Détecter la prolifération des flux Power Automate

Un seul flux Power Automate est facile à surveiller. Après un an d'utilisation active, la réalité dans la plupart des entreprises est différente : des dizaines, voire des centaines de flux sont répartis sur plusieurs environnements, créés par différents services métier, souvent sans vue d'ensemble centralisée sur qui les possède, s'ils fonctionnent encore ou à quelle fréquence ils échouent. Cette prolifération résulte rarement d'une négligence. Elle est le revers de ce qui fait précisément le succès de Power Automate : toute personne disposant de la licence adéquate peut créer ses propres automatisations, sans jamais impliquer le service informatique.

Avant de mettre en place des règles de gouvernance ou de désactiver des flux inutilisés, tu as d'abord besoin d'un état des lieux fiable. Microsoft propose pour cela deux outils complémentaires : la fonction d'inventaire native du Power Platform Admin Center et, pour des analyses plus approfondies, le CoE Starter Kit. Comme pour les collaborateurs humains, il en va de même pour les collaborateurs numériques : sans vue d'ensemble sur qui est responsable de quoi et qui travaille encore activement, tu n'as pas vraiment le contrôle, tu espères simplement que rien ne va mal tourner. Cet article montre comment utiliser concrètement ces deux approches pour rendre à nouveau visible ton paysage de flux.

Pourquoi le paysage de flux grandit sans qu'on s'en aperçoive

Power Automate abaisse délibérément la barrière d'entrée à l'automatisation, au point que même les utilisateurs métier sans expérience en développement deviennent productifs. C'est le cœur du succès de la plateforme, mais cela a un revers : les flux naissent dans des environnements différents, avec des conventions de nommage différentes, souvent comme projet personnel d'une seule personne. Si quelqu'un quitte l'entreprise ou change de service, le flux reste souvent simplement en place, techniquement actif, mais sans personne pour le maintenir ni même en avoir encore connaissance. Sans vue centralisée sur l'ensemble des environnements d'un locataire, cet état est difficile à repérer, et encore plus difficile à corriger de façon systématique.

Utiliser la fonction d'inventaire du Power Platform Admin Center

Le point de départ le plus important est l'inventaire Power Platform dans l'Admin Center. Il offre aux administrateurs du locataire une vue unifiée de tous les agents, applications et flux créés dans l'ensemble de l'organisation sur la Power Platform, avec des fonctions de filtrage, de recherche et de tri. Concrètement, il aide notamment pour les tâches suivantes :

• Identifier les experts : Tu vois immédiatement qui crée le plus de ressources et tu peux impliquer ces personnes de façon ciblée dans les décisions de gouvernance.
• Éviter les ressources orphelines : Tu trouves les flux et applications dont les propriétaires ont quitté l'entreprise, avant que cela ne devienne un risque opérationnel.
• Faire respecter la conformité : Les ressources créées dans des régions non approuvées peuvent être filtrées de façon ciblée.
• Prioriser la gouvernance : Tu repères en un coup d'œil les environnements comportant particulièrement beaucoup de ressources et tu peux y intervenir en premier.

L'inventaire est accessible via Gérer > Inventaire pour la vue à l'échelle du locataire, ou via Gérer > Power Automate > Inventaire des flux spécifiquement pour les flux cloud. Selon Microsoft, les ressources nouvellement créées, modifiées ou supprimées apparaissent dans un délai d'environ 15 minutes, ce qui rend l'inventaire nettement plus à jour que les rapports d'analyse classiques. L'accès nécessite un rôle d'administrateur à l'échelle du locataire, précisément Administrateur Power Platform ou Administrateur Dynamics 365 ; sans l'un de ces rôles, l'inventaire reste inaccessible.

Analyser les données d'utilisation et les erreurs

Là où l'inventaire montre *ce qui* existe, les analyses pour les flux cloud Power Automate montrent *comment* ils sont utilisés. Dans l'Admin Center, tu trouves six rapports sous Gérer > Power Automate :

• Exécutions : données d'exécution quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de tous les flux d'un environnement.
• Utilisation : quels types de flux sont utilisés et à quelle fréquence, y compris les noms des créateurs.
• Créés : flux nouvellement créés avec date de création et adresse e-mail.
• Erreurs : types d'erreurs récurrents, nombre d'erreurs et date de la dernière occurrence.
• Partagés : flux partagés et tendances d'utilisation.
• Connecteurs : nombre d'appels par flux et par connecteur, tant pour les connecteurs standard que personnalisés.

Le rapport d'erreurs en particulier vaut de l'or pour traquer la prolifération : un flux qui échoue à chaque exécution depuis des mois sans que personne ne l'ait remarqué est un symptôme classique de croissance incontrôlée. Tu dois connaître deux limites avant de te fier à ces chiffres. Premièrement, les rapports ne s'actualisent qu'environ toutes les 24 heures, ils ne fournissent pas de données en temps réel. Deuxièmement, ils ne contiennent actuellement pas les flux créés dans le cadre d'une solution ; pour une vue complète, tu dois vérifier ces flux en plus via l'inventaire ou directement dans la solution concernée.

Le CoE Starter Kit : quand l'effort supplémentaire en vaut encore la peine

Pour les organisations qui ont investi avant l'introduction de la fonction d'inventaire native, le CoE Starter Kit reste utilisé. Élément important pour situer les choses : Microsoft indique désormais explicitement que le kit n'est plus développé activement, ses fonctions essentielles font désormais partie du Power Platform Admin Center. Le guide de transition fait correspondre l'ancienne fonctionnalité du CoE aux briques actuelles de l'Admin Center :

• L'ancienne collecte d'inventaire du CoE correspond aujourd'hui à l'environnement d'inventaire.
• L'analyse d'utilisation du CoE correspond à l'expérience d'utilisation dans l'Admin Center.
• La surveillance du CoE correspond à l'environnement de surveillance pour les ressources fortement utilisées.
• Les recommandations et l'application des règles correspondent aux actions (Power Platform Advisor).

Pour les nouveaux projets de gouvernance, il vaut donc la peine de commencer par les fonctions natives de l'Admin Center, elles sont entièrement prises en charge et activement développées. Le CoE Starter Kit reste pertinent là où il comble des lacunes que les environnements gérés ne couvrent pas encore, par exemple pour la mise à jour en masse des autorisations, le nettoyage structuré des ressources orphelines via un processus d'approbation, les enquêtes auprès de la communauté des créateurs ou le calcul du ROI de projets d'automatisation individuels. Si tu utilises déjà le kit, tu n'as pas besoin de le remplacer immédiatement, mais tu dois savoir que les problèmes signalés ne sont plus examinés ni corrigés.

Nettoyer concrètement les flux orphelins et inutilisés

Une fois que tu as identifié les flux suspects via l'inventaire et les analyses, l'étape de nettoyage à proprement parler se fait directement dans l'Admin Center. Selon le guide de Microsoft sur la gestion des flux Power Automate, voici comment procéder :

1. Se connecter au Power Platform Admin Center et ouvrir Gérer > Environnements.

2. Sélectionner l'environnement concerné.

3. Dans le composant WebPart Ressources, cliquer sur Flux.

4. Sélectionner le flux souhaité dans la liste.

5. Via Détails, consulter le propriétaire, les connexions et d'autres informations.

6. Choisir l'action appropriée : Partager, Désactiver, Activer ou Supprimer.

Ces étapes nécessitent le rôle Administrateur d'environnement, Administrateur général ou Administrateur Power Platform. Avant de supprimer, il vaut presque toujours la peine de contacter brièvement le propriétaire indiqué, car, selon Microsoft, la colonne propriétaire de l'inventaire affiche actuellement la personne qui a créé le flux à l'origine, pas nécessairement le responsable métier actuel. Désactiver plutôt que supprimer immédiatement te donne en plus une marge de sécurité, au cas où quelqu'un se manifesterait pour dire qu'il a réellement besoin du flux.

Questions fréquentes

De quelle autorisation ai-je besoin pour voir l'inventaire Power Platform ?

Tu as besoin d'un rôle d'administrateur à l'échelle du locataire, précisément Administrateur Power Platform ou Administrateur Dynamics 365. Sans l'un de ces rôles, la page d'inventaire dans l'Admin Center te reste inaccessible, même avec des droits d'administrateur d'environnement sur des environnements individuels.

Les rapports d'analyse affichent-ils vraiment tous les flux ?

Non, pas complètement. Selon Microsoft, les rapports d'analyse pour les exécutions, l'utilisation et les erreurs ne contiennent actuellement pas les flux créés dans le cadre d'une solution. Pour un état des lieux complet, tu devrais donc également utiliser l'inventaire Power Platform, qui recense en principe tous les flux cloud du locataire.

Le CoE Starter Kit vaut-il encore le coup pour un nouveau projet de gouvernance ?

Pour démarrer, ce n'est plus vraiment le premier choix. Microsoft ne développe plus activement le kit et n'examine plus les problèmes signalés. Commence plutôt par les fonctions natives du Power Platform Admin Center, puis vérifie seulement ensuite si le CoE Starter Kit comble encore de vraies lacunes, par exemple pour les mises à jour en masse des autorisations ou les processus structurés de nettoyage des ressources orphelines.

À quel point les données de l'inventaire et des analyses sont-elles à jour ?

Selon Microsoft, l'inventaire affiche les ressources nouvelles, modifiées ou supprimées dans un délai d'environ 15 minutes. Les rapports d'analyse classiques pour les exécutions, l'utilisation et les erreurs, en revanche, ne s'actualisent qu'environ toutes les 24 heures, ils ne fournissent pas de données en temps réel.

Puis-je supprimer un flux directement dans l'Admin Center sans ouvrir le flux lui-même ?

Oui. Via Gérer > Environnements, l'environnement concerné, le composant WebPart Ressources puis Flux, tu sélectionnes le flux concerné et cliques sur Supprimer. Cela nécessite les rôles Administrateur d'environnement, Administrateur général ou Administrateur Power Platform.