Power Automate'te Özel Yanıtlarla Onay

Uygulamada Onayla veya Reddet çoğu zaman yeterli olmuyor. Birçok onay süreci daha fazla nüans gerektirir: daha fazla bilgi talebi, koşullu bir onay veya birden fazla indirim kademesi arasından seçim gibi. Power Automate bunun için Özel Yanıtlar onay türünü sunar; bu türle standart Onayla ve Reddet değerleri yerine kendi yanıt seçeneklerinizi tanımlayabilirsiniz.

Bu yazıda sana özel yanıtlarla bir onay akışının nasıl kurulacağını, yanıtın akışın devamında nasıl değerlendirileceğini ve bu yaklaşımın sınırlarının nerede olduğunu gösteriyoruz. Temel olarak Power Automate için resmi Microsoft belgelerini kullanıyoruz. Bu sayede onaylayanların hangi seçenekleri gördüğü ve akışının her bir yanıta nasıl tepki verdiği üzerinde tam kontrolü elinde tutarsın.

Özel yanıtlar Onayla/Reddet'ten ne bakımdan farklıdır?

İşlem Başlat ve onay bekle, onaylarla ilk adımlara ilişkin Microsoft belgelerine göre toplam beş onay türü sunar. Bunlardan ikisi, bilinen standart Onayla/Reddet seçenekleridir; bunlar ya "Herkes onaylamalı" kuralıyla ya da "İlk yanıt veren" kuralıyla çalışır. Basit bir evet ya da hayırın ötesine geçen her şey için iki tür daha vardır:

• Özel Yanıtlar – Bir yanıt bekle: seçim seçeneklerini kendin tanımlarsın ve ilk tepki veren kişinin yanıtı süreci tamamlar.
• Özel Yanıtlar – Tüm yanıtları bekle: yine serbestçe tanımlanmış seçeneklerle, ancak akış atanan her kişi yanıt verene kadar bekler.

Ayrıca, birden fazla kişinin sabit bir sırayla birbiri ardına sorulduğu sıralı onay da mevcuttur. Ancak bireysel yanıt seçenekleri gerektiren çoğu senaryo için iki özel yanıt türü tamamen yeterlidir.

Özel yanıtlarla bir onay akışını nasıl kurarsın

Kurulum, özel yanıt seçenekleri oluşturmaya ilişkin Microsoft kılavuzuna göre, akışı hangi tetikleyicinin başlattığından bağımsız olarak her zaman aynı düzeni izler:

• Tetikleyicinden sonra Başlat ve onay bekle işlemini ekle.
• Alanında Onay türü "Özel Yanıtlar" içeren iki seçenekten birini seç.
• Alanına Yanıt Seçenekleri Öğesi ilk seçeneğini gir, örneğin "Kabul et", ardından Yeni öğe ekle seçeneğini kullanarak "Reddet" veya "Daha fazla bilgi gerekli" gibi başka seçenekler ekle.
• Onaylayan kişinin neye karar verdiğini bilmesi için Başlık, Atanan kişi ve Ayrıntılar alanlarını doldur.

Belgelerdeki örnek, SharePoint'e yüklenen ve üç yanıt olasılığını tetikleyen bir masraf raporudur: Kabul et, Reddet veya Daha fazla bilgi gerekli. Aynı yapı, tetikleyiciden bağımsız olarak çalışır; ister bir SharePoint listesi, ister bir form, ister manuel bir başlatma olsun.

Örnek: dört yanıt seçenekli indirim onayı

Microsoft'un yaygın onay senaryolarına ilişkin kılavuzundan alınan ikinci bir pratik örnek, bu kavramın ne kadar esnek kullanılabileceğini gösteriyor: satış çalışanları bir SharePoint listesine indirim talebi girer ve bu, akışı tetikler. Onaylayan kişi ardından dört seçenek arasından seçim yapabilir, örneğin "%5'e kadar", "%10'a kadar", "%15'e kadar" veya "Reddedildi". Böylece her indirim kademesi için ayrı bir akış oluşturmak zorunda kalmadan daha ince ayarlı bir karar elde edersin.

Yanıtı akışta nasıl değerlendirirsin?

Onay işleminden sonra, dinamik içerik seçiminden Sonuç alanı kullanılabilir hale gelir; bu alan seçilen yanıt seçeneğinin tam metnini içerir. Buna tepki vermek için bir Koşul veya bir Switch işlemi eklersin ve Sonuç alanının değerini kontrol edersin. Masraf raporu örneğinde bu, şöyle görünürdü:

• Yanıt "Kabul et" ise, muhasebeye geri ödeme talebiyle bir e-posta gönderilir.
• Yanıt "Reddet" ise, talebi gönderen kişi ret hakkında bir mesaj alır.
• Yanıt "Daha fazla bilgi gerekli" ise, talebi gönderen kişiye bir takip sorusu gönderilir.

Burada önemli olan: koşuldaki karşılaştırma, yanıt seçeneklerinde belirlediğin metinle tam olarak eşleşmelidir, çünkü Power Automate metni salt bir karakter dizisi olarak değerlendirir.

Hangi sınırlamaları bilmelisin?

Özel yanıtları üretimde kullanmadan önce, belgelenmiş sınırlara bir göz atmakta fayda var:

• Outlook'ta beş yanıt: belgelere göre, Outlook ve Outlook Web Access'teki eyleme geçirilebilir mesajlar (Actionable Messages), e-posta içinde doğrudan yalnızca tanımlanan ilk beş yanıt seçeneğini gösterir. Diğer seçeneklere, eyleme geçirilemeyen bir HTML e-postası, Power Automate'teki onay merkezi, mobil uygulama veya Microsoft Teams üzerinden ulaşabilirsin.
• Çok sayıda alıcıda veri boyutu sınırı: özel yanıtlı onaylar, "Tüm yanıtları bekle" türüyle çok sayıda kişiye gönderildiğinde başarısız olabilir, çünkü sonuç alanı bu durumda boyut sınırına ulaşır.
• Tek bir yanıt seçeneği özel durumu: yalnızca tek bir özel yanıt kullanırsan, Outlook ve OWA yanıt alanını otomatik olarak genişletir, böylece ayrı bir düğme seçilmesi gerekmez.

Böyle bir onay yapısını gelişigüzel bir araya getirmek değil, iyi düşünülmüş hata yönetimiyle temiz bir şekilde kurmak isteyenler, NordFlux'ın Power Automate danışmanlığında konsept ve uygulama konusunda destek bulur.

Gereksinimler ve lisanslama

Belgelere göre onay akışları verilerini Microsoft Dataverse'de depolar. Akışın standart olmayan bir ortamda çalışıyorsa, ilk çalıştırmada otomatik olarak bir Dataverse veritabanı oluşturulur; bunun için çalıştıran kişinin bu ortamda bir yönetici rolüne sahip olması gerekir. Standart ortamda bu adım gerekmez, çünkü veritabanı orada otomatik olarak sağlanır. Onay bağlayıcısı standart bir bağlayıcı olduğundan, kullanım için Power Automate'e erişim sağlayan herhangi bir lisans yeterlidir; örneğin dahili Power Automate özelliklerine sahip bir Power Automate, Microsoft 365 veya Dynamics 365 lisansı. Özel yanıtlar için ek bir premium lisansa gerek yoktur.

Sık sorulan sorular

Bir akışta kaç tane özel yanıt tanımlayabilirim?

Teknik olarak istediğin kadar yanıt seçeneği oluşturabilirsin. Ancak Outlook ve Outlook Web Access'te, eyleme geçirilebilir mesajlardan yalnızca tanımlanan ilk beş seçenek doğrudan tıklanabilir olarak gösterilir. Ek seçeneklere Power Automate onay merkezi, mobil uygulama, eşlik eden bir HTML e-postası veya Microsoft Teams üzerinden erişilebilir.

"Bir yanıt bekle" ile "Tüm yanıtları bekle" arasındaki fark nedir?

"Bir yanıt bekle" seçeneğinde, atanan herhangi bir kişiden gelen ilk yanıt onay adımını tamamlar ve kalan talepler artık gerekmez. "Tüm yanıtları bekle" seçeneğinde ise, akış sonraki adımlarla devam etmeden önce atanan her kişinin yanıt vermesi gerekir. Seçim, tek bir onayın yeterli olup olmadığına ya da gerçekten tüm ilgili kişilerin görüşünün alınması gerekip gerekmediğine bağlıdır.

Somut yanıtı akışın devamında nasıl değerlendiririm?

Onay işleminin dinamik içerik seçiminden Sonuç alanını kullan ve bunu bir koşulda veya Switch işleminde yanıt seçeneklerinin tam metniyle karşılaştır. Karşılaştırma karakter karakter yapıldığından, tanımlanan seçenek ile koşul arasında yazım hatalarından veya farklı yazımlardan kesinlikle kaçınmalısın.

Özel yanıtlar için premium lisansa ihtiyacım var mı?

Hayır. Onay bağlayıcısı standart bağlayıcılar arasında yer alır, bu nedenle Power Automate'e ve standart bağlayıcılara genel olarak erişim sağlayan herhangi bir lisans yeterlidir. Buna normal Power Automate lisansları, birçok Microsoft 365 planı ve dahili Power Automate özelliklerine sahip Dynamics 365 lisansları dahildir.

Devam eden bir onay talebini iptal edebilir veya yeniden atayabilir miyim?

Evet. Power Automate onay merkezinde, gönderilmiş ve hâlâ açık olan bir talebi İptal Et düğmesiyle iptal edebilirsin. Onaylayan kişi olarak, sana atanmış bir talebi üç nokta ve Yeniden Ata seçeneği üzerinden başka bir kişiye devredebilirsin. Orijinal talep eden kişi olarak bu doğrudan mümkün değildir; orada yalnızca iptal etme ve ardından atanan kişiyi akışın kendisinde ayarlama seçeneği kalır.