Was kostet ein Automatisierungsprojekt, und wie lange dauert es?

Die häufigste Frage in einem Erstgespräch ist auch die unangenehmste: Was kostet das? Eine seriöse Antwort lautet nicht „5.000 Euro" und auch nicht „kommt darauf an", sondern erklärt, wovon es abhängt. Genau das tun wir hier, damit Sie ein Gefühl für die Größenordnung bekommen, bevor wir über Ihren konkreten Fall sprechen.

Warum es keine pauschale Zahl gibt

Ein Automatisierungsprojekt ist kein Produkt aus dem Regal. Die Kosten hängen davon ab, wie komplex der Prozess ist, wie viele Systeme beteiligt sind, wie sauber die Daten vorliegen und ob wir auf vorhandenen Lizenzen aufsetzen können. Ein klar geregelter Ablauf in Microsoft 365 ist schnell umgesetzt. Ein Prozess, der fünf Spezialsysteme verbindet und viele Ausnahmen kennt, braucht mehr. Den größten Hebel hat dabei selten das Werkzeug, sondern der Zuschnitt: Ein eng gefasster Prozess bleibt günstig, ein vages „wir wollen alles digitalisieren" wird teuer und schwer kalkulierbar. Deshalb beginnt jede seriöse Schätzung damit, den Umfang klein und klar zu fassen.

Die drei Kostenblöcke

Damit es greifbar wird, lohnt es sich, ein Projekt in drei Blöcke zu zerlegen:

• Analyse: den Prozess verstehen, den größten Hebel finden, den Weg festlegen. Oft förderfähig über die BAFA.
• Umsetzung: den Workflow bauen, testen und in den Betrieb übergeben.
• Betrieb: laufende Pflege und Anpassung, wenn sich etwas ändert. Optional über ein Wartungspaket.

Wie lange es dauert

Ein erster, klar umrissener Workflow ist in der Regel innerhalb von rund 30 Tagen produktiv. Größere Vorhaben zerlegen wir bewusst in solche Schritte, statt sie als ein einziges, monatelanges Projekt zu fahren. So sehen Sie früh ein Ergebnis und tragen nie ein großes, offenes Risiko.

Förderung senkt die Kosten spürbar

Die Beratung in einem Automatisierungsprojekt ist häufig förderfähig. Über die BAFA werden in Mecklenburg-Vorpommern besonders hohe Sätze bezuschusst. Wie das funktioniert, steht in unserem Beitrag zur BAFA-Förderung. Eine grobe Abschätzung des Nutzens liefert unser ROI-Rechner.

Wann es sich rechnet

Die ehrlichste Kennzahl ist nicht der Preis, sondern die Zeit bis zum Break-even. Wenn ein Prozess jede Woche mehrere Stunden frisst, ist die Ersparnis schnell größer als die einmaligen Kosten. Genau deshalb wählen wir den ersten Prozess so, dass er sich rechnet, nicht so, dass er beeindruckt.

Festpreis statt offener Stundenzettel

Was viele stärker verunsichert als die Höhe der Kosten, ist die Ungewissheit. Deshalb arbeiten wir für einen klar umrissenen ersten Prozess mit einem Festpreis statt mit einem offenen Stundenzettel. Sie wissen vorher, woran Sie sind, und tragen nicht das Risiko, dass ein Projekt unbemerkt aus dem Ruder läuft. Voraussetzung dafür ist die kurze Analyse vorweg: Erst wenn wir den Prozess verstanden haben, lässt sich ein belastbarer Preis nennen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wie greifbar das wird, zeigt ein umgesetztes Projekt. Bei der Joh. Wilh. von Eicken GmbH haben wir eine Build-Pipeline für Microsoft Dynamics 365 Business Central aufgebaut, die Komponenten automatisch baut, testet und bis in die Staging-Umgebung veröffentlicht. Die eigentliche Umsetzung dauerte zwei Tage, der manuelle Aufwand sank um rund 40 Prozent, und die Investition war innerhalb von ein bis zwei Monaten zurückverdient. Den ganzen Fall finden Sie in unseren Referenzen.

Die Folgekosten, die man früh mitdenkt

Über den Preis für den Bau spricht jeder, über das, was danach kommt, kaum jemand. Dabei entscheidet gerade das über die Gesamtkosten. Drei Punkte lohnt es sich früh zu bedenken. Erstens die Pflege: Ändert sich ein angebundenes System oder ein Formular, muss der Workflow nachgezogen werden. Zweitens die Betriebsform: Manche Lösung läuft kostenfrei in vorhandenen Lizenzen, eine andere braucht einen eigenen Server, der monatlich Geld kostet. Das ist kein Nachteil, sollte aber vorher auf dem Tisch liegen. Drittens die Einarbeitung: Wenn niemand im Haus weiß, wie man eingreift, entsteht eine stille Abhängigkeit, die später teuer wird. Wir benennen diese Folgekosten vor dem Start, statt sie als Überraschung nachzureichen. So vergleichen Sie nicht nur den Angebotspreis, sondern die ehrlichen Kosten über die Zeit.

Häufige Fragen

Was kostet ein erstes Automatisierungsprojekt ungefähr?

Ein klar abgegrenzter erster Workflow bewegt sich meist im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich, abhängig von Komplexität und Zahl der beteiligten Systeme. Die genaue Zahl nennen wir nach einer kurzen Analyse, nicht vorher.

Gibt es laufende Kosten?

Das hängt vom Werkzeug und vom Wunsch nach Betreuung ab. Manche Lösungen laufen ohne Zusatzkosten in vorhandenen Lizenzen, andere brauchen einen Server oder ein Wartungspaket. Wir machen das vorab transparent.

Lohnt sich das auch für kleine Betriebe?

Gerade dort. Je kleiner das Team, desto stärker wirkt jede eingesparte Stunde. Ein einzelner automatisierter Prozess kann bei zehn Mitarbeitenden mehr bewegen als ein Großprojekt im Konzern.