Faturaları otomatik işleyin: KOBİ'lerde Document AI

Birçok işletmede gelen her fatura önce el işine düşer: açmak, rakamları okumak, sisteme girmek, siparişle karşılaştırmak, iletmek. Bu, her hafta saatler harcatan ve kimseyi ileri taşımayan türden bir rutindir. Document AI tam da burada devreye girer ve genellikle önerdiğimiz ilk süreçtir.

Document AI ne yapar

Document AI bir belgenin içeriğini, yani fatura numarası, tutar, tedarikçi ve kalemleri okur ve bunları yapılandırılmış biçimde sisteminize aktarır. Katı bir şablonun aksine, farklı düzenlerle de baş eder, çünkü her tedarikçi faturasını farklı biçimlendirir.

Uygulamada akış

Tipik bir otomatik fatura girişi birkaç adımda ilerler:

• Fatura e-posta yoluyla veya gelen kutusuna ulaşır ve otomatik olarak kaydedilir.
• Document AI ilgili alanları okur.
• Veriler sipariş ve ana verilere karşı denetlenir.
• Bir tutarsızlık olduğunda onay sorumlu kişiye gider, aksi hâlde süreç kendiliğinden devam eder.
• Fatura kaydedilir ve denetime dayanıklı biçimde arşivlenir.

Neden tam da bu süreç değer

Fatura işleme, iyi bir ilk adımın tüm koşullarını karşılar: sık tekrarlanır, açık kurallara uyar ve içindeki hatalar pahalıdır; kaçırılan erken ödeme indirimi süresinden çift ödemeye kadar. Bu nedenle otomasyon burada özellikle hızlı kendini amorti eder.

Uygulamada nelere dikkat edilir

İnsanı doğru yerde bırakmak önemlidir. Ciddi bir çözüm körü körüne kaydetmez, denetimin başladığı eşikleri belirler. Aynı şekilde, yeni bir ada oluşmaması için muhasebe sisteminize, ister DATEV ister başka bir sistem olsun, temiz bir entegrasyon da önemlidir. Aynı derecede önemli olan istisnaların ele alınışıdır: bilinmeyen bir fatura, eksik bir sipariş bağlantısı, tuhaf bir tutar olduğunda ne olur? İyi bir çözümün bu durumlar için, öylece durup kalmak yerine, açık bir yolu vardır. Ancak bu, bir gösteriyi günlük işte yük taşıyan bir sürece dönüştürür.

Bunun için hangi araçların uygun olduğu kullanım senaryosuna bağlıdır. Bir yön gösterici olarak araç karşılaştırmamız yardımcı olur, diğer akışları ise kullanım senaryolarımız gösterir.

Otomasyon gerçekte ne kazandırır

Fayda iki noktada ortaya çıkar. Birincisi zaman: önce her belge için elle dakikalar harcatan iş artık arka planda çalışır. Ayda birkaç yüz fatura söz konusu olduğunda bu hızla günlere ulaşır. İkincisi hatalar: elle girerken rakam karışıklığı yok, çift ödeme yok, kaçırılan erken ödeme indirimi süresi yok. Özellikle ikinci nokta çoğu zaman hafife alınır, çünkü tek tek hatalar pahalıdır ve izlenmesi zordur.

Denetime dayanıklı arşivleme

Temiz bir çözümün parçası, her faturanın izlenebilir ve değiştirilemez biçimde, kimin ne zaman neyi onayladığını gösteren bir kayıtla birlikte arşivlenmesidir. Bu yalnızca düzen değil, otomasyonun düzgün muhasebe gerekliliklerini karşılaması için de bir ön koşuldur.

Küçük başlayın ve veri kalitesine dikkat edin

Fatura işlemede de dar bir başlangıç değer. Hemen her tedarikçinin her belgesini kaydetmek yerine, faturaları sık gelen ve açık bir desene uyan bir avuç tedarikçiyle başlanır. Bu güvenilir biçimde çalıştığında, başka tedarikçiler ve belge türleri, örneğin alacak dekontları veya hatırlatmalar eklenir. Böylece erkenden bir sonuç görür ve çözüm varsayımlar yerine gerçek vakalarla büyür. Buna sıkıca bağlı olan, arka plandaki veri kalitesidir. Bir aracı, faturaları ana verilerinizle karşılaştırır ve karşılaştırma yalnızca tedarikçiler ve hesaplar orada temiz tutulduğunda sorunsuz işler. Bu nedenle başlamadan önce ana verilere bir göz atmak ve belirgin yinelenenleri veya boşlukları temizlemek değer. Bu ön çalışma gösterişsizdir ama sonunda kaç vakanın geri sorulmadan geçeceğini belirler.

Sık sorulan sorular

Document AI farklı fatura düzenlerini de tanır mı?

Evet. Katı şablonların aksine Document AI farklı düzenlerle baş eder ve her tedarikçi faturasını farklı kursa bile ilgili alanları okur.

Gerçekten her fatura otomatik mi kaydedilir?

Hayır ve bu bilinçli bir tercih. Açık durumlar kendiliğinden geçer, dikkat çekenler onay için bir insana gider. Denetimin başladığı eşikleri siz belirlersiniz.

Bu DATEV'e bağlanabilir mi?

Kural olarak evet. Mevcut muhasebe sistemine temiz entegrasyon, çift kayıt ve yeni bir yazılım adası oluşmaması için uygulamanın bir parçasıdır.