Wildwuchs bei Power-Automate-Flows aufspüren

Ein einzelner Power-Automate-Flow lässt sich leicht im Blick behalten. Nach einem Jahr aktiver Nutzung sieht die Realität in den meisten Unternehmen anders aus: Dutzende bis Hunderte Flows verteilen sich über mehrere Umgebungen, angelegt von unterschiedlichen Fachbereichen, oft ohne zentrale Übersicht, wer sie besitzt, ob sie noch laufen oder wie häufig sie fehlschlagen. Dieser Wildwuchs entsteht selten aus Nachlässigkeit. Er ist die Kehrseite von genau dem, was Power Automate so erfolgreich macht: Jede Person mit passender Lizenz kann eigene Automatisierungen bauen, ganz ohne die IT-Abteilung einzubeziehen.

Bevor Sie Governance-Regeln aufstellen oder ungenutzte Flows abschalten, brauchen Sie zuerst eine belastbare Bestandsaufnahme. Microsoft bietet dafür zwei sich ergänzende Werkzeuge: die native Inventarfunktion im Power Platform Admin Center und, für tiefergehende Auswertungen, das CoE Starter Kit. Genau wie bei menschlichen Mitarbeitenden gilt auch bei den digitalen: Ohne Übersicht, wer wofür zuständig ist und wer noch aktiv arbeitet, behalten Sie die Kontrolle nicht wirklich, Sie hoffen nur, dass nichts schiefgeht. Dieser Artikel zeigt, wie Sie beide Wege konkret nutzen, um Ihre Flow-Landschaft wieder sichtbar zu machen.

Warum die Flow-Landschaft unbemerkt wächst

Power Automate senkt die Einstiegshürde für Automatisierung bewusst so weit, dass auch Fachanwenderinnen und Fachanwender ohne Entwicklungshintergrund produktiv werden. Das ist der Kern des Erfolgs der Plattform, hat aber eine Schattenseite: Flows entstehen in unterschiedlichen Umgebungen, mit unterschiedlichen Namenskonventionen, oft als persönliches Projekt einzelner Personen. Verlässt jemand das Unternehmen oder wechselt die Abteilung, bleibt der Flow häufig einfach stehen, technisch aktiv, aber ohne jemanden, der ihn wartet oder überhaupt noch kennt. Ohne zentrale Sicht auf alle Umgebungen eines Mandanten lässt sich dieser Zustand kaum erkennen, geschweige denn systematisch beheben.

Die Inventarfunktion im Power Platform Admin Center nutzen

Der wichtigste Ausgangspunkt ist der Power Platform-Bestand im Admin Center. Er bietet Mandantenadministratoren eine einheitliche Ansicht aller Agents, Apps und Flows, die in der gesamten Organisation auf der Power Platform erstellt wurden, inklusive Filter-, Such- und Sortierfunktionen. Konkret hilft er unter anderem bei folgenden Aufgaben:

• Experten erkennen: Sie sehen sofort, wer die meisten Ressourcen erstellt, und können diese Personen gezielt in Governance-Entscheidungen einbinden.
• Verwaiste Ressourcen verhindern: Sie finden Flows und Apps, deren Besitzer das Unternehmen verlassen haben, bevor daraus ein Betriebsrisiko wird.
• Compliance durchsetzen: Ressourcen, die in nicht genehmigten Regionen entstanden sind, lassen sich gezielt herausfiltern.
• Governance priorisieren: Umgebungen mit besonders vielen Ressourcen erkennen Sie auf einen Blick und können dort zuerst ansetzen.

Erreichbar ist der Bestand über Verwalten > Inventar für die mandantenweite Sicht oder über Verwalten > Power Automate > Flow-Inventar speziell für Cloud-Flows. Neu erstellte, geänderte oder gelöschte Ressourcen erscheinen laut Microsoft innerhalb von rund 15 Minuten, was das Inventar deutlich aktueller macht als die klassischen Analyseberichte. Der Zugriff setzt eine mandantenweite Administratorrolle voraus, konkret Power Platform-Administrator oder Dynamics 365 Administrator; ohne eine dieser Rollen bleibt der Bestand verschlossen.

Nutzungsdaten und Fehler auswerten

Wo das Inventar zeigt, was existiert, zeigen die Analysen für Power Automate-Cloudflüsse, wie es genutzt wird. Im Admin Center finden Sie unter Verwalten > Power Automate sechs Berichte:

• Ausführungen: tägliche, wöchentliche und monatliche Laufdaten aller Flows einer Umgebung.
• Nutzung: welche Flow-Typen wie oft verwendet werden, inklusive Namen der Erstellenden.
• Erstellt: neu angelegte Flows mit Erstellungsdatum und E-Mail-Adresse.
• Fehler: wiederkehrende Fehlertypen, Fehleranzahl und Zeitpunkt des letzten Auftretens.
• Geteilt: freigegebene Flows und Trends in der Nutzung.
• Connectors: Aufrufzahlen je Flow und Connector, sowohl für Standard- als auch für benutzerdefinierte Connectors.

Gerade der Fehlerbericht ist für die Wildwuchs-Suche Gold wert: Ein Flow, der seit Monaten bei jeder Ausführung scheitert und niemand hat es bemerkt, ist ein klassisches Symptom unkontrollierten Wachstums. Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen, bevor Sie sich auf die Zahlen verlassen. Erstens aktualisieren sich die Berichte nur etwa alle 24 Stunden, Echtzeitdaten liefern sie nicht. Zweitens enthalten sie derzeit keine Flows, die als Teil einer Lösung erstellt wurden; für eine vollständige Sicht müssen Sie diese Flows zusätzlich über das Inventar oder direkt in der jeweiligen Lösung prüfen.

Das CoE Starter Kit: wann sich der zusätzliche Aufwand noch lohnt

Für Organisationen, die schon vor der Einführung der nativen Inventarfunktion investiert haben, ist das CoE Starter Kit weiterhin im Einsatz. Wichtig für die Einordnung: Microsoft weist inzwischen ausdrücklich darauf hin, dass das Kit nicht mehr aktiv weiterentwickelt wird, seine Kernfunktionen sind Teil des Power Platform Admin Centers geworden. Der Übergangsleitfaden ordnet die frühere CoE-Funktionalität den heutigen Admin-Center-Bausteinen zu:

• Die frühere CoE-Bestandserfassung entspricht heute der Inventarumgebung.
• Die CoE-Nutzungsauswertung entspricht der Nutzungserfahrung im Admin Center.
• Die CoE-Überwachung entspricht der Überwachungsumgebung für stark genutzte Ressourcen.
• Empfehlungen und Richtliniendurchsetzung entsprechen den Aktionen (Power Platform Advisor).

Für neue Governance-Projekte lohnt es sich also, zuerst mit den nativen Admin-Center-Funktionen zu starten, sie sind vollständig unterstützt und werden aktiv weiterentwickelt. Das CoE Starter Kit bleibt dort sinnvoll, wo es Lücken schließt, die verwaltete Umgebungen bisher nicht abdecken, etwa bei der Massenaktualisierung von Berechtigungen, dem strukturierten Aufräumen verwaister Ressourcen über einen Genehmigungsprozess, Befragungen der Maker-Community oder der Berechnung des ROI einzelner Automatisierungsideen. Wer das Kit bereits im Einsatz hat, muss es also nicht sofort ablösen, sollte aber wissen, dass gemeldete Probleme nicht mehr geprüft oder behoben werden.

Verwaiste und ungenutzte Flows konkret aufräumen

Haben Sie über Inventar und Analysen die auffälligen Flows identifiziert, folgt der eigentliche Aufräumschritt direkt im Admin Center. Laut Microsofts Anleitung zum Verwalten von Power Automate-Flüssen gehen Sie dafür so vor:

1. Im Power Platform Admin Center anmelden und Verwalten > Umgebungen öffnen.

2. Die betroffene Umgebung auswählen.

3. Im Webpart Ressourcen auf Flows klicken.

4. Den gewünschten Flow in der Liste auswählen.

5. Über Details Besitzer, Verbindungen und weitere Informationen einsehen.

6. Passende Aktion wählen: Freigeben, Deaktivieren, Aktivieren oder Löschen.

Für diese Schritte brauchen Sie die Rolle Umgebungsadministrator, Globaler Administrator oder Power Platform-Administrator. Bevor Sie löschen, lohnt sich fast immer ein kurzer Kontakt zum eingetragenen Besitzer, denn die Besitzer-Spalte im Inventar zeigt laut Microsoft aktuell die Person, die den Flow ursprünglich erstellt hat, nicht zwingend den aktuellen fachlichen Verantwortlichen. Ein Deaktivieren statt sofortigem Löschen gibt Ihnen zusätzlich einen Sicherheitspuffer, falls sich doch noch jemand meldet, der den Flow tatsächlich braucht.

Häufige Fragen

Welche Berechtigung brauche ich, um das Power Platform-Inventar zu sehen?

Sie benötigen eine mandantenweite Administratorrolle, konkret Power Platform-Administrator oder Dynamics 365 Administrator. Ohne eine dieser Rollen bleibt die Inventarseite im Admin Center für Sie nicht zugänglich, auch nicht mit Umgebungsadministratorrechten für einzelne Umgebungen.

Zeigen die Analyseberichte wirklich alle Flows an?

Nein, nicht ganz. Die Analyseberichte für Ausführungen, Nutzung und Fehler enthalten laut Microsoft aktuell keine Flows, die als Teil einer Lösung erstellt wurden. Für eine vollständige Bestandsaufnahme sollten Sie deshalb zusätzlich das Power Platform-Inventar heranziehen, das grundsätzlich alle Cloud-Flows im Mandanten erfasst.

Lohnt sich das CoE Starter Kit noch für ein neues Governance-Projekt?

Für den Einstieg eher nicht mehr als erste Wahl. Microsoft entwickelt das Kit nicht mehr aktiv weiter und prüft gemeldete Probleme nicht mehr. Starte stattdessen mit den nativen Funktionen im Power Platform Admin Center und prüfe erst danach, ob das CoE Starter Kit noch echte Lücken schließt, etwa bei Massenaktualisierungen von Berechtigungen oder strukturierten Aufräumprozessen für verwaiste Ressourcen.

Wie aktuell sind die Daten im Inventar und in den Analysen?

Das Inventar zeigt neue, geänderte oder gelöschte Ressourcen laut Microsoft innerhalb von rund 15 Minuten. Die klassischen Analyseberichte für Ausführungen, Nutzung und Fehler aktualisieren sich dagegen nur etwa alle 24 Stunden, echte Echtzeitdaten liefern sie nicht.

Kann ich einen Flow direkt im Admin Center löschen, ohne den Flow selbst zu öffnen?

Ja. Über Verwalten > Umgebungen, die passende Umgebung, das Webpart Ressourcen und dann Flows wählen Sie den betreffenden Flow aus und klicken auf Löschen. Vorausgesetzt sind die Rollen Umgebungsadministrator, Globaler Administrator oder Power Platform-Administrator.