Автоматизация учёта времени означает: сотрудник фиксирует приход, уход и перерыв за несколько секунд через приложение, терминал или чип. Время по проектам сразу привязывается к заказу или клиенту, а счета гибкого рабочего времени и сверхурочных ведутся сами собой. Проверенные данные попадают в расчёт зарплаты через интерфейс, и в конце месяца никому не приходится переписывать табели вручную.
Время фиксируется на бумажках, в Excel или в голове, а в конце месяца кто-то вручную всё сверяет. Кто вносит данные задним числом — оценивает на глаз, кто проверяет — ищет, а расчёт зарплаты до последнего ждёт последние табели.
Пять решений, которые мы снова и снова внедряем на средних предприятиях. Ваше программное обеспечение для зарплаты и рабочие процессы остаются прежними, исчезают только бумажки и список Excel.
Сотрудник фиксирует одним движением: приложение на телефоне в офисе и на удалёнке, износостойкий терминал у входа в цех, чип или карта на производстве. Запись появляется в системе в момент события, а не восстанавливается по памяти в конце месяца. Перерывы система автоматически вычитает по вашим правилам.
Экономия 2–5 ч довнесения данных в неделюПомимо простого присутствия, сотрудник записывает своё время на проект, заказ или центр затрат, выбирая из короткого списка вместо 200 открытых номеров. Так вы видите по каждому заказу, сколько рабочего времени он реально стоил, и последующая калькуляция верна уже на следующий день. Время по проектам можно сразу использовать для счёта клиенту.
Эффект Затраты по заказу подтверждаемы по проектуСистема сравнивает план с фактом, ведёт счёт гибкого рабочего времени и показывает сверхурочные и недоработанные часы по вашим правилам. Надбавки за ночь, воскресенье или праздник рассчитываются по заданным ставкам, а не ищутся кем-то вручную. Сотрудники и отдел кадров видят одно и то же состояние, что снимает споры в конце месяца.
Эффект Счёт гибкого времени всегда актуаленПроверенные месячные значения поступают в расчёт зарплаты через интерфейс: для DATEV-Lohn через импорт данных движения, для другого ПО для зарплаты — через его собственный канал передачи данных. Вместо повторного ввода табелей отдел кадров утверждает время и передаёт его одним шагом. Это экономит повторный ввод и связанную с ним опечатку в цифрах.
Экономия Двойной ввод в расчёте зарплаты исключёнКаждая запись фиксируется с указанием времени и источника, последующие исправления остаются прослеживаемыми как изменение, а не перезаписывают исходное время. Так вы выполняете обязанность по учёту рабочего времени с доказательством, которое выдерживает проверку, в отличие от перезаписываемого списка Excel. Кто и когда что изменил — всегда можно доказать.
Эффект Доказательство, устойчивое к проверке, вместо ExcelКакой инструмент подойдёт, зависит от вашего ПО для расчёта зарплаты и от того, работаете ли вы уже в Microsoft 365 или вам нужен собственный терминал в цехе. Мы определяемся только после анализа текущего состояния, а не по партнёрской программе.
Узел передачи данныхПринимает записи из приложения, терминала или системы учёта времени, проверяет их на достоверность и записывает месячные значения в ваше ПО для зарплаты. По желанию работает на сервере в немецком дата-центре, чтобы данные о рабочем времени ваших сотрудников не покидали компанию.
Мир MicrosoftЕсли вы работаете в Microsoft 365, мы создаём фиксацию времени как приложение и передаём значения через Power Automate. Для доступа к локальному ПО зарплаты, например через локальный шлюз данных или премиум-коннектор, включённого в Microsoft 365 использования недостаточно: это платные лицензии Power Automate. Мы просчитываем это вместе с вами до внедрения, чтобы лицензия не стала сюрпризом позже.
Устаревшая система без интерфейсаУ некоторых программ для зарплаты или отраслевого ПО попросту нет интерфейса импорта для данных движения. Тогда программный робот берёт на себя передачу так же, как это сделал бы человек, только без опечаток и вне рабочего времени. Это мост на случай, если смена ПО сейчас не рассматривается.
Мы работаем по фиксированной цене, а не по открытому табелю. После первичного анализа вы знаете стоимость ещё до начала работ.
За 60 минут мы разбираем ваш текущий процесс: как фиксируется время, как возникают сверхурочные, как сегодня время попадает в расчёт зарплаты. После этого обе стороны понимают, окупается ли автоматический учёт времени при размере вашей компании.
Вместе с вами мы определяем, что фиксируется и по каким правилам считает система: перерывы, надбавки, границы гибкого времени, структура проектов. Вы получаете предложение с фиксированной ценой и фиксированным объёмом, без открытого табеля.
Мы начинаем с одного отдела и даём новой системе поработать несколько недель параллельно со старым списком. Только когда зафиксированное время и расчёт зарплаты совпадают, мы разворачиваем систему на остальные команды.
Вы получаете документацию, инструктаж для отдела расчёта зарплаты и журнал проверки: для каждого месячного значения прослеживается, из каких записей оно возникло. Контроль остаётся за вами, а мы при желании остаёмся на сопровождении.
Как только время фиксируется аккуратно, быстро выясняется, что планирование смен тоже до сих пор ведётся вручную в Excel и нуждается в тех же данных о сотрудниках. На странице об автоматическом планировании смен вы увидите, как это связано друг с другом.
В рамках бесплатного первичного анализа мы вместе разбираем ваш учёт времени и всё просчитываем: 60 минут, без обязательств, с честной оценкой того, окупается ли автоматизация при размере вашей компании. Если вам достаточно простой проходной, мы так и скажем.
Работодатели обязаны фиксировать рабочее время своих сотрудников. Федеральный суд по трудовым спорам постановил это в 2022 году; конкретное программное обеспечение при этом не предписывается, но требуется надёжное и прослеживаемое доказательство. Перезаписываемый список Excel выполняет это лишь слабо, а система с журналом проверки выдерживает контроль. Точное оформление — в руках вашего юриста, мы предоставляем для этого техническую основу.
В этом и есть настоящий смысл всей затеи, ведь учёт времени без связи с расчётом зарплаты создаёт лишь второй набор цифр. Мы передаём проверенные месячные значения через интерфейс вашего ПО для зарплаты: для DATEV-Lohn — через импорт данных движения, для других систем — через их собственный канал передачи данных. Если у вашего ПО вообще нет пути импорта, ввод берёт на себя программный робот. Какой путь работает, мы проверяем до предложения, а не после.
Во многих случаях да, потому что часто не хватает не устройства регистрации, а автоматической передачи данных в расчёт зарплаты и анализа по проектам. В рамках первичного анализа мы смотрим, что ваша существующая система может предложить через интерфейс, и выстраиваем автоматизацию вокруг этого. Только если у старой системы вообще нет пути передачи данных, мы говорим о переходе — и даже тогда честно, с указанием затрат и ограничений.
Не обязательно, ведь для офиса и удалённой работы обычно достаточно приложения на имеющемся телефоне или компьютере. Стационарный терминал или считыватель чипов оправдан прежде всего там, где у сотрудников нет служебного телефона, например на производстве или на стройплощадке. Что имеет смысл именно у вас, мы выясняем в рамках первичного анализа; главным фактором затрат редко становится оборудование — обычно это аккуратная связь с расчётом зарплаты.
Это зависит от числа сотрудников, вашего ПО для расчёта зарплаты и от того, насколько хорошо его можно подключить, поэтому без анализа мы не называем серьёзно фиксированную цену. После бесплатного первичного анализа вы получаете предложение с фиксированной ценой и фиксированным объёмом, без открытого табеля. Как консультанты по цифровизации, наши услуги также могут иметь право на субсидирование, например через программу консультационной поддержки BAFA.
