Bir otomasyon projesi ne kadara mal olur ve ne kadar sürer?

İlk görüşmede en sık sorulan soru aynı zamanda en rahatsız edici olanıdır: Bu ne kadara mal olur? Ciddi bir yanıt ne „5.000 avro" ne de „duruma göre değişir" şeklindedir; aksine neye bağlı olduğunu açıklar. Burada tam olarak bunu yapıyoruz; böylece somut durumunuzu konuşmadan önce büyüklük mertebesi hakkında bir fikir edinirsiniz.

Neden tek bir götürü rakam yoktur

Bir otomasyon projesi raftan alınan bir ürün değildir. Maliyetler, sürecin ne kadar karmaşık olduğuna, kaç sistemin işin içinde olduğuna, verilerin ne kadar düzgün bulunduğuna ve mevcut lisanslar üzerine kurulup kurulamayacağımıza bağlıdır. Microsoft 365 içinde açıkça düzenlenmiş bir akış hızla hayata geçirilir. Beş özel sistemi birbirine bağlayan ve birçok istisnası olan bir süreç daha fazlasını gerektirir. En büyük kaldıraç burada nadiren araçtır, asıl belirleyici olan kapsamın nasıl çizildiğidir: Dar tutulmuş bir süreç uygun kalır, „her şeyi dijitalleştirmek istiyoruz" gibi muğlak bir hedef ise pahalı ve hesaplanması zor hale gelir. Bu yüzden ciddi her tahmin, kapsamı küçük ve net biçimde belirlemekle başlar.

Üç maliyet kalemi

Bunu somut hale getirmek için bir projeyi üç kaleme ayırmak yararlıdır:

• Analiz: süreci anlamak, en büyük kaldıracı bulmak, yolu belirlemek. Çoğu zaman BAFA üzerinden teşvike uygundur.
• Uygulama: iş akışını kurmak, test etmek ve işletime devretmek.
• İşletim: bir şey değiştiğinde sürekli bakım ve uyarlama. İsteğe bağlı olarak bir bakım paketi üzerinden.

Ne kadar sürer

Açıkça tanımlanmış ilk bir iş akışı kural olarak yaklaşık 30 gün içinde üretime geçer. Daha büyük girişimleri, aylar süren tek bir proje olarak yürütmek yerine bilinçli olarak bu tür adımlara ayırırız. Böylece erkenden bir sonuç görürsünüz ve hiçbir zaman büyük, açık bir risk taşımazsınız.

Teşvik maliyetleri hissedilir biçimde düşürür

Bir otomasyon projesindeki danışmanlık çoğu zaman teşvike uygundur. BAFA üzerinden Mecklenburg-Vorpommern'de özellikle yüksek oranlar desteklenir. Bunun nasıl işlediği, BAFA teşviki hakkındaki yazımızda yer alıyor. Faydanın kabaca bir tahminini ROI hesaplayıcımız sunar.

Ne zaman kendini amorti eder

En dürüst gösterge fiyat değil, başabaş noktasına kadar geçen süredir. Bir süreç her hafta birkaç saat tüketiyorsa, tasarruf kısa sürede tek seferlik maliyetlerden büyük olur. İlk süreci tam da bu yüzden, etkileyici görünecek şekilde değil, kendini amorti edecek şekilde seçeriz.

Açık uçlu çalışma çizelgesi yerine sabit fiyat

Birçok kişiyi maliyetin yüksekliğinden daha çok tedirgin eden şey belirsizliktir. Bu yüzden açıkça tanımlanmış ilk bir süreç için açık uçlu bir çalışma çizelgesi yerine sabit fiyatla çalışırız. Nerede durduğunuzu önceden bilirsiniz ve bir projenin fark edilmeden kontrolden çıkma riskini taşımazsınız. Bunun ön koşulu, baştaki kısa analizdir: Ancak süreci anladığımızda güvenilir bir fiyat söylenebilir.

Uygulamadan bir örnek

Bunun ne kadar somut olduğunu, hayata geçirilmiş bir proje gösterir. Joh. Wilh. von Eicken GmbH'de, bileşenleri otomatik olarak derleyen, test eden ve staging ortamına kadar yayımlayan bir Build-Pipeline'ı Microsoft Dynamics 365 Business Central için kurduk. Asıl uygulama iki gün sürdü, manuel emek yaklaşık yüzde 40 azaldı ve yatırım bir ila iki ay içinde geri kazanıldı. Bütün vakayı referanslarımızda bulabilirsiniz.

Erken düşünülmesi gereken takip maliyetleri

Kurulumun fiyatından herkes söz eder, ama sonrasında gelenlerden neredeyse kimse söz etmez. Oysa toplam maliyeti tam da bu belirler. Erken düşünmeye değer üç nokta var. Birincisi bakım: Bağlı bir sistem ya da bir form değişirse, iş akışının da buna göre güncellenmesi gerekir. İkincisi işletim biçimi: Kimi çözüm mevcut lisanslar içinde ücretsiz çalışır, bir başkası ise aylık para maliyeti olan kendi sunucusunu gerektirir. Bu bir dezavantaj değildir, ama önceden masaya yatırılmalıdır. Üçüncüsü işe alıştırma: Şirkette hiç kimse nasıl müdahale edileceğini bilmiyorsa, sonradan pahalıya patlayan sessiz bir bağımlılık doğar. Bu takip maliyetlerini, sonradan bir sürpriz olarak sunmak yerine, başlamadan önce adıyla belirtiriz. Böylece yalnızca teklif fiyatını değil, zaman içindeki dürüst maliyetleri karşılaştırırsınız.

Sık sorulan sorular

İlk bir otomasyon projesi yaklaşık ne kadara mal olur?

Açıkça sınırlandırılmış ilk bir iş akışı, karmaşıklığa ve işin içindeki sistem sayısına bağlı olarak çoğunlukla dört haneli rakamların alt ile orta aralığında yer alır. Kesin rakamı, önceden değil, kısa bir analizden sonra söyleriz.

Sürekli maliyetler var mı?

Bu, araca ve bakım isteğine bağlıdır. Bazı çözümler mevcut lisanslar içinde ek maliyet olmadan çalışır, bazılarıysa bir sunucu ya da bakım paketi gerektirir. Bunu önceden şeffaf biçimde belirtiriz.

Küçük işletmeler için de değer mi?

Özellikle orada. Ekip ne kadar küçükse, tasarruf edilen her saat o kadar güçlü etki eder. Tek bir otomatikleştirilmiş süreç, on çalışanlı bir işletmede, bir holdingdeki büyük bir projeden daha fazlasını sağlayabilir.