Power-Automate-Discovery-Sprint: İki haftanın gerçekten neler sağladığı

Birçok orta boy şirket, hangi işlemin değerli olduğunu ve uygulamanın gerçekten ne kadar çaba gerektirdiğini güvenilir bir şekilde bilmeden bir otomasyon pilot programı satın alır. İki haftalık bir Power-Automate-Discovery-Sprint, lisanslar sipariş edilmeden ve geliştirme saatleri kaydedilmeden önce tam olarak bu açığı kapatmaya yardımcı olmak içindir.

Böyle bir Sprint'in gerçekten neler sağladığı, genellikle beklentilerden farklıdır. Tamamlanmış bir otomasyon ve başarı garantisi olmaksızın, güvenilir bir çalışma maliyet tahmini ile yapılandırılmış bir envanter incelemesidir. Bu makale, iki hafta içinde realistik olarak ne ortaya çıktığını ve sınırların nerede olduğunu ortaya koymaktadır.

İki haftalık bir Power-Automate-Discovery-Sprint somut olarak neler sağlar?

Bir Power-Automate-Discovery-Sprint, iki hafta içinde üç sabit sonuç sağlar: belgelenmiş bir mevcut durum süreci analizi, Hızlı Kazanımların önceliklendirilmiş bir listesi ve izleyen uygulama için kişi-günü cinsinden bir çalışma maliyet tahmini.

Mevcut durum süreci analizi, örgütsel şemada yazılanlardan değil, fonksiyonel departmanlarla yapılan görüşmelerden ve gerçekte kullanılan sistemlere bakıştan ortaya çıkar. Düzenli olarak, yaşanılan sürecin resmi açıklamadan sapıştığını, örneğin bireysel çalışanların istisnai durumları Excel'de manuel olarak güncellediklerini gösterir.

Bu analizden Hızlı Kazanımlar listesi ortaya çıkar: makul çabayla otomatikleştirilebilen kısmi adımlar, fayda ve uygulama çabası açısından değerlendirilir. Bulunan her darboğaz listenin başına çıkmaz, bazı süreçler çok nadir, çok değişken veya tek bir kişiye çok yakından bağlı olduğundan kısa vadede değerli değildir.

Çalışma maliyet tahmini nasıl ortaya çıkar ve hangi lisans maliyetleri dahil edilir?

Sprint'teki çalışma maliyet tahmini iki seviye içerir: geliştirme için kişi-günü ve otomasyon türüne bağlı olarak büyük ölçüde değişen devam eden lisans maliyetleri. Power Automate Premium, dijital süreç otomasyonu için kullanıcı başına aylık 15 US Doları, izlenmeyen RPA botları için Power-Automate-Process Lisansı ise bot başına aylık 150 US Doları maliyetlidir (Kaynak: Microsoft, Power Automate Lisanslama SSS).

Bu fark, bir Hızlı Kazanımın karlı olup olmadığını sıklıkla belirler. Premium Lisans ile on kullanıcıyı etkileyen bir süreç, bot ilk bakışta daha zarif bir çözüm gibi görünse bile, Process Lisans ile tek bir izlenmeyen bottan aylık olarak çok daha az maliyetlidir. Bu hesaplama, bizim için uygulanma aşamasından değil, çalışma maliyet tahminine sıkı bir şekilde aittir.

Süreçlerin önceliklendirilmesi için, Microsoft'un Otomasyon Mükemmellik Merkezi Ekipleri için kendi prosedürüne başvururuz; bu, süreç seçimini tutarlı bir şekilde beklenen yatırım getirisi (ROI) tarafından değil, içgüdü tarafından kontrol eder (Kaynak: Microsoft, Holistic Enterprise Automation Techniques (HEAT)).

Sprint bilinçli olarak neler sağlamaz?

Discovery-Sprint, ne tamamlanmış bir uygulama ne de izleyen uygulama aşaması olmaksızın yatırım getirisi (ROI) garantisi sağlar. Her ikisi de iki hafta içinde zanaat açısından temiz bir şekilde çalışmayacaktır: Geliştirme, gerçek verilerle test ve hata işleme, Sprint'te analiz için ayrılmış olan zamanı gerektirir.

Bu sınır, satış argümanı değil, göz ardı edildiğinde gerçek bir hata kaynağıdır. Danışmanlık şirketi EY, müşteriler üzerinde yıllar içinde 30 ila 50 oranında ilk RPA projelerinin başarısız olduğunu, genellikle şirketlerin orijinal olarak kabul edilenden daha karmaşık veya değişken olan bir süreci otomatikleştirdikleri için gözlemlemiştir (Kaynak: EY, Robotlara hazır olun).

Mevcut durum süreci analizi, tam olarak bu riski azaltmaya yardımcı olmak için, istisnai durumlar ve özel durumlar geliştirmeden önce görünür hale gelir, test sırasında değil. Risk bu şekilde tamamen ortadan kaldırılamaz, çünkü bir otomasyonun günlük yaşamda işe yarayıp yaramadığı, ancak uygulama aşamasının Go-live'ından sonra son olarak gösterilir.

Dürüst bir sonuç da Sprint'e aittir: Analiz, bir işlemin şu anda değerli olmadığını, örneğin çok nadiren çalıştığını veya temel olarak yeniden yapılandırıldığını gösteriyorsa, bunu da böyle söyleriz. Bizim yaklaşımımız hakkında daha fazla bilgi Power-Automate-Danışmanlık ilgili hizmet tanımında bulunur.

Pratikteki bir Sprint nasıl görünür? Bir NordFlux Projesinden İş Akışı Şeması

Yaklaşık 40 çalışanı olan bir zanaat işletmesinde Sprint iki açıkça ayrılmış hafta boyunca yürütüldü. Birinci haftada ilk gün Kickoff ve Sistem Erişimi vardı, daha sonra Muhasebe, Dağıtım ve Sipariş Kabulü ile yapılan üç günlük görüşmeler geldi, bunlara Fatura Girişinin ve Sipariş İşlemenin doğrudan kullanılan sistemlerde yapılan Süreç Analizleri eşlik etti.

İkinci haftada, yakalanan süreçler birbirleri aleyhine önceliklendirildi, her Hızlı Kazanım için kişi-gün cinsinden çalışma maliyet tahminleri oluşturuldu ve son günde Yönetim ile bir sonuç toplantısında sunuldu. Sonuç, otomatikleştirilen Fatura Girişi, çalışma maliyet tahmini, önerilen lisans formu ve uygulama için açık bir sıra ile dört Hızlı Kazanım listesi, ancak tek bir üretim Akışı çizgisi olmadan.

Uygulanıp uygulanmayacağı ve hangi sırada uygulanacağı kararı bilinçli olarak müşteri tarafında kaldı. Bu, konumlandırmamızdan gelen taahhütlerin özüdür: Müşteri, otomasyonun kapsamı, hızı ve bütçesi üzerindeki kontrolü korur, Sprint bunu için gerçek tabanlı sağlar.

Sık Sorulan Sorular

Discovery-Sprint, sonraki uygulamayı değiştirir mi?

Hayır. Sprint, analiz ve önceliklendirmeyi sağlar, geliştirme, gerçek verilerle test ve üretim dağıtımı ayrı, ayrı ayrılan uygulama aşaması olarak takip eder.

Sprint'i başlatmak için zaten Power-Automate Lisanslarına ihtiyacımız var mı?

Hayır. Sprint, esas olarak araç bağımsız görüşmeler ve Sistem incelemesi üzerinden yürütülür. Sonunda hangi lisans formunun mantıklı olduğu, Kullanıcı başına Premium veya Bot başına Process, sonucun kendisinin bir parçasıdır.

Sonunda hiçbir işlem değerli değilse ne olur?

O zaman bu geçerli bir sonuçtur. Yatırım öncesinde dürüst bir Hayır, özellikle yetersiz hazırlanmış RPA projelerinin yüksek başarısızlık oranı göz önüne alındığında, sonraki başarısız bir otomasyon projesinden daha ucuz.

Sprint'ten sonra uygulama ne kadar hızlı başlayabilir?

Sonuç toplantısından sonra, çalışma maliyet tahmini ile önceliklendirilmiş bir teklif vardır. Uygulamanın başlaması daha sonra müşterinin kararına bağlıdır, teknik olarak doğrudan bir bağlantı mümkündür.

Sprint'ten belirli bir ROI garantisi var mı?

Hayır. Sprint, mevcut durum analizinin temelinde bir tahmin sağlar, bir söz değil. Fiili faydanız, temiz uygulama, veri kalitesi ve Go-live'dan sonra süreç stabilitesine bağlıdır.