Zaman takibini otomatikleştirmek şu anlama gelir: çalışan geliş, gidiş ve molasını uygulama, terminal veya çip üzerinden birkaç saniyede kaydeder. Proje süreleri doğrudan siparişe veya müşteriye işlenir, esnek çalışma saati ve fazla mesai hesapları kendini günceller. Kontrol edilen süreler bir arayüz üzerinden bordronuza aktarılır, böylece ay sonunda kimse puantaj kâğıdı yeniden yazmaz.
Süreler kâğıtlarda, Excel'de veya birinin aklında durur ve ay sonunda biri her şeyi elle karşılaştırır. Sonradan giren tahmin eder, kontrol eden arar, bordro ise son puantaj kâğıtlarını en sona kadar bekler.
KOBİ'lerde tekrar tekrar kurduğumuz beş çözüm. Bordro yazılımınız ve iş süreçleriniz aynı kalır, sadece kâğıt ve Excel listesi ortadan kalkar.
Çalışan tek dokunuşla kaydeder: ofiste ve evden çalışırken telefon uygulaması, atölye kapısında dayanıklı terminal, üretimde çip veya kart. Kayıt, oluştuğu anda sistemde yer alır, ay sonunda hafızadan yeniden oluşturulmaz. Sistem molaları kurallarınıza göre otomatik olarak düşer.
Tasarruf Haftada 2–5 saat yeniden girişten tasarrufSalt bulunmanın ötesinde, çalışan süresini 200 açık numara yerine kısa bir listeden seçerek projeye, siparişe veya maliyet merkezine kaydeder. Böylece her sipariş için çalışma süresinin gerçekte ne kadara mal olduğunu görürsünüz ve ek maliyet hesabı ertesi gün doğru olur. Proje süreleri müşteriye kesilecek fatura için doğrudan yeniden kullanılabilir.
Etki Sipariş maliyetleri proje bazında kanıtlanabilirSistem hedefi gerçekleşenle karşılaştırır, esnek çalışma saati hesabını günceller ve fazla mesai ile eksik saatleri kurallarınıza göre gösterir. Gece, pazar veya tatil zamları kayıtlı oranlara göre hesaplanır, birinin elle bakması gerekmez. Çalışanlar ve personel bürosu aynı durumu görür, bu da ay sonundaki tartışmayı ortadan kaldırır.
Etki Esnek çalışma saati hesabı her zaman güncelKontrol edilen aylık değerler bir arayüz üzerinden bordronuza aktarılır; DATEV-Lohn'da hareket verilerinin içe aktarılması yoluyla, diğer bordro yazılımlarında ise kendi veri yolu üzerinden. Puantaj kâğıtlarını yeniden yazmak yerine personel bürosu süreleri onaylar ve tek adımda devreder. Bu, ikinci girişi ve içinde saklı rakam hatasını ortadan kaldırır.
Tasarruf Bordro sürecinde çift giriş ortadan kalkarHer kayıt zaman damgası ve kaynağıyla birlikte tutulur, sonraki düzeltmeler orijinal zamanın üzerine yazmak yerine değişiklik olarak izlenebilir kalır. Böylece çalışma süresi kaydı yükümlülüğünü, üzerine yazılabilen bir Excel listesinin aksine, denetime dayanan bir kanıtla yerine getirirsiniz. Kimin ne zaman neyi değiştirdiği her zaman kanıtlanabilir.
Etki Excel yerine denetime dayanıklı kanıtHangi aracın uygun olduğu, bordro yazılımınıza ve zaten Microsoft 365 içinde çalışıp çalışmadığınıza ya da atölyede özel bir terminale ihtiyacınız olup olmadığına bağlıdır. Karara ancak mevcut durum analizinden sonra varırız, bir ortaklık programına göre değil.
Veri merkeziUygulama, terminal veya zaman takip sisteminden gelen kayıtları alır, mantıksal tutarlılığını kontrol eder ve aylık değerleri bordro yazılımınıza yazar. İsteğe bağlı olarak Almanya'daki bir veri merkezindeki sunucuda çalışır, böylece çalışanlarınızın çalışma süresi verileri şirketten çıkmaz.
Microsoft dünyasıMicrosoft 365 içinde çalışıyorsanız, zaman kaydını bir uygulama olarak kurarız ve değerleri Power Automate ile aktarırız. Şirket içi bir bordro yazılımına erişim için, örneğin şirket içi veri ağ geçidi veya premium bağlayıcı üzerinden, Microsoft 365'e dahil kullanım yeterli değildir: bunlar ücretli Power Automate lisanslarıdır. Bunu uygulamadan önce sizinle hesaplarız, böylece lisans sonradan bir sürpriz olmaz.
Arayüzü olmayan eski sistemBazı bordro veya sektör yazılımlarının hareket verileri için içe aktarma arayüzü hiç yoktur. Bu durumda bir yazılım robotu, devri tam olarak bir insanın yazacağı gibi üstlenir, sadece rakam hatası olmadan ve çalışma saatleri dışında. Bu, bir yazılım değişikliği şu anda gündemde değilse köprü görevi görür.
Açık puantaj yerine sabit fiyatla çalışırız. İlk analizden sonra başlamadan önce maliyetin ne olduğunu bilirsiniz.
60 dakika içinde bugünkü sürecinizi gözden geçiririz: nasıl kayıt yapılıyor, fazla mesai nasıl oluşuyor, süreler bugün bordroya nasıl giriyor. Ardından her iki taraf da otomatik zaman takibinin işletmenizin büyüklüğü için karşılığını verip vermediğini bilir.
Sizinle birlikte neyin kaydedileceğini ve sistemin hangi kurallara göre hesaplayacağını belirleriz: molalar, zamlar, esnek çalışma saati sınırları, proje yapısı. Sabit fiyatlı ve sabit kapsamlı bir teklif alırsınız, açık puantaj kâğıdı olmadan.
Bir bölümle başlarız ve yeni kaydı birkaç hafta boyunca eski listeyle paralel çalıştırırız. Kaydedilen süreler ile bordro çalışması örtüştüğünde diğer ekiplere yayılırız.
Bir dokümantasyon, bordro departmanı için bir eğitim ve bir denetim izi alırsınız: her aylık değer için hangi kayıtlardan oluştuğu izlenebilir. Kontrol sizde kalır, isterseniz destek olarak yanınızda kalmaya devam ederiz.
Süreler düzgün kaydedildiğinde, vardiya planlamasının da hâlâ elle Excel'de yapıldığı ve aynı çalışan verilerine ihtiyaç duyduğu hızla ortaya çıkar. Otomatik vardiya planlaması sayfasında ikisinin nasıl bir araya geldiğini görebilirsiniz.
Ücretsiz ilk analizde zaman takibinizi birlikte gözden geçirir ve hesaplarız: 60 dakika, taahhüt gerektirmez, işletmenizin büyüklüğü için otomasyonun karşılığını verip vermediğine dair dürüst bir değerlendirmeyle. Basit bir yoklama saati sizin için yeterliyse, bunu size söyleriz.
İşverenler, çalışanlarının çalışma süresini kaydetmekle yükümlüdür. Federal İş Mahkemesi buna 2022'de karar verdi; bu konuda belirli bir yazılım öngörülmüyor, ancak güvenilir ve izlenebilir bir kanıt gerekiyor. Üzerine yazılabilen bir Excel listesi bunu ancak zayıf biçimde karşılar, denetim izli bir sistem ise bir kontrole dayanır. Kesin düzenleme avukatınızın elindedir, biz bunun için teknik temeli sağlıyoruz.
Bu, işin asıl amacıdır, çünkü bordro bağlantısı olmayan bir zaman takibi yalnızca ikinci bir rakam seti oluşturur. Kontrol edilen aylık değerleri bordro yazılımınızın arayüzü üzerinden aktarırız; DATEV-Lohn'da hareket verilerinin içe aktarılması yoluyla, diğer sistemlerde ise kendi veri yolları üzerinden. Yazılımınızın hiç içe aktarma yolu yoksa, girişi bir yazılım robotu üstlenir. Hangi yolun işe yaradığını teklif öncesinde kontrol ederiz, sonrasında değil.
Çoğu durumda evet, çünkü genellikle eksik olan kayıt cihazı değil, bordroya ve proje değerlendirmesine otomatik aktarımdır. İlk analizde mevcut sisteminizin bir arayüz üzerinden neler sunduğuna bakar ve otomasyonu bunun etrafında kurarız. Yalnızca eski sistem hiçbir veri yolu sunmuyorsa bir değişiklikten söz ederiz, o zaman bile emek ve sınırlar konusunda dürüst davranırız.
Zorunlu değil, çünkü ofis ve evden çalışma için genellikle mevcut telefon veya bilgisayardaki bir uygulama yeterlidir. Sabit bir terminal veya çip okuyucu, özellikle çalışanların şirket telefonu olmadığı yerlerde, örneğin üretimde veya şantiyede işe yarar. Sizin için neyin mantıklı olduğunu ilk analizde netleştiririz; en büyük maliyet etkeni nadiren donanımdır, genellikle bordroyla temiz bir bağlantıdır.
Bu, çalışan sayısına, bordro yazılımınıza ve bunun ne kadar iyi bağlanabildiğine bağlıdır, bu yüzden analiz yapmadan ciddi bir sabit fiyat söylemeyiz. Ücretsiz ilk analizden sonra sabit fiyatlı ve sabit kapsamlı bir teklif alırsınız, açık puantaj kâğıdı olmadan. Bir dijitalleşme danışmanlığı olarak hizmetlerimiz ayrıca örneğin BAFA danışmanlık teşviki gibi destekler için uygun olabilir.
