Automatisation Excel avec PAD

De nombreuses tâches Excel en entreprise s'effectuent encore manuellement aujourd'hui : copier des chiffres depuis un fichier de données brutes, les trier, les filtrer, les coller dans un modèle, enregistrer, puis transmettre le fichier à la personne suivante. C'est précisément pour ce type de travail que Power Automate Desktop (PAD) propose un groupe d'actions Excel dédié, qui communique directement avec une application Excel installée localement, sans connecteur cloud et sans que le fichier doive d'abord être téléversé quelque part.

Il est important de comprendre la différence avec l'intégration Excel Online bien connue des flux cloud avant de commencer. Les actions de bureau pilotent une véritable instance Excel sur votre machine Windows via COM, tout comme le ferait une macro. Cela signifie que les compléments, les macros et les mises en forme complexes restent utilisables, mais vous êtes aussi soumis aux limites et particularités d'une instance Excel locale. Selon la référence des actions Excel, ce groupe couvre toute la palette, de l'ouverture à la lecture, l'écriture, la mise en forme, jusqu'à l'enregistrement et la fermeture.

Démarrer ou rattacher une instance Excel

Chaque flux Excel dans PAD commence par l'une des deux actions qui créent ce qu'on appelle une instance Excel, la variable avec laquelle toutes les étapes suivantes travaillent.

• Lancer Excel : ouvre soit un document vierge, soit un fichier existant via le chemin du document. Des paramètres comme « Rendre l'instance visible » (par défaut : activé), « Ouvrir en lecture seule » et « Charger les compléments et macros » déterminent la façon dont le fichier est ouvert. Pour les fichiers protégés par mot de passe, celui-ci peut être renseigné directement.
• Se rattacher à une instance Excel en cours d'exécution : connecte le flux à un fichier Excel déjà ouvert, identifié par son nom ou son chemin. Pratique lorsqu'un fichier a déjà été ouvert par une autre action ou par une personne.

Les deux actions créent une variable ExcelInstance que vous référencez dans chaque action Excel suivante. Sans cette étape, aucune des actions suivantes ne fonctionne.

Lire des données : d'une seule cellule à une feuille entière

L'action Lire à partir d'une feuille de calcul Excel est généralement la deuxième étape d'un flux. L'option « Retrieve » permet de choisir si vous souhaitez récupérer la valeur d'une seule cellule, une plage de cellules, la sélection actuelle ou toutes les valeurs disponibles de la feuille. L'option « La première ligne de la plage contient les noms de colonnes » permet d'utiliser directement les en-têtes comme noms de colonnes dans le tableau de données résultant, afin que les actions suivantes puissent cibler les données par nom de colonne plutôt que par lettre.

Un détail qui prête souvent à confusion : si l'option « Récupérer le contenu des cellules sous forme de texte » est activée, PAD renvoie exactement ce qu'Excel affiche, y compris les symboles dièse (###) lorsqu'une colonne est trop étroite. Selon les limitations connues indiquées dans la documentation, l'action Redimensionner les colonnes/lignes aide ici avant la lecture, ou l'on renonce entièrement à l'option texte et on lit à la place les valeurs brutes des cellules.

Écrire des données et gérer les feuilles de calcul

Pour l'opération inverse, il y a Écrire dans une feuille de calcul Excel. Cette action écrit une valeur, une liste ou un tableau de données entier, soit dans une cellule précisément indiquée (colonne et ligne), soit dans la cellule actuellement active. Si la variable écrite contient un tableau, PAD remplit automatiquement les cellules correspondantes à droite et en dessous, même si des données y figurent déjà.

Autour des opérations de lecture et d'écriture proprement dites, PAD propose toute une série d'actions de gestion permettant de construire un flux suffisamment robuste pour un usage en production :

• Ajouter une nouvelle feuille de calcul / Supprimer une feuille de calcul Excel : créer et supprimer des feuilles par nom ou par index.
• Définir la feuille de calcul Excel active / obtenir : basculer précisément entre plusieurs feuilles de calcul.
• Obtenir la première ligne libre de la colonne dans une feuille de calcul Excel : renvoie le numéro de la première cellule vide d'une colonne, idéal pour toujours ajouter les nouveaux enregistrements à la fin d'une liste sans écraser les lignes existantes.
• Trier les cellules dans une feuille de calcul Excel et Filtrer les cellules dans une feuille de calcul Excel : appliquent des règles de tri ou de filtrage à une feuille active, un tableau ou une plage nommée, en tenant éventuellement compte d'une ligne d'en-tête.
• Enregistrer Excel et Fermer Excel : clôturent proprement le flux, ce qui est important pour qu'aucun processus Excel ne reste bloqué en arrière-plan.

Exemple pratique : un rapport récurrent

Un cas d'usage typique de l'automatisation Excel avec PAD se présente ainsi : un flux démarre Excel avec un fichier d'export de données brutes, lit toutes les valeurs disponibles y compris la ligne d'en-tête, filtre le tableau de données selon une colonne précise, par exemple un statut ou une période, trie le résultat, puis l'écrit dans une feuille de rapport préparée à l'avance. Pour finir, le flux enregistre et ferme automatiquement le fichier. Ce qui représentait auparavant dix ou quinze minutes de clics manuels s'exécute ensuite en quelques secondes et peut en plus être déclenché selon une planification, de sorte que le rapport soit à jour chaque matin dans le dossier convenu, avant même que quiconque ne le demande.

Important pour la pratique : comme PAD travaille ici avec une véritable instance Excel de bureau, ces flux nécessitent généralement une machine sur laquelle Excel est installé sous licence, qu'il s'agisse de votre propre poste de travail ou d'un environnement d'automatisation dédié. Quiconque souhaite exploiter plusieurs de ces flux de manière productive et fiable devrait en outre veiller dès le départ à la gestion des erreurs, par exemple avec les options « En cas d'erreur » de chaque action, afin qu'un processus Excel bloqué n'immobilise pas tout le flux. Pour une prise en main structurée du sujet, le module d'apprentissage sur l'automatisation Excel dans Power Automate pour ordinateur de bureau une introduction pas à pas accompagnée d'un exercice pratique. Avec le conseil Power Automate de NordFlux, nous vous aidons à mettre en place ce type de flux de façon robuste dès le départ, afin qu'un collaborateur numérique prenne en charge la routine Excel tandis que vous gardez vous-même le contrôle du résultat.

Limites à connaître

Tous les fichiers Excel ne peuvent pas être automatisés avec PAD sans difficulté. La documentation mentionne surtout une source d'erreur récurrente : les fichiers situés dans un dossier synchronisé via OneDrive ou SharePoint entraînent souvent une erreur au niveau de l'action Lancer Excel : « Fichier introuvable », car l'automatisation COM n'est pas totalement compatible avec la synchronisation de ces services. Comme solution de contournement, Microsoft recommande soit de travailler avec une copie locale du fichier et de la réécrire à la fin, soit d'ouvrir le fichier via l'action « Exécuter l'application » puis de s'y rattacher via Se rattacher à une instance Excel en cours d'exécution dans le flux. Quiconque planifie des flux Excel en production devrait prendre ce cas en compte dès le départ, plutôt que de le découvrir seulement après la première exécution échouée.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'un connecteur cloud ou d'une licence premium pour l'automatisation Excel dans PAD ?

Non. Les actions Excel de Power Automate Desktop fonctionnent avec une application Excel installée localement via COM et font partie des actions de flux de bureau, et non de l'univers des connecteurs cloud. Il suffit d'une installation Excel fonctionnelle et sous licence sur la machine où le flux s'exécute.

Comment ouvrir un fichier Excel déjà ouvert par quelqu'un ?

C'est à cela que sert l'action Se rattacher à une instance Excel en cours d'exécution, qui connecte le flux à une instance Excel déjà en cours d'exécution via le nom ou le chemin du fichier, plutôt que d'en ouvrir une nouvelle, et crée également une variable ExcelInstance pour les étapes suivantes.

Pourquoi mon flux affiche-t-il des dièses (###) au lieu des valeurs réelles ?

Cela se produit lorsque l'option « Récupérer le contenu des cellules sous forme de texte » est activée dans l'action « Lire à partir d'une feuille de calcul Excel » et qu'une colonne s'affiche trop étroite dans Excel. PAD lit alors exactement ce qui serait visible à l'écran. L'action Redimensionner les colonnes/lignes avant l'opération de lecture aide dans ce cas, ou bien vous renoncez à l'option texte et travaillez avec les valeurs brutes des cellules.

Puis-je aussi automatiser des fichiers Excel provenant de OneDrive ou SharePoint avec PAD ?

Pas de manière fiable directement depuis le dossier synchronisé, car selon Microsoft, l'automatisation COM et les mécanismes de synchronisation de OneDrive et SharePoint ne sont pas totalement compatibles. Le détour habituel consiste donc à utiliser une copie locale du fichier, qui est réécrite après le traitement.

Un flux PAD peut-il exécuter des macros Excel existantes ?

Oui, via l'action Exécuter une macro Excel, à condition que l'option « Charger les compléments et macros » ait été activée au démarrage de l'instance Excel. Le nom de la macro est indiqué sous forme de texte, les arguments facultatifs étant séparés par un point-virgule.