NordFlux, dijital personel dosyasını yapılandırılmış bir arşiv olarak oluşturur: belge türüne göre bölümler, role göre kademeli erişim hakları, ayrı tutulan sağlık verileri, kaydedilen her erişim, sistemde saklanan saklama ve silme süreleri. Mevcut dosyalar tanınır ve doğru şekilde sınıflandırılır, ortak bir sürücüde toplu bir PDF olarak son bulmak yerine. Hangi sürenin geçerli olduğuna vergi danışmanınız veya uzman avukatınız karar verir: bunu uygulayan teknolojiyi biz kurarız.
İş sözleşmesi, ihtar, referans belgesi ve rapor aynı asma dosyada durur. Dolabı açabilen herkes her şeyi görür ve sonradan kimin ne zaman baktığını kimse söyleyemez.
Dosya bir tarama yığını değil, kurallara sahip bir yapıdır. Bu beş nokta, bir PDF klasörü ile bir denetime dayanabilen personel dosyası arasındaki farkı yaratır.
Taranan sayfalar belge tanıma yoluyla okunur ve belge türüne atanır: iş sözleşmesi, ek sözleşme, referans belgesi, ihtar, belge. Her belge, sürücüde 200 sayfalık bir toplu dosya olmak yerine, doğru dosyanın doğru bölümüne yerleşir. Belirsiz durumlar tahmin edilmek yerine incelenmek üzere sisteme sunulur.
Etki Dosya dolabı boşalırYönetici hedef anlaşmasını görür, ancak ihtar geçmişini ve rapor belgelerini göremez. İnsan kaynakları dosyayı tam olarak görür, bordro muhasebesi ise yalnızca ücret bölümünü görür. Haklar, her şeyin rastgele biriktiği klasöre değil, belge türüne bağlıdır.
Etki Erişim yalnızca ait olduğu yerdeİş göremezlik raporları, işe uyum yönetimine ilişkin belgeler ve ağır engellilik belgeleri, GDPR'nin 9. maddesi kapsamında özel kategori kişisel verilerdir. Bunlar, yalnızca tanımlı bir grubun erişebildiği, daha kısıtlı erişimli ayrı bir alan alır. Orada bir şey açan herkes kayda geçer.
Etki Açık klasör yerine dar bir çevreHer belge türü kendisi için geçerli olan süreyi alır ve sistem, süre dolduğunda belgeyi silme veya inceleme için sunar. Microsoft 365 bunun için saklama etiketleri sunar; hangi lisans düzeyinin sizde bunu karşıladığını ilk analizde kontrol ederiz. Süreleri biz belirlemeyiz, bunlar vergi danışmanınızdan veya uzman avukatınızdan gelir.
Etki Süreler artık boşa akmıyorBir çalışan GDPR'nin 15. maddesi uyarınca kayıtlı verileri hakkında bilgi talep ettiğinde, sistem, birinin klasörleri karıştırması yerine, dosyasından eksiksiz bir derleme oluşturur. Aynı durum, dosyanın saklama için kapatıldığı işten ayrılma anında da geçerlidir.
Tasarruf Talep başına gün yerine saatAraçları bir ortaklık programına göre değil, sizin durumunuza göre seçiyoruz. Microsoft 365 sizde zaten kullanılıyorsa, oraya giden yol genellikle en kısa yoldur ve ek bir doküman yönetim sistemi satın almanız gerekmez.
Dosya, belge türüne göre bölümlere ve role göre yetki gruplarına sahip bir SharePoint yapısında bulunur. Erişimler kaydedilir, saklama etiketleri süreleri uygular. Microsoft 365'e zaten sahipseniz, arşivleme için ek bir ücret ödemezsiniz.
Tanıma ve entegrasyonPower Automate, taranan sayfaları okur ve bunları doğru belge türüne ve dosyaya atar. n8n, bir arayüz sunması koşuluyla, bordro veya sözleşme değişiklikleri gibi devam eden belgeleri bordro veya İK yazılımınızdan alır. Böylece yeni belgeler kendiliğinden dosyaya ulaşır.
Teknik ve organizasyonel önlemleri sonradan belgelemek yerine baştan uyguluyoruz: kademeli haklar, kayıt tutma, veri minimizasyonu, AB'de barındırma. Hukuki değerlendirme veri koruma görevlinizde kalır, biz ona bunun için ihtiyaç duyduğu belgeleri sağlarız.
İlk analizden çalışan dijital personel dosyasına, açık uçlu zaman çizelgeleri yerine sabit fiyatla, 30 gün içinde.
60 dakika içinde, kaç adet mevcut dosyanız olduğuna, bunlarda hangi belge türlerinin bulunduğuna ve hangi bordro veya İK yazılımının kullanıldığına bakarız. Neyin taranmaya değer olduğu ve neyin restarşivde kalmasının daha iyi olduğu konusunda dürüst bir cevap alırsınız.
İnsan kaynakları biriminizle birlikte hangi bölümlerin olacağını, kimin hangi belge türünü görebileceğini ve hangi türe hangi sürenin bağlı olduğunu belirleriz. Bir çalışan kurulu varsa, onu ancak canlıya geçişte değil, burada dahil edin. Ardından sabit fiyatlı bir teklif alırsınız.
Hakları ve süreleri içeren arşivi kurar ve tanımayı gerçek dosyalardan oluşan bir yığın üzerinde çalıştırırız. Bu örneklemde, gerisi gelmeden önce, eşleştirmenin belgelerinizde ne kadar güvenilir çalıştığını siyah beyaz görürsünüz.
Dosya kullanıma alınır, devam eden belgeler otomatik olarak içine akar. İnsan kaynakları biriminize, her küçük şey için bizi aramak zorunda kalmamanız için bölümleri, hakları ve süreleri kendilerinin nasıl ayarlayacağı gösterilir.
Yalnızca personel belgeleri değil, aynı zamanda tüm gelen kutusundan sözleşmeler, irsaliyeler ve sertifikaların da otomatik olarak arşivlenmesi ve süre takibinin yapılması gerekiyorsa, bu sayfanın büyük kardeşi budur. Bunun yerine imzadan itibaren süreç zinciriyle (BT erişimleri, ekipman, kontrol listeleri) ilgileniyorsanız, otomatikleştirilmiş işe alım sürecine göz atın.
Ücretsiz ilk analizde bunu 60 dakika içinde birlikte, yükümlülük olmadan ve teknik jargon kullanmadan gözden geçiriyoruz. Ardından personel dosyalarınızı dijitalleştirmenin size ne kadara mal olacağını ve ne kadar tasarruf sağlayacağını bilirsiniz.
Evet, ve pratikte erişim kademelendirilip kaydedilebildiği için genellikle kağıt dosyaya üstündür. GDPR'nin 32. maddesi, verileri korumak için uygun teknik ve organizasyonel önlemler gerektirir: anahtarı çekmecede duran bir dosya dolabı, haklar ve kayıt tutma özellikli bir arşivden daha zor karşılar bunu. Belirleyici olan, dosyanın dijital olup olmadığı değil, nasıl yapılandırıldığıdır. Somut durumunuzun hukuki değerlendirmesini veri koruma görevliniz yapar, biz bunun için teknolojiyi ve belgeleri sağlarız.
Bu, belge türüne bağlıdır ve bizim sizin adınıza yanıtlamamıza izin verilen bir soru değildir. Bazı belgelerde imzalı orijinalin ispat değeri önemliyken, diğerlerinde tarama yeterlidir. Bunu uzman avukatınız veya vergi danışmanınızla netleştirin ve bize listeyi verin: arşivi, orijinaller için küçük bir restarşiv ile diğer her şey için dijital dosyanın yan yana çalışacağı şekilde kurarız.
Tek bir süre yoktur, belge türüne göre farklı süreler vardır: ücret ve vergiyle ilgili belgeler, başvuru belgeleri veya ihtarlardan farklı ele alınır. NordFlux hukuki danışmanlık vermez ve bu süreleri belirlemez. Bizim yaptığımız: vergi danışmanınızın veya uzman avukatınızın her belge türü için belirttiği süreyi sisteme kaydederiz, böylece bu süre otomatik olarak devreye girer ve birinin bunu hatırlamasına bağlı olmaz.
Sizde bir çalışan kurulu varsa, onu erkenden dahil edin. Alman İşletme Anayasası Kanunu'nun (BetrVG) 87. maddesinin 1. fıkrasının 6. bendine göre, çalışanların davranış veya performansını izlemeye uygun teknik cihazlarda çalışan kurulunun ortak karar hakkı vardır ve bu soru, kayıt tutan bir dosyada düzenli olarak gündeme gelir. Pratikte, farkı net bir şekilde ortaya koymak yardımcı olur: kaydedilen şey, birinin nasıl çalıştığı değil, kimin bir dosyayı açtığıdır. Bunun için teknik belgeleri biz sağlarız.
Uygulama, kapsama bağlı olan sabit bir fiyatla yürütülür: mevcut dosya sayısı, taramayı bizim mi yoksa sizin bir hizmet sağlayıcınızın mı yapacağı, belge türü sayısı ve bordro veya İK yazılımınıza entegrasyon. Ücretsiz ilk analizden sonra bu sabit fiyatı alırsınız, açık uçlu zaman çizelgeleri olmadan. Kurulum tipik olarak 30 gün sürer, mevcut arşivin taranması hacme bağlı olarak paralel devam eder.
