Obligación de factura electrónica: qué plazo se aplica a qué empresa

La obligación de factura electrónica no llega de golpe, sino por etapas. La pregunta más frecuente en nuestras primeras consultas es por eso: ¿A partir de cuándo me afecta concretamente? La respuesta depende principalmente de una cifra, los ingresos del año anterior. Este artículo ordena los plazos y es explícitamente no asesoramiento legal ni tributario.

Plazo de obligación de factura electrónica: qué etapa para qué empresa

Recibir una factura electrónica deben todas las empresas nacionales ya desde el 1 de enero de 2025. Emitir deben empresas con más de 800.000 euros de ingresos del año anterior desde el 1 de enero de 2027, todas las demás empresas como máximo desde el 1 de enero de 2028 (según Ministerio Federal de Hacienda, FAQ sobre factura electrónica, estado 2026). Hasta la respectiva fecha límite aplican disposiciones transitorias en las que facturas en papel y PDF siguen permitidas. La obligación de recepción ya existe hace mucho, solo la obligación de emisión se introduce de forma escalonada.

Desde 2025 aplica: recibir deben todos

Quien en el área B2B recibe facturas debe desde el 1 de enero de 2025 estar en condiciones de aceptar y procesar una factura electrónica estructurada. Esta etapa no conoce límite de ingresos ni plazo de transición. En la práctica a menudo basta para eso un buzón de correo electrónico y un programa que pueda leer el formato. El punto que muchos subestiman: un socio comercial puede desde ahora enviarle una verdadera factura electrónica, y usted debe poder recibirla correctamente, incluso si usted mismo todavía envía papel o PDF.

Obligación de factura electrónica según tamaño de empresa: 2027 o 2028

En la obligación de emisión la decisión sobre la fecha límite depende del tamaño de la empresa, medido por los ingresos imponibles totales del año anterior. Entre el 1 de enero de 2025 y el 31 de diciembre de 2026, inicialmente todos los emisores de facturas pueden seguir emitiendo otras facturas como papel o PDF. A partir del 1 de enero de 2027 termina esta libertad para empresas con más de 800.000 euros de ingresos en 2026: entonces deben emitir facturas electrónicas. Empresas bajo este umbral obtienen un año más de tiempo y pueden seguir enviando otras facturas hasta el 31 de diciembre de 2027 (según Ministerio Federal de Hacienda, fundamento legal párrafo 27 sección 38 UStG). A partir del 1 de enero de 2028 aplica la obligación de emisión entonces para todos.

Decisivo es el ingreso total de la empresa, no la ganancia y tampoco solo los ingresos de facturas B2B. Quien en 2026 está justo bajo o sobre 800.000 euros, debe aclarar la fecha límite a tiempo con su asesor fiscal, ya que de eso depende si 2027 o 2028 es el término relevante.

Qué cuenta: XRechnung, ZUGFeRD y la norma EN 16931

Una factura electrónica en el sentido de la ley es un conjunto de datos estructurados que el software puede leer y procesar automáticamente. Permitidos son formatos según la norma europea EN 16931, en Alemania principalmente XRechnung y ZUGFeRD a partir de versión 2.0.1 (excepto los perfiles MINIMUM y BASIC-WL). ZUGFeRD combina una parte de datos estructurada con una vista PDF legible, mientras que XRechnung es un formato XML puro. Importante para la clasificación: un PDF simple enviado por correo electrónico no cae bajo esta definición, porque le falta el formato estructurado y legible por máquinas (según Ministerio Federal de Hacienda). Un PDF escaneado o impreso no cumple entonces con la obligación de emisión a partir del plazo respectivo.

Dónde entra en juego la automatización

El esfuerzo real rara vez está en el formato de factura individual, sino en el día a día antes y después. Las facturas electrónicas recibidas deben reconocerse, revisarse, contabilizarse y transferirse al sistema contable, las facturas salientes deben crearse en el formato correcto y enviarse al canal correcto. Exactamente estos pasos repetidos se pueden automatizar, de modo que su equipo solo toque excepciones en lugar de cada factura manualmente.

Cómo se puede automatizar concretamente la recepción de facturas, desde la lectura hasta la liberación, lo describimos en el artículo Procesar facturas automáticamente. Para la conversión conforme a normas de entrada y salida resumimos el tema en nuestra página sobre automatización de factura electrónica.

El control sigue siendo suyo

Automatización para nosotros no significa que una caja negra gestiona sus facturas. Configuramos entrada y salida para que cada paso siga siendo comprensible: usted ve qué factura cuándo fue revisada y enviada, y mantiene la liberación donde pertenece. Revisión de formato, asignación y entrega a contabilidad corren en segundo plano, la decisión en caso de duda sigue siendo de su equipo.

Si el cambio tiene sentido para su empresa y en qué lugar ahorra la mayoría del tiempo, eso lo aclaramos mejor en el proceso concreto. Un resumen de cómo fundamentalmente automatizamos procesos lo encuentra en nuestra página sobre automatización de procesos.

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuándo aplica la obligación de factura electrónica a mi empresa?

Recibir una factura electrónica debe desde el 1 de enero de 2025. Emitir debe a partir del 1 de enero de 2027 si sus ingresos totales en 2026 fueron superiores a 800.000 euros, en caso contrario a partir del 1 de enero de 2028 (según Ministerio Federal de Hacienda). Hasta la respectiva fecha límite son facturas en papel y PDF aún permitidas.

¿Es un PDF una factura electrónica?

No. Un PDF simple por correo electrónico, según Ministerio Federal de Hacienda, no cuenta como factura electrónica, porque le falta el formato estructurado y legible por máquinas. Una factura electrónica en el sentido de la ley es un conjunto de datos según la norma EN 16931, como XRechnung o ZUGFeRD a partir de versión 2.0.1.

¿Qué ingresos deciden la fecha límite 2027 o 2028?

Decisivo es el ingreso imponible total de su empresa en 2026, no la ganancia y no solo los ingresos B2B. Si está sobre 800.000 euros, aplica la obligación de emisión a partir de 2027, en caso contrario a partir de 2028. En casos límite aclárelo mejor con su asesor fiscal.

¿Qué formatos son permitidos para la factura electrónica?

Permitidos son formatos según la norma europea EN 16931. En Alemania son principalmente XRechnung y ZUGFeRD a partir de versión 2.0.1, con excepción de los perfiles MINIMUM y BASIC-WL. XRechnung es un formato XML puro, ZUGFeRD conecta el conjunto de datos con una vista PDF legible.

¿Debo reemplazar completamente mi sistema de facturación?

Generalmente no. Muchos sistemas contables y de gestión de almacén ya soportan los formatos o reciben una actualización. A menudo basta conectar la entrada y salida conformes a normas y automatizar la entrega, en lugar de cambiar todo el software.