Power Automate'te Process ve Task Mining: Lisanslar ve Eklenti Açıklandı

Power Automate'te otomasyonu düşündüğünde konu genellikle hemen tek tek flow'lara döner: bir tetikleyici, birkaç eylem, tamam. Ama neyi otomatikleştireceğine karar vermeden önce daha temel bir soruyu sormak faydalı olur: sürecin pratikte gerçekte nasıl işliyor ve en büyük sürtünme kayıpları nerede oluşuyor? Tam da burada Microsoft'un doğrudan Power Automate'e entegre ettiği iki analiz özelliği, Process Mining ve Task Mining devreye giriyor.

Her iki özellik de sana sezgi yerine sağlam veriler sunar, ancak yaklaşım ve hedef kitle açısından belirgin şekilde farklılaşırlar. Daha büyük bir otomasyon planlayan biri, resmi belgelere göre her iki aracı da bilmeli ve özellikle hangi kullanım senaryosu için hangi lisansın gerekli olduğunu bilmeli, çünkü pratikte en büyük tuzak genellikle tam olarak burada gizlidir. Bu yazıda Process Mining ile Task Mining arasındaki farka, ilgili lisans modellerine ve ayrı Process Mining eklentisinin gerçekten ne zaman değdiğine bakıyoruz. Böylece daha sonra bir lisans faturasıyla sürpriz yaşamak yerine bütçeni baştan itibaren kontrol altında tutarsın.

Process Mining mi Task Mining mi: sorun için hangisi uygun?

Microsoft Learn'deki süreç ve görev madenciliğine genel bakış belgesine göre, sık sık aynı cümlede geçseler de iki özellik farklı hedefler izliyor:

• Process Mining kurum genelindeki süreçlerin analizi için uygundur. Bu özellik, kayıt sistemindeki, yani süreçlerinde gerçekten kullandığın uygulamalardaki olay günlüğü dosyalarıyla çalışır ve bunlardan veri ve metriklerle süreç haritaları oluşturur. Belgelerdeki tipik örnekler alacak hesapları muhasebesi veya uçtan uca bir sipariş-tahsilat (order-to-cash) sürecidir.
• Task Mining ise masaüstü düzeyine odaklanır. Bu özellik fare tıklamaları, klavye girişleri ve uygulama geçişleri gibi gerçek kullanıcı eylemlerini kaydeder ve bir görevin kılavuzda anlatıldığı gibi değil, gerçekte nasıl yapıldığını gösterir.

Genel kural şu: Process Mining, daha büyük bir akışta darboğazların nerede olduğu sorusunu yanıtlar. Task Mining ise bir kişinin tek bir görevi tamamlamak için ekranda tam olarak ne yaptığı sorusunu yanıtlar. Pratikte ikisi genellikle birbirini tamamlar, çünkü bir Process Mining analizi hangi alt adımın dikkat çekici şekilde uzun sürdüğünü gösterir, Task Mining ise ardından bunun tam olarak neden böyle olduğunu gösterir.

Process ve Task Mining için önemli olan lisanslar

Microsoft'a göre Process Mining, ayrı bir ürün olarak değil Power Automate'in bir parçası olarak lisanslanır. Belgeler somut olarak farklı kapasitelere sahip üç lisans düzeyi ayırt eder:

• Power Automate deneme lisansı: 90 gün boyunca hem Task Mining hem de Process Mining özelliklerine sahip olursun, ancak süreç başına 100 MB Process Mining kapasitesiyle sınırlıdır.
• Power Automate Premium: bu kullanıcı başına lisans, tam Task Mining ve Process Mining işlevselliğini içerir. Her Premium lisans, toplamda 100 GB ile sınırlı olan kiracı genelindeki kapasite havuzuna 50 MB katkıda bulunur. Ayrıca her lisans 250 MB Dataverse veritabanı kapasitesi ve 2 GB Dataverse dosya kapasitesi getirir.
• Power Automate Process Mining eklentisi: Premium lisansını gerektiren ve kapasite havuzunu 100 GB daha genişleten, buna ek olarak 2 GB ek Dataverse veritabanı ve 1 TB ek dosya kapasitesi sağlayan, kiracı genelinde geçerli bir ek pakettir.

Power BI'daki süreç raporlarını kişiselleştirmek için ayrıca ücretli bir Power BI lisansına ihtiyacın var, çünkü bu, belirtilen Power Automate planlarına otomatik olarak dahil değildir.

Process Mining eklentisine gerçekten ne zaman ihtiyacın var?

Çoğu küçük ve orta ölçekli ekip için, tek tek kullanıcıların Premium lisansları aracılığıyla havuzda zaten biriken kapasite başlangıç için tamamen yeterlidir. Eklenti ancak şirketin aynı anda çok sayıda Premium lisans kullanmasına rağmen havuzun 100 GB sınırına ulaşması durumunda veya örneğin uzun bir dönem boyunca yüksek işlem hacmine sahip bir ERP sisteminden çok büyük, detaylı olay günlüklerini bilinçli olarak içe aktarman durumunda önem kazanır.

Eklentiyi satın almadan önce, gerçekte kullanılan kapasiteyi kontrol etmek için Power Platform yönetim merkezine bir göz atmak faydalıdır. Ek kapasiteye yatırım yapmadan önce genellikle tamamlanmış süreçleri silerek veya içe aktarılan geçmiş veri miktarını daha bilinçli şekilde sınırlayarak depolama ihtiyacını azaltabilirsin.

Önceden netleştirmen gereken ön koşullar

Başlayabilmen için Microsoft Learn'e göre bir Microsoft Dataverse veritabanına sahip bir Power Platform ortamına ve uygun bir role ihtiyacın var: süreçleri oluşturmak, paylaşmak ve üzerinde birlikte çalışmak için Ortam Oluşturucu rolü gereklidir. Gelişmiş özelliklerle masaüstü analizi için ayrıca Process Mining masaüstü uygulamasını kurarsın, Task Mining için ise Power Automate for desktop kurulumuna ihtiyacın var.

Bu temelleri önceden düzgünce netleştiren kişi, sonrasında büyük bir hayal kırıklığından kurtulur: belgelere göre yanlış boyutlandırılmış lisanslar veya eksik bir rol, bir sürecin aniden açılamaz hale gelmesinin en yaygın nedenlerinden biridir. Hangi lisans kombinasyonunun ekibine gerçekten uygun olduğundan emin değilsen, Power Automate lisans danışmanlığımız kapsamında, bir sözleşme imzalamadan önce kapasiteyi, kullanıcı sayısını ve eklenti ihtiyacını gerçekçi bir şekilde değerlendirmende sana destek oluruz.

Sık sorulan sorular

Task Mining için Process Mining'den farklı bir lisansa mı ihtiyacım var?

Hayır. Microsoft Learn'e göre hem Power Automate deneme lisansı hem de Power Automate Premium lisansı her iki özelliği birlikte içerir. Yalnızca Task Mining için ayrı bir bağımsız lisans yoktur, bu özellik Process Mining ile aynı planlara bağlıdır.

Kuruluşum 100 GB sınırını aşarsa ne olur?

Premium lisanslardan gelen kiracı genelindeki kapasite havuzu tükenir tükenmez, ya depolama alanı boşaltılana ya da Process Mining eklentisi ek kapasite sağlayana kadar hiçbir sürece yeni veri eklenemez. Belgelere göre her ikisi de bilinçli, ayrı bir adımdır ve otomatik olarak gerçekleşmez.

İlk test için ücretsiz deneme lisansı yeterli mi?

İlk izlenim için evet. 90 günlük deneme lisansı, Premium lisansla aynı Task Mining özelliklerini sunar ve süreç başına 100 MB'a kadar kapasiteyle Process Mining'e izin verir, bu da genellikle kapsamı sınırlı bir örnek süreç için yeterlidir. Sürekli üretim kullanımı için sonrasında bir Premium lisans gereklidir.

Process Mining'i kullanabilmek için kesinlikle Power BI'a mı ihtiyacım var?

Hayır, standart analiz raporları kendi Power BI lisansın olmadan da web'de ve masaüstü uygulamasında görüntülenebilir. Yalnızca süreç raporunu kendi Power BI çalışma alanınla kişiselleştirmek istediğinde ek olarak ücretli bir Power BI lisansına ihtiyacın olur.

Ortamımda genel olarak bir süreç oluşturabilmek için hangi role ihtiyacım var?

İlgili Power Platform ortamında Ortam Oluşturucu güvenlik rolüne ihtiyacın var. Bu rol olmadan belirli koşullar altında paylaşılan süreçleri görüntüleyebilirsin, ancak kendi süreçlerini oluşturamaz, veri içe aktaramaz veya paylaşımları yönetemezsin.