Dataverse İş Akışları ve Cloud Flows Karşılaştırması (SSS)

Dataverse ile çalışan herkes er ya da geç birbirine benzeyen üç kavramla karşılaşır: iş süreci akışları, klasik iş akışları ve Power Automate'ten Cloud Flows. Üçü de aynı menüde yer alır, üçü de bir şekilde "süreç" olarak adlandırılır ve üçü de yeni başlayanlarda aynı soruyu doğurur: Hangi araç gerçekten bir şeyi otomatikleştiriyor, hangisi ise sadece bir kişiyi bir formda yönlendiriyor?

Cevap, ilk bakışta göründüğünden daha önemlidir. Aslında bir Cloud Flow gerektiren yerde bir iş süreci akışı oluşturan kişi, sonunda güzel bir ilerleme göstergesi elde eder ama tek bir otomatikleştirilmiş eylem elde edemez. Bu SSS makalesi, resmi Microsoft belgelerine dayanarak üç kavramı sınıflandırır ve hangi durumda hangi aracı kullanman gerektiğini gösterir.

Bir iş süreci akışı gerçekte ne yapar

Bir iş süreci akışı (İngilizce'de Business Process Flow), formun üst kısmında gösterilen bir dizi aşama ve adımı tanımlar. Her aşama bir grup adımı bir araya getirir, her adım birinin veri girdiği bir sütuna karşılık gelir. İş süreci akışlarına genel bakış belgesine göre bir adım zorunlu olarak işaretlenebilir, böylece bir kullanıcı bir sonraki aşamaya geçmeden önce ilgili sütunu doldurmak zorunda kalır. Microsoft buna "stage-gating" adını verir.

Sınırları belirlemek açısından önemli bir nokta: aynı belgeye göre bir iş süreci akışı hiçbir koşullu iş mantığı veya otomasyon sunmaz, yalnızca veri girişi için optimize edilmiş bir ortam ve aşamalar arasındaki geçişin kontrolünü sağlar. En fazla beş farklı tabloya, örneğin potansiyel müşteriden teklife ve faturaya kadar yayılabilir ve tablo başına her biri en fazla 30 aşamaya sahip en fazla on aktif iş süreci akışı mümkündür. Dynamics 365'ten bilinen örnekler arasında "Lead to Opportunity Sales Process" veya "Phone to Case Process" süreçleri yer alır. Bir iş süreci akışı, özünde insanlar için bir yönlendirme şerididir, arka planda çalışan bir otomasyon değildir.

Klasik iş akışları: kullanımdan kaldırılan model

İş süreci akışlarının yanı sıra Dataverse'de, teknik olarak aynı süreç ailesine ait olan ama gerçekten otomasyon sağlayan klasik arka plan iş akışları da bulunur. Power Automate ile klasik iş akışı karşılaştırması belgesine göre Microsoft, yeni otomasyon süreçlerini klasik iş akışı yerine Cloud Flow olarak oluşturmayı ve mevcut klasik iş akışlarını adım adım değiştirmeyi açıkça önerir. Klasik iş akışlarının Cloud Flows'a göre hâlâ üstün olduğu bir nokta var: senkron, yani gerçek zamanlı çalışabilen yürütme ile bir değişiklikten önceki verinin ön görüntüsüne erişim. Ancak Microsoft aynı kaynakta, senkron iş akışlarının son kullanıcılarda performans sorunlarının sık görülen bir nedeni olduğunu belirtir ve bu tür mantığın mümkün olduğunca asenkron Cloud Flows'a taşınmasını önerir.

Cloud Flows: gerçek otomasyonun gerçekleştiği yer

Bir Cloud Flow, Power Automate'in asıl otomasyon yapı taşıdır. Bir tetikleyici ile başlar, örneğin Bir satır eklendiğinde, değiştirildiğinde veya silindiğinde ve ardından ister Dataverse içinde ister SharePoint, Teams veya e-posta gibi harici sistemlere bağlanan 260'tan fazla ek bağlayıcı üzerinden bir dizi eylem gerçekleştirir. Dataverse tetikleyicisinde, satır değişiklikleri tetikleyicisine ilişkin belgelere göre üç temel parametre belirlersin:

• Değişiklik türü, yani flow'un bir satır oluşturulduğunda, değiştirildiğinde veya silindiğinde çalışıp çalışmayacağı
• Tablo adı, yani hangi tablonun izleneceği
• Kapsam, yani flow'u yalnızca kendi satırlarının mı, iş biriminin satırlarının mı yoksa tüm kuruluşun satırlarının mı tetikleyeceği

Ayrıca, flow'un yalnızca gerçekten ilgili değişikliklerde, örneğin yalnızca ad değiştiğinde çalışması için filtre sütunları ve bir OData filtre ifadesi tanımlanabilir. Şu olarak çalıştır seçeneği aracılığıyla ayrıca bir Dataverse eyleminin flow sahibinin, satır sahibinin veya değişikliği tetikleyen kullanıcının bağlamında çalışıp çalışmayacağını belirleyebilirsin.

En önemli farklar bir bakışta

• Bir iş süreci akışı, kendisi hiçbir şeyi otomatikleştirmeden bir kişiyi aşamalar ve adımlar boyunca yönlendirir.
• Klasik bir iş akışı arka planda otomasyon sağlar, ancak senkron çalışır ve kullanımdan kaldırılan bir model olarak kabul edilir.
• Bir Cloud Flow, döngüler, paralel dallar, onaylar, zamanlamalar ve bağlayıcılar aracılığıyla harici sistemlere bağlantı ile asenkron olarak otomasyon sağlar.
• Belgelere göre Cloud Flows, aralıklı sorgulama yerine webhook kullandıkları için neredeyse gerçek zamanlı çalışır; beş dakikalık bir süre için 100.000 eylem sınırı ve aynı süre için en fazla 6 GB'lık bir azami veri aktarım hızı geçerlidir.
• Tek bir flow çalıştırması en geç 30 gün sonra otomatik olarak sona erer.

Ne zaman ne kullanılır

Çalışanların birden fazla aşamalı bir süreci tutarlı bir şekilde takip etmesi gerekiyorsa, örneğin bir potansiyel müşterinin fırsat aşamasına kadar işlenmesi gibi, doğru seçim bir iş süreci akışıdır. Ancak birinin bir düğmeye tıklamasına gerek kalmadan gerçekten bir şeyin olması gerekiyorsa, örneğin bir e-posta gönderilmesi, başka bir sistemde bir kayıt oluşturulması veya bir onay başlatılması gibi, bir Cloud Flow'a ihtiyacın vardır. Bu iki araç birbirini dışlamaz: Microsoft belgelerine göre bir iş süreci akışı, belirli aşama geçişlerinde bir iş akışını hatta dolaylı olarak bir Cloud Flow'u bile tetikleyebilir, örneğin sürecin tamamlanması veya erken sonlandırılması sırasında genel bir iş akışı adımı üzerinden.

Dataverse ortamını üretimde kullanan şirketler için, çok fazla otomasyonun geçici bir çözüm olarak iş süreci akışlarına sıkıştırılmasından önce, bu iki dünya arasındaki görev dağılımına bilinçli bir şekilde bakmak değerlidir. NordFlux'ın sunduğu bir Power Automate danışmanlığı kapsamında, mevcut kurulum hedefe yönelik olarak incelenebilir ve dijital çalışanların otomasyonu manuel olarak yürütülen bir süreç çubuğundan daha güvenilir bir şekilde üstlenebileceği yerlerde yük azaltılabilir. Bu sırada hangi süreç adımının insanlar tarafından yönlendirilmeye devam edeceği ve hangisinin arka planda otomatik olarak gerçekleştirileceği üzerinde tam kontrolü elinde tutarsın.

Sık sorulan sorular

Bir iş süreci akışı başka sistemlerde kendi başına veri oluşturabilir mi?

Hayır. Microsoft belgelerine göre bir iş süreci akışı kendi otomasyonunu veya koşullu iş mantığını sunmaz, yalnızca Dataverse içinde yönlendirilen bir veri girişi arayüzü sunar. Bir e-posta gönderme veya SharePoint'te bir kayıt oluşturma gibi harici sistemlerdeki eylemler için uygun bağlayıcıya sahip bir Cloud Flow'a ihtiyacın vardır.

Yeni otomasyonları hâlâ klasik bir iş akışı olarak mı oluşturmalıyım?

Hayır. Microsoft resmi belgelerinde yeni otomasyon süreçlerinin Cloud Flow olarak oluşturulmasını ve mevcut klasik iş akışlarının gözden geçirilip kademeli olarak değiştirilmesini açıkça önerir. Klasik iş akışlarının hâlâ koruduğu bir avantaj vardır: gerçek zamanlı senkron yürütme ve Cloud Flows'un bu şekilde sunmadığı, verinin ön görüntüsüne erişim.

Bir Cloud Flow, Dataverse'deki bir değişikliğe ne kadar hızlı tepki verir?

Belgelere göre Dataverse tetikleyicili Cloud Flows, sabit aralıklarla sorgulanmak yerine webhook'lar aracılığıyla bilgilendirildikleri için neredeyse gerçek zamanlı çalışır. Beş dakikalık bir pencere içinde flow başına 100.000 eylem sınırı ve en fazla 6 GB'lık bir azami aktarım hızı geçerlidir; bu sınırlar özellikle veri yoğun otomasyonlarda önem kazanabilir.

Bir iş süreci akışı bir Cloud Flow'u tetikleyebilir mi?

Doğrudan değil ama dolaylı olarak evet. Bir iş süreci akışı bir aşamada klasik bir iş akışını tetikleyebilir ve bu iş akışı da, satır değişiklikleri tetikleyicisi üzerinden bir Cloud Flow tarafından algılanan Dataverse eylemleri gerçekleştirebilir. Genellikle daha temiz olan yol doğrudan olanıdır: Cloud Flow, iş süreci akışının formda tetiklediği veri değişikliğine, klasik bir iş akışı üzerinden dolambaçlı bir yol izlemeden doğrudan tepki verir.

Tablo başına kaç iş süreci akışı oluşturabilirim?

Belgelere göre tablo başına en fazla on aktif iş süreci akışı mümkündür; süreç başına en fazla 30 aşama ve çok tablolu bir süreçte en fazla beş bağlantılı tablo bulunabilir. Güvenlik rolleri ve belirlenen bir sıra aracılığıyla, hangi iş süreci akışının hangi kullanıcı grubu için varsayılan olarak yüklendiğini kontrol edersin.