Power Apps Premium oder Per App: welche Lizenz für welche Anwendung

Die Per-App-Lizenz lohnt sich, wenn wenige Mitarbeitende jeweils eine einzelne, klar abgegrenzte App nutzen, während eine nutzerbasierte Lizenz sich rechnet, sobald ein Anwender mehrere Apps braucht oder Zugriff auf Premium-Konnektoren, lokale Datenquellen oder eine volle Dataverse-Umgebung benötigt. Welche Variante im Einzelfall günstiger ist, hängt von der genauen Nutzerzahl pro App ab und sollte immer gegen die aktuelle Preisliste von Microsoft gegengerechnet werden. Stand: August 2026.

Was deckt eine Per-App-Lizenz genau ab?

Laut Microsofts offizieller Dokumentation zu Per-App-Plänen berechtigt eine Per-App-Lizenz einen Nutzer zum Betrieb einer einzelnen App oder eines einzelnen Portals in einer bestimmten Umgebung. Die Lizenz wird nicht direkt Personen zugewiesen, sondern als Kapazität einer Umgebung im Power Platform Admin Center zugeteilt und erst beim Teilen der App automatisch an den jeweiligen Nutzer vergeben. Wichtig für die Kalkulation: Wer dieselbe App in zwei Umgebungen wie Test und Produktiv nutzt, verbraucht laut der Beispielrechnung in der Microsoft-Dokumentation auch zwei Lizenzen, weil die Zuteilung pro Umgebung erfolgt.

Wie viele Apps deckt eine einzelne Lizenz ab?

Das hat sich historisch verändert. Bis Ende September 2021 berechtigte ein App-Pass zum Zugriff auf zwei Apps und ein Portal. Seit Oktober 2021 gilt pro Lizenz nur noch eine App oder ein Portal, um das Modell zu vereinfachen. Bestandskunden mit Verträgen von vor Oktober 2021 behalten für ihre Vertragslaufzeit drei App-Pässe pro Lizenz und damit weiterhin Zugriff auf zwei Apps und ein Portal. Wer heute neu einkauft, muss also strenger rechnen, als ältere Verträge es vermuten lassen.

Wo hört die kostenlose Power-Apps-Basis auf?

Die in Microsoft 365 enthaltene Grundausstattung "Power Apps für Microsoft 365" erlaubt laut Microsofts Lizenzübersicht für die Power Platform das Erstellen, Ausführen und Teilen von Apps sowie die Anbindung an Microsoft-365-Daten und Standard-Konnektoren. Was in dieser Übersicht ausdrücklich fehlt: der Zugriff auf lokale Datenquellen sowie auf Premium- oder benutzerdefinierte Konnektoren. Genau an dieser Grenze setzt die Entscheidung für eine kostenpflichtige Lizenz an, sei es Per App oder eine nutzerbasierte Vollversion. Ohne eine dieser beiden bleibt jede App auf Microsoft-365-Bordmittel beschränkt.

Wann lohnt sich Per App, wann die nutzerbasierte Lizenz?

Drei Szenarien, wie sie in KMU typischerweise vorkommen:

• Einzelne Abteilungs-App: Zehn Mitarbeitende in der Lagerlogistik nutzen ausschließlich eine Bestandsapp. Hier reicht eine Per-App-Zuteilung auf die jeweilige Umgebung, weil niemand eine zweite App braucht.
• Power-User mit mehreren Apps: Ein Controller nutzt eine Reisekosten-App, eine Freigabe-App und eine Reporting-App parallel. Sobald ein einzelner Nutzer mehr als ein bis zwei Apps braucht, kippt die Rechnung fast immer zur nutzerbasierten Lizenz, weil sonst mehrere Per-App-Zuteilungen für dieselbe Person nötig werden.
• App mit Premium-Konnektor: Eine App, die über ein On-Premises-Gateway auf eine lokale Datenbank zugreift oder einen Premium-Konnektor nutzt, braucht in jedem Fall eine kostenpflichtige Lizenz, unabhängig von der Nutzerzahl, weil die kostenlose Basis diesen Zugriff laut Dokumentation nicht vorsieht.

Ein Hinweis zu Power Automate: Eine Per-App-Zuteilung allein berechtigt laut Microsoft nicht dazu, eigene Flows mit Premium-Funktionen zu erstellen oder zu besitzen. Dafür ist zusätzlich eine Per-User-Lizenz für Power Apps oder Power Automate nötig, außer der Flow ist fest an eine App gekoppelt. Wer diese Lizenzlandschaft für den eigenen Betrieb durchrechnen lassen will, findet Unterstützung in einer Power-Automate-Lizenzberatung.

Häufige Fragen zu Power Apps Premium und Per App

Kann ich Per-App- und nutzerbasierte Lizenzen mischen?

Ja, das ist in der Praxis sogar der Normalfall. Einzelne Umgebungen oder Abteilungen laufen über Per-App-Kapazität, während Power-User mit mehreren Apps eine nutzerbasierte Lizenz erhalten. Beide Lizenzarten lassen sich laut Microsoft parallel in derselben Organisation verwalten.

Zählt eine Per-App-Lizenz für mehrere Umgebungen?

Nein. Die Kapazität wird pro Umgebung zugeteilt, und ein Nutzer, der dieselbe App in zwei getrennten Umgebungen wie Test und Produktion verwendet, verbraucht laut der Beispielrechnung in Microsofts Dokumentation auch zwei Lizenzen.

Was passiert, wenn ich die Per-App-Kapazität einer Umgebung auf null reduziere?

Bereits in Dataverse angelegte Nutzer werden dadurch nicht automatisch deaktiviert, können aber keine Apps mehr in dieser Umgebung starten, weil keine Kapazität mehr zugeteilt ist. Microsoft weist Administratoren ausdrücklich darauf hin, in diesem Fall auch die Rollen der betroffenen Nutzer zu entfernen.

Brauche ich für einfache Genehmigungs-Apps überhaupt eine kostenpflichtige Lizenz?

Nicht zwingend, solange die App ausschließlich mit Microsoft-365-Daten und Standard-Konnektoren arbeitet. Sobald ein Premium-Konnektor, eine lokale Datenquelle oder eine eigene Dataverse-Tabelle außerhalb der Standardintegration ins Spiel kommt, wird laut Microsofts Lizenzübersicht eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich.