Wir bringen Anlagenverzeichnis, Geräteliste und Abteilungstabellen in einen Bestand zusammen. Jeder Gegenstand bekommt eine Inventarnummer als Barcode oder QR-Code am Objekt, dahinter hängen Standort, zugeordnete Person, Vertrag und Buchwert. Erfassung, Umzug, Ausgabe und Rückgabe sind danach ein Scan mit dem Handy und kein Eintrag, an den jemand denken muss.
In den meisten Betrieben gibt es keine Inventarverwaltung, sondern vier Teilbestände, die sich widersprechen. Auffallen tut das genau zweimal im Jahr: bei der Inventur und wenn jemand kündigt.
Fünf Abläufe, die in fast jedem Betrieb mit mehr als 30 Mitarbeitern an denselben Stellen hängen. Sie müssen nicht alle fünf auf einmal angehen, wir fangen mit dem an, der bei Ihnen am meisten Zeit frisst.
Jede Anschaffung erzeugt einen Datensatz, nicht zwei. Der Workflow liest Lieferant, Betrag und Anschaffungsdatum aus der Eingangsrechnung, legt den Inventargegenstand an und ordnet ihn nach der Regel zu, die Ihre Steuerkanzlei vorgibt: Sofortabzug, Sammelposten oder eigenes Anlagegut. Die GWG-Grenze und die Abschreibungsdauer hinterlegen wir als Parameter, damit eine geänderte Vorgabe eine Zahl kostet und keinen Umbau.
Ersparnis 2–4 h pro MonatDer Gegenstand trägt seine Nummer selbst. Wir vergeben beim Anlegen die Inventarnummer, drucken das Etikett und hängen den vollständigen Datensatz dahinter: Anschaffungsdatum, Buchwert, Standort, zugeordnete Person, Vertrag. Wer mit dem Handy scannt, sieht den Stand von jetzt und nicht den aus der Tabellenversion, die zufällig auf seinem Laufwerk liegt.
Wirkung Ein Scan statt ListensucheDie Inventur wird zum Rundgang mit dem Handy. Zwei Personen scannen Raum für Raum, das System vergleicht laufend gegen den Sollbestand und liefert am Ende drei Listen: gefunden, nicht gefunden, unerwartet gefunden. Die Inventurdifferenz ist damit ein Bericht mit Zeitstempel, Standort und erfassender Person, den Ihre Kanzlei nachvollziehen kann, und kein handschriftlicher Vermerk auf einem Ausdruck.
Ersparnis 1–2 Tage pro InventurWer etwas bekommt, quittiert es, und wer geht, gibt es zurück. Beim Eintritt erzeugt der Workflow die Ausgabeliste für die Rolle (Laptop, Monitor, Schlüssel, Werkzeugkoffer, Tankkarte) und lässt die Übergabe digital bestätigen. Beim Austritt läuft dieselbe Liste rückwärts: Was offen ist, geht an Führungskraft und Personal, bevor der letzte Arbeitstag da ist, nicht danach.
Wirkung Keine offenen Geräte nach AustrittEin Gegenstand hat einen Standort, einen Vertrag und einen Wert, und alle drei ändern sich. Der Umzug ins andere Lager ist ein Scan mit Standortauswahl und kein Ticket. Bei Leasinggeräten hängt der Vertrag mit Laufzeitende am Datensatz und meldet sich vor dem Rückgabetermin, bei Eigentum schreibt der Bericht den Buchwert nach der in der Buchhaltung hinterlegten Regel fort.
Wirkung Rückgabetermin vor der NachbelastungWir wählen nach Einsatzfall und nicht nach Partnerprogramm. Wenn Ihr Haus ohnehin Microsoft 365 hat, wäre ein zweites Tool danebenzustellen die teurere Lösung.
Microsoft 365Die Stammdaten liegen in einer SharePoint-Liste, die Erfassung läuft über eine Power App auf dem Diensthandy mit Kamera als Scanner, die Übergabe- und Rückgabefreigaben über Power Automate. Für Betriebe mit vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen ist das meist der kürzeste Weg, weil Anmeldung, Rechte und Speicherort schon geklärt sind.
n8nDer Inventarbestand ist nur so viel wert, wie er zur Anlagenbuchhaltung passt. n8n holt die Eingangsrechnung ab, schreibt den neuen Gegenstand ins Inventar und meldet Anschaffung, Standortwechsel und Abgang zurück an Buchhaltung oder ERP. Auf Wunsch self-hosted auf einem deutschen Server, dann verlassen Ihre Bestandsdaten das Haus nicht.
Wenn Sie schon eine Anlagenbuchhaltung im ERP oder ein Inventartool haben, ist die Antwort selten eine Ablösung. Wir setzen eine Schnittstelle davor, damit Erfassung und Inventur mobil laufen und die Buchung dort landet, wo sie heute schon hingehört. Was ein Austausch kostet und was er bringt, rechnen wir vorher durch, bevor Sie darüber entscheiden.
Festpreis statt offener Stundenzettel: Sie wissen vor dem Start, was der erste produktive Workflow kostet. Nach 30 Tagen läuft er, und zwar mit echten Gegenständen und nicht in einer Demo.
Wir legen Anlagenverzeichnis, IT-Geräteliste und die Tabellen aus den Abteilungen nebeneinander und zählen, wie viele Gegenstände doppelt, gar nicht oder falsch geführt sind. Am Ende der Woche steht eine Zahl und keine Vermutung.
Wir klären, was bei Ihnen als eigener Gegenstand zählt, wie der Inventarnummernkreis aussieht, welche Pflichtfelder es gibt und ob Barcode oder QR-Code an das Objekt kommt. Die Bewertungs- und Abschreibungsregeln bestätigt vorher Ihre Steuerkanzlei, wir bauen sie als Parameter ein.
Erfassung, Scan, Zuordnung, Umzug und Rückgabe laufen zuerst in einer Abteilung mit echten Geräten. Was dort nicht funktioniert, ändern wir, bevor es das ganze Haus betrifft.
Der Bestand wird ausgerollt und beklebt, die Beteiligten bekommen eine Einweisung von 30 Minuten und eine Kurzanleitung. Danach entscheiden Sie: Sie pflegen selbst weiter, oder wir übernehmen den Betrieb mit festem SLA.
Diese Seite behandelt den Bestand an Gegenständen und die Frage, wo sie stehen und wem sie zugeordnet sind. Wenn Ihr eigentliches Thema Wartungsintervalle, Prüffristen und Störungsmeldungen an Anlagen sind, ist die Instandhaltung der passende Einstieg.
In der kostenlosen Erstanalyse gehen wir 60 Minuten lang durch Ihren Bestand und Ihre Inventur und sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine Automatisierung rechnet. Unverbindlich, ohne Präsentation, und wenn die Antwort Nein lautet, sagen wir das auch.
Wir arbeiten mit einem Festpreis, den Sie vor dem Start kennen. Die Spanne hängt vor allem an zwei Dingen: wie viele Gegenstände erfasst werden müssen und ob eine Schnittstelle zur Buchhaltung dazukommt. In der kostenlosen Erstanalyse rechnen wir das an Ihrem Bestand durch, statt Ihnen eine Hausnummer zu nennen.
Meistens nicht. Wenn Sie Microsoft 365 im Haus haben, reichen SharePoint, Power Apps und Power Automate für Bestand, Scan und Freigaben aus. Haben Sie schon eine Anlagenbuchhaltung im ERP, setzen wir eine Schnittstelle davor, statt das System abzulösen.
QR-Codes sind bei kleinen Etiketten und schräg stehenden Geräten robuster, weil sie aus jedem Winkel und mit einer Handykamera lesbar sind. Klassische Barcodes lohnen sich, wenn Sie schon Handscanner im Lager haben und dabei bleiben wollen. Für Außeneinsatz oder Werkstatt kommt es weniger auf den Codetyp an als auf das Etikettenmaterial.
Ihre Steuerkanzlei, nicht wir. Wir bauen die Werte als Parameter in den Workflow ein und dokumentieren, welche Regel wann gegriffen hat. Ändern sich die Vorgaben, ist das eine geänderte Zahl in der Konfiguration und kein neues Projekt.
Nein. Die Inventurpflicht bleibt, wir machen die Durchführung schneller und den Nachweis prüfbar. Statt einer abgehakten Papierliste bekommen Sie einen Bericht mit Zeitstempel, Standort und erfassender Person je Gegenstand. Welches Inventurverfahren für Ihren Betrieb zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
