Protección de datos con Copilot y AI Builder en Power Automate

Muchas pequeñas y medianas empresas confían ahora en Copilot en Power Automate y en AI Builder para crear flujos a partir de lenguaje natural o para leer documentos de forma automatizada. Casi siempre surge la misma pregunta: ¿qué ocurre realmente con los datos que se procesan y es esto compatible con el RGPD? La respuesta es más matizada que un simple sí o no, ya que depende de la función que utilices, de dónde se encuentre tu entorno de Power Platform y de la configuración que realice el administrador de tu tenant.

Este artículo resume cómo gestiona Microsoft, según su propia documentación, los datos de Copilot y AI Builder, dónde se almacenan técnicamente y qué puntos deberías comprobar como responsable del tratamiento en el sentido del RGPD antes de usar funciones de IA en producción. Fecha: julio de 2026.

Cómo gestiona Microsoft las entradas y salidas de Copilot

Según la FAQ de Microsoft sobre seguridad de datos y privacidad de Copilot tus indicaciones (prompts) y las respuestas de Copilot no están disponibles para otros clientes. Tampoco se utilizan para entrenar o mejorar los modelos de OpenAI u otros proveedores externos. Además, Microsoft no utiliza tus datos para entrenar sus propios modelos de IA, a menos que el administrador de tu tenant lo haya autorizado expresamente. Copilot se basa en Azure OpenAI Service y, según la documentación, se ejecuta íntegramente dentro de la nube de Azure; las conexiones se cifran mediante TLS, y las transferencias de datos entre Power Platform y Azure OpenAI se realizan a través de la red troncal (backbone) de Microsoft en lugar de por internet abierto.

Importante en la práctica: Copilot solo accede a los datos a los que la persona que ha iniciado sesión ya tiene acceso. Los permisos existentes en Dataverse, SharePoint u otras fuentes de datos, por tanto, no se eluden, sino que se respetan mediante mecanismos de autenticación y autorización.

Dónde se almacenan técnicamente los datos de AI Builder

Para AI Builder, según la documentación sobre la arquitectura de AI Builder, existe una separación clara entre datos de entrenamiento y datos de predicción:

• Datos de entrenamiento: las imágenes y documentos utilizados para entrenar un modelo propio de reconocimiento de objetos o procesamiento de documentos permanecen almacenados de forma permanente en Dataverse y se usan exclusivamente para el modelo correspondiente, sin compartirse nunca externamente.
• Datos de predicción: las imágenes y documentos procesados en tiempo de ejecución en un flujo de Power Automate no se almacenan de forma permanente tras el procesamiento.
• Entradas de texto: las entradas de escenarios de texto, como las indicaciones de IA, se registran en una tabla de eventos de IA independiente en Dataverse, para que las actividades puedan supervisarse posteriormente.
• Límites geográficos: mientras Azure OpenAI Service esté disponible en la región correspondiente, tus datos, según la documentación, no salen del límite geográfico de tu entorno. Si el servicio no está disponible regionalmente, los administradores pueden determinar específicamente si los datos pueden procesarse entre regiones y de qué manera.

Para el acceso a los datos de entrenamiento almacenados, según la documentación sobre la administración de AI Builder: solo el propietario del modelo, así como las personas con los roles de Power Platform Administrador del sistema o Personalizador del sistema, tienen acceso. Como pyme, deberías utilizar activamente esta separación de roles en lugar de dejarla en la configuración predeterminada.

Clasificación conforme al RGPD para el uso en pymes

Desde la perspectiva del RGPD, como empresa que utiliza Copilot o AI Builder en producción, tú eres el responsable del tratamiento, mientras que Microsoft actúa como encargado del tratamiento. Las medidas técnicas y organizativas que Microsoft describe en su documentación, como el cifrado en reposo y en tránsito, el aislamiento de datos entre tenants y los controles de acceso basados en roles, corresponden a lo que exige el artículo 32 del RGPD en materia de seguridad. La base para el encargo del tratamiento es el anexo de protección de datos de Microsoft (Data Protection Addendum), que contiene cláusulas contractuales tipo conformes al RGPD, así como certificaciones como ISO/IEC 27018 para la protección de datos personales en la nube.

Un punto que debería tranquilizar a muchas pymes: el programa opcional de intercambio de datos, en el que empleados de Microsoft pueden revisar manualmente indicaciones y resultados para la mejora del producto, está, según la FAQ sobre el intercambio de datos opcional desactivado de forma predeterminada y actualmente disponible expresamente solo para tenants de la región de EE. UU. Para los tenants alemanes y europeos, esta opción, por tanto, no aplica actualmente en absoluto; tus datos permanecen en cualquier caso dentro de tu límite geográfico y no se revisan manualmente.

Aun así, la responsabilidad sigue siendo tuya: el RGPD exige que solo trates datos personales cuando exista una base legal, y que puedas cumplir con los derechos de los interesados, como el acceso o la supresión. Si datos de clientes o de empleados acaban en una indicación de Copilot o en un conjunto de datos de entrenamiento de AI Builder, se aplican las mismas reglas que para cualquier otro tratamiento.

Pasos prácticos para un uso conforme con la protección de datos

• Comprobar la región del entorno: crea los entornos de Power Platform para datos europeos en una región de la UE, para que el límite geográfico se aplique también en la práctica.
• Firmar un contrato de encargo de tratamiento: asegúrate de que el anexo de protección de datos de Microsoft forme parte de tu contrato de licencia como contrato de encargo de tratamiento, y documéntalo en tu registro de actividades de tratamiento.
• Restringir roles y permisos: asigna los roles de Administrador del sistema y Personalizador del sistema solo a las personas que realmente necesiten los datos de entrenamiento de AI Builder.
• Establecer políticas DLP: configura políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) en el Centro de administración de Power Platform, para que el conector de Dataverse, del que también forma parte AI Builder, no se combine sin control con conectores no empresariales.
• Diseñar las indicaciones con criterio: evita introducir innecesariamente datos personales sensibles, como datos de salud o bancarios, en las indicaciones de Copilot, aunque Microsoft no los utilice para el entrenamiento.
• Supervisar la actividad: utiliza la tabla de eventos de IA en Dataverse para poder rastrear qué entradas de texto se procesaron.

Quien configure correctamente estos puntos mantendrá el control sobre sus propios datos y podrá usar Copilot y AI Builder en producción con total confianza. NordFlux te apoya con consultoría de Power Automate a precio fijo en la creación de flujos de Power Automate conformes con la protección de datos y con funciones de IA.

Preguntas frecuentes

¿Entrena Microsoft sus propios modelos de IA con nuestras entradas de Copilot?

No, no por defecto. Según la documentación de Microsoft, las indicaciones, las respuestas y los datos a los que se accede no se utilizan para entrenar modelos fundacionales, a menos que un administrador del tenant active expresamente el programa opcional de intercambio de datos. Además, este programa actualmente solo está disponible para tenants de la región de EE. UU.

¿Salen nuestros datos de la UE con AI Builder?

Mientras Azure OpenAI Service esté disponible en tu región, tus datos, según la documentación, permanecen dentro del límite geográfico de tu entorno. Para las empresas europeas, esto significa: crea tu entorno en una región de la UE, y así los datos no saldrán de este espacio sin la autorización deliberada de un administrador.

¿Quién puede acceder a los datos de entrenamiento en AI Builder?

Según la documentación, solo el propietario del modelo correspondiente y las personas con los roles de Administrador del sistema o Personalizador del sistema en tu organización tienen acceso a los datos de entrenamiento almacenados en Dataverse. Deberías asignar estos roles de forma selectiva y revisarlos con regularidad.

¿Necesitamos un contrato aparte para usar Copilot y AI Builder?

Por lo general, no necesitas un contrato separado solo para las funciones de IA. El uso está cubierto por tu contrato de licencia de Microsoft existente, incluido el anexo de protección de datos, que sirve como contrato de encargo de tratamiento en el sentido del RGPD. Aun así, deberías comprobar si este anexo realmente forma parte de tu documentación contractual.

¿Basta con simplemente no usar Copilot de forma activa?

Según la documentación, Copilot en Power Automate se puede desactivar mediante una solicitud de soporte con un script de PowerShell, y las indicaciones de IA en AI Builder se pueden desactivar directamente en el Centro de administración de Power Platform por entorno. Quien no quiera usar funciones de IA en absoluto puede, por tanto, imponerlo técnicamente en lugar de confiar únicamente en no usarlas.