Cloud Flow oder Desktop Flow? Die Entscheidung in 5 Fragen

Cloud Flows automatisieren Prozesse zwischen Onlinediensten über deren APIs und laufen vollständig in der Microsoft-Cloud, während Desktop Flows lokale Windows-Anwendungen über die grafische Oberfläche steuern und dadurch auch Systeme ohne Schnittstelle automatisieren können. Die Wahl zwischen beiden hängt im Kern von einer Frage ab: Bietet die Software, die Sie einbinden wollen, eine API, oder muss die Automatisierung wie ein Mensch klicken, tippen und lesen? Stand: Juli 2026.

Was unterscheidet einen Cloud Flow von einem Desktop Flow?

Ein Cloud Flow verbindet sich über Konnektoren mit Diensten wie Outlook, SharePoint oder Dynamics 365 und tauscht Daten strukturiert über deren APIs aus. Er benötigt keine laufende Anwendung und kein bestimmtes Endgerät, weil die gesamte Logik in der Cloud ausgeführt wird. Ein Desktop Flow dagegen steuert eine Anwendung so, wie es ein Mitarbeitender am Bildschirm tun würde: über UI-Elemente, Bildschirmkoordinaten oder Bilderkennung. Laut der Einführung von Microsoft in Power Automate Desktop erweitert diese Technik die RPA-Funktionen von Power Automate genau für die Fälle, in denen keine strukturierte Schnittstelle existiert, etwa bei alten Terminal-Anwendungen oder Mainframes.

Wann ist ein Desktop Flow die richtige Wahl für ein Alt-ERP?

Ein Desktop Flow lohnt sich immer dann, wenn ein System ohne API im Prozess hängt. Im deutschen Mittelstand ist das häufig ein Alt-ERP oder eine Warenwirtschaft, die seit Jahren im Einsatz ist, aber nie für moderne Integrationen gebaut wurde: Bestellungen werden manuell abgetippt, Auswertungen per Copy-Paste in Excel gezogen, Stammdaten Bildschirm für Bildschirm gepflegt. Microsoft nennt als Beispiel selbst die Dateneingabe in ein ERP-System durch Mitarbeitende eines größeren Unternehmens (Microsoft Learn: Einführung in Desktop Flows). Der Desktop Flow übernimmt hier genau die Klicks und Eingaben, die sonst von Hand erfolgen, ohne dass am Alt-System selbst etwas geändert werden muss. Das funktioniert auch bei Terminal-Emulatoren für Mainframes oder AS/400-Systeme, für die Power Automate eigene Terminalemulations-Aktionen mitbringt.

Wie kombiniert man Cloud Flow und Desktop Flow miteinander?

In der Praxis stehen die beiden Flow-Arten selten allein: Ein Cloud Flow übernimmt den Auslöser und die Anbindung an moderne Systeme, ein Desktop Flow das Stück Arbeit, das nur über die Oberfläche erledigt werden kann. Dafür gibt es im Cloud Flow die Aktion "Run a flow built with Power Automate for desktop": Sie ruft einen registrierten Desktop Flow auf einer bestimmten Maschine oder Maschinengruppe auf und übergibt Parameter zwischen beiden Ebenen (Microsoft Learn: Trigger desktop flows from cloud flows). So lässt sich zum Beispiel eine per E-Mail eingehende Bestellung per Cloud Flow erkennen und anschließend per Desktop Flow ins Alt-ERP eintragen.

Attended oder unattended: Welcher Ausführungsmodus passt?

Für den Aufruf eines Desktop Flows aus einem Cloud Flow lässt sich der Ausführungsmodus festlegen. Im attended-Modus läuft die Automatisierung auf dem Rechner eines Mitarbeitenden, während dieser angemeldet ist, und kann bei Bedarf beobachtet oder unterbrochen werden. Im unattended-Modus meldet sich Power Automate selbstständig auf einer registrierten Maschine an, führt den Flow ohne Zuschauer aus und meldet sich danach wieder ab. Das setzt voraus, dass keine aktive Windows-Sitzung auf dem Gerät offen ist, und erfordert eine zusätzliche Lizenz (Microsoft Learn: Run unattended desktop flows). Für einen nächtlichen Batchlauf gegen das Alt-ERP ist unattended meist die passendere Wahl, für Aufgaben mit Rückfragen an Mitarbeitende eher attended.

Welche Grenzen sollten Mittelständler kennen?

Desktop Flows sind robuster als ihr Ruf, aber sie bleiben von der Oberfläche der Zielanwendung abhängig: Ändert sich ein Bildschirm, ein Feldname oder die Auflösung, kann das die Automatisierung stören. Für unattended-Läufe braucht es außerdem ein dediziertes, dauerhaft verfügbares Gerät und die passende Lizenz, was Cloud Flows in dieser Form nicht benötigen. Wer beide Welten von Anfang an sauber trennt und dokumentiert, welcher Teil eines Prozesses über eine API läuft und welcher über die Oberfläche, spart sich spätere Migrationsschmerzen, etwa wenn das Alt-ERP irgendwann doch eine Schnittstelle bekommt. Bei der Einordnung, welcher Ansatz für einen konkreten Prozess passt, unterstützt eine Power-Automate-Beratung dabei, Aufwand und Nutzen realistisch abzuschätzen.

Häufige Fragen zu Cloud Flow und Desktop Flow

Kann ein Desktop Flow auch ohne Cloud Flow laufen?

Ja. Ein Desktop Flow lässt sich direkt in der Power-Automate-Desktop-Konsole starten oder manuell auslösen. Für Zeitpläne, externe Trigger oder unattended-Ausführung wird er in der Regel trotzdem über einen Cloud Flow angestoßen, weil dieser die Planungs- und Verbindungslogik liefert.

Braucht ein Desktop Flow für unattended-Betrieb eine zusätzliche Lizenz?

Ja. Für unattended-Ausführung ist zusätzlich zur Power-Automate-Lizenz ein Process-Plan beziehungsweise ein Unattended-Add-on erforderlich, das dem ausführenden Konto beziehungsweise der Umgebung zugewiesen wird.

Ersetzt ein Desktop Flow eine echte Schnittstelle zum Alt-ERP?

Nein. Ein Desktop Flow automatisiert die vorhandene Bedienoberfläche, schafft aber keine API. Sobald ein System eine strukturierte Schnittstelle bekommt, lohnt sich in der Regel der Wechsel auf einen Cloud Flow oder einen dedizierten Konnektor, weil das stabiler und wartungsärmer ist.

Kann derselbe Prozess sowohl Cloud- als auch Desktop-Flow-Anteile haben?

Ja, das ist sogar der Normalfall in gewachsenen IT-Landschaften. Ein Cloud Flow bindet moderne Systeme über APIs an, ein Desktop Flow übernimmt den Teil, der nur über die Oberfläche einer älteren Anwendung erreichbar ist.