NordFlux baut die digitale Personalakte als strukturierte Ablage: Register je Dokumentart, Zugriffsrechte abgestuft nach Rolle, Gesundheitsdaten getrennt, jeder Zugriff protokolliert, Aufbewahrungs- und Löschfristen im System hinterlegt. Bestandsakten werden erkannt und einsortiert, statt als Sammel-PDF im Laufwerk zu landen. Welche Frist gilt, sagt Ihr Steuerberater oder Fachanwalt: wir bauen die Technik, die sie durchsetzt.
Im Aktenschrank liegen Arbeitsvertrag, Abmahnung, Zeugnis und die Krankmeldung im selben Hängeordner. Wer den Schrank aufbekommt, sieht alles, und niemand kann später sagen, wer wann hineingeschaut hat.
Die Akte ist kein Scan-Stapel, sondern eine Struktur mit Regeln. Diese fünf Punkte machen den Unterschied zwischen einem PDF-Ordner und einer Personalakte, die einer Prüfung standhält.
Die gescannten Seiten werden per Dokumentenerkennung ausgelesen und der Dokumentart zugeordnet: Arbeitsvertrag, Nachtrag, Zeugnis, Abmahnung, Bescheinigung. Jedes Dokument landet im richtigen Register der richtigen Akte, statt als 200-seitige Sammeldatei im Laufwerk. Unklare Fälle legt das System zur Sichtung vor, statt zu raten.
Wirkung Aktenschrank wird leerDie Führungskraft sieht die Zielvereinbarung, aber nicht die Abmahnungshistorie und nicht die Krankmeldungen. Die Personalabteilung sieht die Akte vollständig, die Lohnbuchhaltung nur den Lohnbereich. Die Rechte hängen an der Dokumentart, nicht am Ordner, in den zufällig alles gewandert ist.
Wirkung Zugriff nur, wo er hingehörtArbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Unterlagen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement und Schwerbehindertennachweise sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. Sie bekommen einen eigenen, enger berechtigten Bereich der Akte, auf den nur ein definierter Kreis zugreift. Wer dort etwas öffnet, steht im Protokoll.
Wirkung enger Kreis statt offener OrdnerJede Dokumentart bekommt die Frist, die für sie gilt, und das System legt das Dokument nach Ablauf zur Löschung oder zur Prüfung vor. Microsoft 365 bringt dafür Aufbewahrungsbezeichnungen mit, welche Lizenzstufe das bei Ihnen abdeckt, prüfen wir in der Erstanalyse. Die Fristen selbst legen wir nicht fest, die kommen von Ihrem Steuerberater oder Fachanwalt.
Wirkung Fristen laufen nicht mehr ins LeereVerlangt ein Mitarbeiter nach Artikel 15 DSGVO Auskunft über seine gespeicherten Daten, erzeugt das System eine vollständige Zusammenstellung aus seiner Akte, statt dass jemand Ordner durchblättert. Dasselbe gilt beim Austritt, wenn die Akte für die Aufbewahrung abgeschlossen wird.
Ersparnis Stunden statt Tage je AnfrageWir wählen die Werkzeuge nach Ihrem Fall, nicht nach Partnerprogramm. Wenn Microsoft 365 bei Ihnen ohnehin läuft, ist der Weg dorthin meist der kürzeste, und Sie brauchen kein zusätzliches Dokumentenmanagementsystem zu kaufen.
Die Akte liegt in einer SharePoint-Struktur mit Registern je Dokumentart und Berechtigungsgruppen je Rolle. Zugriffe werden protokolliert, Aufbewahrungsbezeichnungen setzen die Fristen um. Wenn Sie Microsoft 365 schon haben, zahlen Sie für die Ablage nichts zusätzlich.
Erkennung und AnbindungPower Automate liest gescannte Seiten aus und ordnet sie der richtigen Dokumentart und Akte zu. n8n holt laufende Unterlagen wie Lohnabrechnungen oder Vertragsänderungen aus Ihrer Lohn- oder HR-Software, sofern sie eine Schnittstelle bietet. Neue Dokumente landen so von selbst in der Akte.
Wir bauen die technischen und organisatorischen Maßnahmen ein, statt sie hinterher zu dokumentieren: abgestufte Rechte, Protokollierung, Datenminimierung, Hosting in der EU. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten, wir liefern ihm die Dokumentation, die er dafür braucht.
Von der Erstanalyse bis zur laufenden digitalen Personalakte in 30 Tagen, zum Festpreis statt offener Stundenzettel.
In 60 Minuten sehen wir uns an, wie viele Bestandsakten Sie haben, welche Dokumentarten darin vorkommen und welche Lohn- oder HR-Software im Einsatz ist. Sie erfahren ehrlich, was sich lohnt zu scannen und was besser im Restarchiv bleibt.
Wir legen mit Ihrer Personalabteilung fest, welche Register es gibt, wer welche Dokumentart sehen darf und welche Frist an welcher Art hängt. Gibt es einen Betriebsrat, binden Sie ihn hier ein, nicht erst beim Livegang. Danach erhalten Sie ein Angebot zum Festpreis.
Wir richten die Ablage mit Rechten und Fristen ein und lassen die Erkennung auf einem Stapel echter Akten laufen. An dieser Stichprobe sehen Sie schwarz auf weiß, wie zuverlässig die Zuordnung bei Ihren Dokumenten arbeitet, bevor der Rest folgt.
Die Akte geht in Betrieb, laufende Dokumente fließen automatisch hinein. Ihre Personalabteilung bekommt gezeigt, wie sie Register, Rechte und Fristen selbst anpasst, damit Sie dafür nicht bei jeder Kleinigkeit anrufen müssen.
Wenn nicht nur Personalunterlagen, sondern auch Verträge, Lieferscheine und Zertifikate aus dem gesamten Posteingang automatisch abgelegt und fristüberwacht werden sollen, ist das der größere Bruder dieser Seite. Geht es Ihnen dagegen um die Prozesskette ab der Unterschrift (IT-Zugänge, Ausstattung, Checklisten), schauen Sie sich das automatisierte Onboarding an.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir das in 60 Minuten gemeinsam durch, unverbindlich und ohne Fachchinesisch. Danach wissen Sie, was die Digitalisierung Ihrer Personalakten kostet und was sie Ihnen spart.
Ja, und in der Praxis ist sie der Papierakte meist überlegen, weil sich Zugriff abstufen und protokollieren lässt. Artikel 32 DSGVO verlangt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten: Ein Aktenschrank, dessen Schlüssel in der Schublade liegt, erfüllt das schwerer als eine Ablage mit Rechten und Protokoll. Entscheidend ist nicht, ob die Akte digital ist, sondern wie sie geschnitten ist. Die rechtliche Bewertung Ihres konkreten Falls trifft Ihr Datenschutzbeauftragter, wir liefern die Technik und die Dokumentation dazu.
Das hängt von der Dokumentart ab und ist keine Frage, die wir Ihnen beantworten dürfen. Bei einem Teil der Unterlagen kommt es auf den Beweiswert des unterschriebenen Originals an, bei anderen genügt der Scan. Klären Sie das mit Ihrem Fachanwalt oder Steuerberater und geben Sie uns die Liste: Wir bauen die Ablage so, dass ein kleines Restarchiv für Originale und die digitale Akte für alles andere nebeneinander funktionieren.
Es gibt nicht die eine Frist, sondern unterschiedliche Fristen je nach Dokumentart: Lohn- und steuerrelevante Unterlagen werden anders behandelt als Bewerbungsunterlagen oder Abmahnungen. NordFlux ist keine Rechtsberatung und legt diese Fristen nicht fest. Was wir tun: Wir hinterlegen die Frist, die Ihr Steuerberater oder Fachanwalt für jede Dokumentart nennt, im System, damit sie automatisch greift und nicht davon abhängt, ob jemand daran denkt.
Wenn es bei Ihnen einen Betriebsrat gibt, binden Sie ihn früh ein. Nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG hat er ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, und diese Frage stellt sich bei einer protokollierenden Akte regelmäßig. In der Praxis hilft es, den Unterschied klar zu benennen: Protokolliert wird, wer eine Akte geöffnet hat, nicht, wie jemand arbeitet. Die technische Dokumentation dafür liefern wir mit.
Die Umsetzung läuft zum Festpreis, dessen Höhe vom Umfang abhängt: Zahl der Bestandsakten, ob wir scannen oder Sie einen Dienstleister dafür haben, Zahl der Dokumentarten und die Anbindung an Ihre Lohn- oder HR-Software. Nach der kostenlosen Erstanalyse bekommen Sie diesen Festpreis, keine offenen Stundenzettel. Die Einrichtung dauert typischerweise 30 Tage, der Scan des Altbestands läuft je nach Menge parallel weiter.
