Belge Kitaplığı Yerine Klasör Ağacı: Meta Veriler, Görünümler, Sütunlar

SharePoint'teki klasör yapıları, her klasör seviyesi ayrı bir izin seviyesi oluşturabileceğinden ve derin iç içe geçmiş yollar üzerindeki arama daha kötü çalıştığından, karmaşık depolar için neredeyse her zaman başarısız olur. Alternatif, meta veri sütunları ile birlikte, dosyaları aslında taşımadan aynı kitaplığı çeşitli açılardan gösteren kaydedilmiş görünümlerdir. Ancak geçiş, yalnızca farklı belge türleri basitçe aynı sütunlara sıkıştırılmadığında başarılı olur. Durum: Ağustos 2026.

Klasör yapıları pratikte neden sorun haline gelir?

Microsoft'un Yönetilen Meta Veriler giriş belgesine göre, yapılandırılmış meta veri yönetimi, klasör hiyerarşilerinin zayıflıklarını tam olarak hedef alır: Bir belge, konuyla ilgili olarak birden fazla kategoriye ait olsa bile, tam olarak bir klasör yoluna yerleştirilir. Öte yandan meta veri sütunları, aynı anda geçerli olan birden fazla sınıflandırmaya izin verir ve birinin önceden belgenin hangi klasörde olduğunu bilmesi gerekmeden arama ve arama sonuçlarındaki iyileştirme penceresi üzerinden filtrelenmesine izin verir.Microsoft'un Yönetilen Meta Veriler giriş rehberi yapılandırılmış meta veri yönetiminin klasör hiyerarşilerinin tam olarak zayıflıklarına karşı nasıl uygulandığını gösterir: Bir belge, konuyla ilgili olarak birden fazla kategoriye ait olsa bile, tam olarak bir klasör yoluna yerleştirilir. Öte yandan meta veri sütunları, aynı anda geçerli olan birden fazla sınıflandırmaya izin verir ve birinin önceden belgenin hangi klasörde olduğunu bilmesi gerekmeden arama ve arama sonuçlarındaki iyileştirme penceresi üzerinden filtrelenmesine izin verir.

Normal bir sütun ile Yönetilen Meta Veriler arasındaki fark nedir?

Yönetilen Meta Veriler sütunu, merkezi olarak tutulan Terminoloji Deposu olan Term Deposu'na erişir; burada terimler, Term Setlerinde hiyerarşik olarak organize edilir. Term Setleri, tek bir site koleksiyonu için yerel veya tüm kuruluş için global olabilir ve açık yapılandırılabilir, kullanıcılar yeni terimler ekleyebilir veya kapalı. Pratik avantaj: Term Deposu'nda bir terim yeniden adlandırılırsa veya başka biriyle birleştirilirse, bununla etiketlenmiş tüm belgelerin ataması otomatik olarak güncellenir ve hiç kimsenin her belgeyi ayrı ayrı bakım yapması gerekmez. Kurumsal Anahtar Kelime sütunları ise daha serbesttir: Kullanıcılar, daha sonra isteğe bağlı olarak yönetilen bir Term Seti'ne aktarılabilen kendi anahtar kelimelerini yazarlar.

Aynı kitaplıkta farklı belge türleriyle nasıl başa çıkılır?

Tam olarak bu sebeple, birçok geçiş pratikte başarısız olur. Microsoft'un resmi Soru-Cevap forumlarında belgelenen bir soru tipik sorunu anlatır: Bir kitaplık hem resim hem de normal dosya içerir, ancak Resim meta verileri (çekim tarihi veya motif gibi) bir Word belgesi için ilgisizdir ve yine de boş sütun olarak görünür. Microsoft'a göre sütunlar yalnızca kitaplık veya içerik türü düzeyinde oluşturulabileceğinden, dosya veya klasör düzeyinde değil, Microsoft yanıtı bu durumda belge türü başına ayrı kitaplıklar veya daha temiz bir şekilde, aynı kitaplıkta belge türü başına kendi içerik türleri önerir. Her içerik türü, yalnızca onunla ilgili sütunları getirir ve kullanıcılar bir belge oluştururken uygun içerik türünü seçerler.

Görünümler alışılmış klasör navigasyonunu nasıl değiştirir?

Görünüm, Microsoft'un Destek Belgesine göre, aynı kitaplığı, daha önce oluşturulan meta veri sütunlarına göre filtrelenmiş, sıralanmış ve gruplandırılmış şekilde gösterir (örneğin belirli bir departmanın tüm sözleşmeleri veya durumu İncelemede olan tüm belgeler). Seçenekler arasında standart görünüm, tarih tabanlı içerik için bir takvim görünümü, tablo verisi toplu düzenlemesi için bir veri sayfası görünümü ve proje planları için bir Gantt görünümü vardır. Sıralama aynı anda iki ölçüte sınırlıdır ve tek bir görünüm maksimum 5.000 öğeyi performanslı şekilde görüntüler. Görünümler ek olarak kişisel olarak oluşturulabilir, yalnızca oluşturucuya görünür veya kitaplığın tüm kullanıcıları için halka açık, böylece farklı takımlar, diğerleri için yapıyı değiştirmeden aynı depoyu kendi perspektifinden kurabilirler.Microsoft'un Destek Belgesine göre aynı kitaplığı, daha önce oluşturulan meta veri sütunlarına göre filtrelenmiş, sıralanmış ve gruplandırılmış şekilde gösterir (örneğin belirli bir departmanın tüm sözleşmeleri veya durumu İncelemede olan tüm belgeler). Seçenekler arasında standart görünüm, tarih tabanlı içerik için bir takvim görünümü, tablo verisi toplu düzenlemesi için bir veri sayfası görünümü ve proje planları için bir Gantt görünümü vardır. Sıralama aynı anda iki ölçüte sınırlıdır ve tek bir görünüm maksimum 5.000 öğeyi performanslı şekilde görüntüler. Görünümler ek olarak kişisel olarak oluşturulabilir, yalnızca oluşturucuya görünür veya kitaplığın tüm kullanıcıları için halka açık, böylece farklı takımlar, diğerleri için yapıyı değiştirmeden aynı depoyu kendi perspektifinden kurabilirler.

Böyle bir geçişi büyük bir dijitalleştirme projesinin bir parçası olarak planlayanlar, aşağıda destek bulur: Otomasyon danışmanlığı.

SharePoint belge kitaplıklarında meta veriler hakkında sık sorulan sorular

Meta verilerini kullanmak için mevcut klasörleri tamamen kaldırmam gerekir mi?

Hayır, klasörler ve meta veri sütunları paralel olarak kullanılabilir. Pratikte ancak, klasör derinliğini bilinçli olarak düşük tutmak ve gerçek filtrelemeyi görünümler ve meta veriler üzerinden çalıştırmak, yalnızca derin iç içe geçmiş yollara güvenmek yerine tavsiye edilir.

Bir meta veri sütununu daha sonra eklesem mevcut belgeler ne olur?

Sütun başlangıçta tüm mevcut belgeler için boş görünür. Otomatik geri doldurma gerçekleşmez, bu nedenle mevcut içerikler veri sayfası görünümü üzerinden el ile veya toplu düzenleme ile sonradan bakım yapılmalıdır.

Her görünümün ilgisiz sütunlarla aşırı yüklenmesini nasıl önlerim?

Farklı belge türleri, tüm sütunları pauschal olarak kitaplık düzeyinde oluşturmak yerine, her biri uygun sütunlar içeren kendi içerik türlerine sahip olduğunda. Her görünüm ek olarak, kitaplığın toplamda kaç sütun sahibi olduğuna bakılmaksızın, amacı için yalnızca ilgili sütunları seçici olarak görüntüleyebilir.

Term Setinde yeni terimler kimler oluşturabilir?

Bu yapılandırmaya bağlıdır. Kapalı Term Setinde yalnızca Term Deposu yöneticileri veya katkıda bulunanlar olarak adlandırılan kişiler yeni terimler ekleyebilir, açık bir Term Seti'nde normal kullanıcılar da etiketlerken yeni terimler ekleyebilir.