NordFlux создаёт цифровое личное дело как структурированный архив: разделы по типу документа, права доступа, распределённые по ролям, отдельное хранение медицинских данных, протоколирование каждого доступа, сроки хранения и удаления, заданные в системе. Существующие дела распознаются и раскладываются по разделам, а не превращаются в один общий PDF на диске. Какой срок хранения применяется, определяет ваш налоговый консультант или профильный юрист: мы создаём технологию, которая это обеспечивает.
Трудовой договор, предупреждение, характеристика и больничный лист лежат в одной подвесной папке в шкафу. Кто бы ни открыл шкаф, видит всё, и никто потом не может сказать, кто и когда туда заглядывал.
Дело — это не стопка сканов, а структура с правилами. Эти пять пунктов создают разницу между папкой PDF и личным делом, которое выдержит проверку.
Отсканированные страницы считываются с помощью распознавания документов и присваиваются типу документа: трудовой договор, дополнение, характеристика, предупреждение, справка. Каждый документ попадает в нужный раздел нужного дела, а не превращается в 200-страничный сборный файл на диске. Неясные случаи система предлагает на проверку, а не угадывает.
Эффект Шкаф с папками пустеетРуководитель видит соглашение о целях, но не историю предупреждений и не больничные листы. Отдел кадров видит дело полностью, расчёт зарплаты — только раздел по оплате труда. Права привязаны к типу документа, а не к папке, куда всё случайно попало.
Эффект Доступ только там, где он нуженБольничные листы, документы по программе реинтеграции на рабочем месте и справки об инвалидности относятся к особым категориям персональных данных согласно статье 9 GDPR. Для них выделяется отдельная, более строго ограниченная область дела, доступная только определённому кругу лиц. Кто бы что ни открыл там, это фиксируется в протоколе.
Эффект Узкий круг вместо открытой папкиКаждый тип документа получает применимый к нему срок, и по его истечении система предлагает документ на удаление или проверку. Microsoft 365 предоставляет для этого метки хранения; какой уровень лицензии покрывает это у вас, мы проверяем на первичном анализе. Сами сроки мы не устанавливаем — они поступают от вашего налогового консультанта или профильного юриста.
Эффект Сроки больше не уходят в никудаЕсли сотрудник согласно статье 15 GDPR запрашивает информацию о хранящихся о нём данных, система формирует полную выборку из его дела, вместо того чтобы кто-то листал папки. То же самое происходит при увольнении, когда дело закрывается для хранения.
Экономия Часы вместо дней на каждый запросМы выбираем инструменты исходя из вашего случая, а не партнёрской программы. Если у вас уже используется Microsoft 365, путь туда обычно самый короткий, и вам не нужно покупать дополнительную систему управления документами.
Дело размещается в структуре SharePoint с разделами по типу документа и группами прав по ролям. Доступы протоколируются, метки хранения реализуют сроки. Если у вас уже есть Microsoft 365, за хранение вы не платите ничего дополнительно.
Распознавание и интеграцияPower Automate считывает отсканированные страницы и присваивает их нужному типу документа и делу. n8n забирает текущие документы, такие как расчётные листки или изменения договора, из вашей программы расчёта зарплаты или HR-системы, если она предоставляет интерфейс. Таким образом новые документы сами попадают в дело.
Мы встраиваем технические и организационные меры, а не документируем их задним числом: распределённые права, протоколирование, минимизация данных, хостинг в ЕС. Юридическая оценка остаётся за вашим специалистом по защите данных, мы предоставляем ему документацию, необходимую для этого.
От первичного анализа до работающего цифрового личного дела за 30 дней, по фиксированной цене вместо открытых табелей учёта времени.
За 60 минут мы смотрим, сколько у вас существующих дел, какие типы документов в них встречаются и какое программное обеспечение для расчёта зарплаты или HR используется. Вы получаете честный ответ о том, что стоит сканировать, а что лучше оставить в остаточном архиве.
Вместе с вашим отделом кадров мы определяем, какие разделы существуют, кто может видеть какой тип документа и какой срок хранения относится к какому типу. Если есть производственный совет, привлеките его уже на этом этапе, а не только перед запуском. После этого вы получаете предложение по фиксированной цене.
Мы настраиваем хранилище с правами и сроками и запускаем распознавание на пакете реальных дел. На этой выборке вы чёрным по белому видите, насколько надёжно работает сопоставление на ваших документах, прежде чем последует всё остальное.
Дело вводится в эксплуатацию, текущие документы поступают в него автоматически. Вашему отделу кадров показывают, как самостоятельно настраивать разделы, права и сроки, чтобы вам не приходилось звонить нам по каждой мелочи.
Если автоматически раскладывать и отслеживать по срокам нужно не только кадровые документы, но и договоры, накладные и сертификаты из всей входящей почты, это старший брат этой страницы. Если же вас интересует цепочка процессов начиная с подписания (доступы к ИТ, оснащение, чек-листы), посмотрите автоматизированный онбординг.
На бесплатном первичном анализе мы за 60 минут вместе разбираем это, без обязательств и без профессионального жаргона. После этого вы будете знать, сколько стоит оцифровка ваших личных дел и сколько она вам экономит.
Да, и на практике оно обычно превосходит бумажное дело, поскольку доступ можно разграничивать и протоколировать. Статья 32 GDPR требует надлежащих технических и организационных мер для защиты данных: шкаф с документами, ключ от которого лежит в ящике стола, соответствует этому хуже, чем хранилище с правами и протоколом. Решающим является не то, цифровое ли дело, а то, как оно структурировано. Юридическую оценку вашего конкретного случая даёт ваш специалист по защите данных, мы предоставляем технологию и документацию для этого.
Это зависит от типа документа, и мы не вправе отвечать на этот вопрос за вас. Для части документов важна доказательная сила подписанного оригинала, для других достаточно скана. Уточните это у вашего профильного юриста или налогового консультанта и передайте нам список: мы построим хранилище так, чтобы небольшой остаточный архив для оригиналов и цифровое дело для всего остального работали параллельно.
Единого срока не существует, есть разные сроки в зависимости от типа документа: документы, относящиеся к зарплате и налогам, обрабатываются иначе, чем документы о приёме на работу или предупреждения. NordFlux не оказывает юридических консультаций и не устанавливает эти сроки. Что мы делаем: мы сохраняем в системе срок, который ваш налоговый консультант или профильный юрист называет для каждого типа документа, чтобы он применялся автоматически и не зависел от того, вспомнит ли об этом кто-то.
Если у вас есть производственный совет, привлеките его заранее. Согласно параграфу 87, абзацу 1, пункту 6 немецкого Закона об организации предприятий (BetrVG), он имеет право соучастия в вопросах технических устройств, пригодных для контроля поведения или производительности сотрудников, и этот вопрос регулярно возникает при использовании протоколирующего дела. На практике помогает чётко обозначить разницу: протоколируется то, кто открыл дело, а не то, как кто-то работает. Техническую документацию для этого мы предоставляем.
Внедрение происходит по фиксированной цене, размер которой зависит от объёма: количества существующих дел, будем ли сканировать мы или у вас есть для этого поставщик услуг, количества типов документов и интеграции с вашей программой расчёта зарплаты или HR-системой. После бесплатного первичного анализа вы получаете эту фиксированную цену, без открытых табелей учёта времени. Настройка обычно занимает 30 дней, сканирование существующего архива продолжается параллельно в зависимости от объёма.
