avec Dataverse finit tôt ou tard par tomber sur trois notions aux noms proches : les flux de processus métier, les workflows classiques et les Cloud Flows de Power Automate. Les trois apparaissent dans le même menu, les trois portent en quelque sorte le nom de « processus », et les trois soulèvent la même question chez les débutants : quel outil automatise réellement quelque chose, et lequel se contente de guider une personne à travers un formulaire ?

La réponse compte plus qu'il n'y paraît de prime abord. Quiconque construit un flux de processus métier là où un Cloud Flow serait en réalité nécessaire obtient au final un joli indicateur de progression, mais pas une seule action automatisée. Cet article FAQ situe les trois concepts à partir de la documentation officielle de Microsoft et montre quand utiliser quel outil.

Ce que fait vraiment un flux de processus métier

Un flux de processus métier (Business Process Flow en anglais) définit une série de phases et d'étapes affichées en haut du formulaire. Chaque phase regroupe un ensemble d'étapes, et chaque étape correspond à une colonne dans laquelle quelqu'un saisit des données. Selon l'aperçu des flux de processus métier il est possible de marquer une étape comme obligatoire, de sorte qu'un utilisateur doive remplir la colonne correspondante avant de pouvoir passer à la phase suivante. Microsoft appelle cela le « stage-gating ».

Point important pour la distinction : selon la même documentation, un flux de processus métier n'offre aucune logique métier conditionnelle ni automatisation, mais seulement un environnement optimisé pour la saisie de données et le contrôle du passage entre les phases. Il peut s'étendre sur jusqu'à cinq tables différentes, par exemple de la piste au devis jusqu'à la facture, et jusqu'à dix flux de processus métier actifs avec un maximum de 30 phases chacun sont possibles par table. Des exemples connus issus de Dynamics 365 sont le processus « Lead to Opportunity Sales Process » ou le « Phone to Case Process ». Un flux de processus métier est donc, au fond, un rail de guidage pour les personnes, pas une automatisation en arrière-plan.

Les workflows classiques : le modèle en fin de vie

Outre les flux de processus métier, Dataverse propose aussi les workflows classiques en arrière-plan, qui appartiennent techniquement à la même famille de processus, mais qui automatisent réellement des tâches. Selon la comparaison entre Power Automate et le workflow classique Microsoft recommande explicitement de créer les nouveaux processus d'automatisation sous forme de Cloud Flow plutôt que de workflow classique, et de remplacer progressivement les workflows classiques existants. Un point sur lequel les workflows classiques ont encore l'avantage sur les Cloud Flows : une exécution synchrone, donc en temps réel, ainsi que l'accès à l'image préalable des données avant une modification. Microsoft indique toutefois, dans la même source, que les workflows synchrones sont une cause fréquente de problèmes de performance pour les utilisateurs finaux, et recommande de déplacer cette logique vers des Cloud Flows asynchrones dans la mesure du possible.

Les Cloud Flows : là où se joue l'automatisation réelle

Un Cloud Flow est le véritable bloc d'automatisation de Power Automate. Il démarre via un déclencheur, par exemple Lorsqu'une ligne est ajoutée, modifiée ou supprimée, puis exécute une chaîne d'actions, soit au sein de Dataverse, soit via plus de 260 connecteurs supplémentaires vers des systèmes externes tels que SharePoint, Teams ou la messagerie électronique. Pour le déclencheur Dataverse, selon la documentation sur le déclencheur pour les modifications de ligne tu définis trois paramètres centraux :

• Type de modification, à savoir si le flow s'exécute lors de la création, de la modification ou de la suppression d'une ligne
• Nom de la table, à savoir quelle table est surveillée
• Portée, à savoir si seules tes propres lignes, les lignes de l'unité commerciale ou celles de toute l'organisation déclenchent le flow

Il est en outre possible de définir des colonnes de filtre et une expression de filtre OData, afin que le flow ne se déclenche que pour des modifications réellement pertinentes, par exemple uniquement lorsque le prénom change. Via l'option Exécuter en tant que tu peux également définir si une action Dataverse s'exécute dans le contexte du propriétaire du flow, du propriétaire de la ligne ou de l'utilisateur qui a déclenché la modification.

Les principales différences en un coup d'œil

• Un flux de processus métier guide une personne à travers des phases et des étapes, sans automatiser quoi que ce soit lui-même.
• Un workflow classique automatise en arrière-plan, mais s'exécute de façon synchrone et est considéré comme un modèle en fin de vie.
• Un Cloud Flow automatise de façon asynchrone, avec des boucles, des branches parallèles, des approbations, des planifications et une connexion à des systèmes externes via des connecteurs.
• Selon la documentation, les Cloud Flows s'exécutent presque en temps réel, car ils utilisent des webhooks plutôt que des interrogations à intervalles réguliers, avec des limites de 100 000 actions par tranche de cinq minutes et un débit maximal de 6 Go sur la même période.
• Une exécution de flow individuelle se termine automatiquement au bout de 30 jours au plus tard.

Quand utiliser quoi

Si des collaborateurs doivent suivre de façon cohérente un processus à plusieurs étapes, par exemple le traitement d'une piste jusqu'à l'opportunité, un flux de processus métier est le bon choix. Mais dès que quelque chose doit réellement se produire sans que personne ne clique sur un bouton, comme l'envoi d'un e-mail, la création d'un enregistrement dans un autre système ou le déclenchement d'une approbation, tu as besoin d'un Cloud Flow. Les deux outils ne s'excluent pas mutuellement : selon la documentation Microsoft, un flux de processus métier peut même déclencher un workflow, ou indirectement un Cloud Flow, à certaines transitions de phase, par exemple via une étape de workflow globale lors de la clôture ou de l'arrêt anticipé du processus.

Pour les entreprises qui utilisent leur environnement Dataverse en production, il vaut la peine de porter un regard attentif à la répartition des tâches entre ces deux mondes, avant que trop d'automatisations ne soient forcées, comme solution de contournement, dans des flux de processus métier. Dans le cadre d'un accompagnement Power Automate par NordFlux il est possible d'examiner le dispositif existant de façon ciblée et de le soulager là où des collaborateurs numériques peuvent prendre en charge l'automatisation de façon plus fiable qu'une barre de processus guidée manuellement. Tu gardes ainsi le plein contrôle sur l'étape de processus qui continue d'être guidée par des personnes et celle qui est traitée automatiquement en arrière-plan.

Questions fréquentes

Un flux de processus métier peut-il créer lui-même des données dans d'autres systèmes ?

Non. Selon la documentation Microsoft, un flux de processus métier n'offre aucune automatisation ni logique métier conditionnelle propre, mais uniquement une interface de saisie guidée au sein de Dataverse. Pour des actions dans des systèmes externes, comme l'envoi d'un e-mail ou la création d'un enregistrement dans SharePoint, il te faut un Cloud Flow avec le connecteur adapté.

Dois-je encore construire de nouvelles automatisations sous forme de workflow classique ?

Non. Microsoft recommande explicitement, dans sa documentation officielle, de créer les nouveaux processus d'automatisation sous forme de Cloud Flow, et de vérifier et remplacer progressivement les workflows classiques existants. Un avantage subsiste pour les workflows classiques : l'exécution synchrone en temps réel ainsi que l'accès à l'image préalable des données, que les Cloud Flows n'offrent pas sous cette forme.

À quelle vitesse un Cloud Flow réagit-il à une modification dans Dataverse ?

Selon la documentation, les Cloud Flows avec déclencheur Dataverse s'exécutent presque en temps réel, car ils sont notifiés via des webhooks plutôt qu'interrogés à intervalles fixes. Dans une fenêtre de cinq minutes, des limites de 100 000 actions par flow et de 6 Go de débit maximal s'appliquent, ce qui peut devenir pertinent pour des automatisations très intensives en données.

Un flux de processus métier peut-il déclencher un Cloud Flow ?

Pas directement, mais indirectement oui. Un flux de processus métier peut déclencher un workflow classique au niveau d'une phase, et ce workflow peut à son tour exécuter des actions Dataverse qui sont détectées par un Cloud Flow via le déclencheur pour les modifications de ligne. La voie directe est généralement plus propre : le Cloud Flow réagit immédiatement à la modification de données que le flux de processus métier déclenche dans le formulaire, sans détour par un workflow classique.

Combien de flux de processus métier puis-je créer par table ?

Jusqu'à dix flux de processus métier actifs par table sont possibles selon la documentation, avec un maximum de 30 phases par processus et jusqu'à cinq tables liées pour un processus multi-tables. Les rôles de sécurité et un ordre défini permettent de contrôler quel flux de processus métier est chargé par défaut pour quel groupe d'utilisateurs.