Внешний общий доступ в SharePoint: как приглашать гостей, не оставляя дверь широко открытой

Внешний общий доступ в SharePoint и OneDrive позволяет целенаправленно предоставлять доступ к контенту людям за пределами вашей компании, например партнёрам, клиентам или поставщикам услуг, и по умолчанию включён для всей среды в клиенте (tenant) Microsoft 365. Тот, кто не хочет случайно оставить дверь широко открытой, должен поэтому активно задать эту настройку на уровне организации и сайта, а не полагаться на настройку по умолчанию. По состоянию на: август 2026 года.

Как связаны настройки клиента (tenant) и сайта?

Настройка на уровне организации образует верхнюю границу для всех сайтов; отдельный сайт может дополнительно ограничить внешний общий доступ, но не может сделать его более свободным, чем настройка на уровне всей организации. Если настройки сайта и организации отличаются, по данным Microsoft всегда действует более строгое значение, а настройки OneDrive могут быть идентичны настройкам SharePoint или строже их, но не более открытыми. На уровне организации, согласно руководству по управлению настройками общего доступа, доступны четыре уровня: «Все» по неаутентифицированной ссылке, «Новые и существующие гости» со входом в систему или кодом проверки, «Существующие гости» только для людей, уже имеющихся в каталоге, и «Только люди в вашей организации», что полностью отключает внешний общий доступ. Если вы ограничите или отключите общий доступ, гости, по данным Microsoft, как правило, теряют доступ в течение часа.

Что происходит технически, когда я приглашаю гостя?

Согласно обзору внешнего общего доступа от Microsoft, в SharePoint есть две модели общего доступа: внешняя аутентификация SharePoint без гостевой учётной записи, при которой настройки Microsoft Entra не применяются, и интеграция с Microsoft Entra B2B, при которой всегда создаётся гостевая учётная запись и применяются настройки Entra для гостевых приглашений. При предоставлении общего доступа к файлу или папке приглашение отправляется по электронной почте со ссылкой на предоставленный в общий доступ элемент. Важно на практике: с июня 2024 года приглашения, отправленные через более старый менеджер приглашений SharePoint, больше не предоставляют доступ; затронутые документы необходимо предоставить в общий доступ заново.

Что на самом деле могут делать гости?

Гости ограничены базовыми задачами, пока у них нет собственной лицензии в вашем клиенте (tenant): они могут просматривать и редактировать документы через Office.com, но не могут установить настольную версию Office без назначенной лицензии. Какие действия им разрешено выполнять на сайте, зависит от назначенного уровня прав, например просматривать, добавлять, редактировать или удалять списки и файлы в качестве участника сайта. Как только гостю требуются более широкие функции, такие как хранилище OneDrive или создание собственного потока Power Automate, для этого необходима назначенная лицензия.

Как всё же защитить конфиденциальный контент?

Наиболее надёжный способ защитить конфиденциальную информацию: хранить её на отдельном сайте, на котором внешний общий доступ отключён, а не размещать её на сайте с общим доступом для всех. Для внутреннего общего доступа вы также можете запретить участникам сайта самостоятельно предоставлять общий доступ к контенту и вместо этого включить запросы доступа. Деталь, которую легко упустить: если вы предоставите папку в общий доступ нескольким гостям, эти гости увидят имена друг друга в разделе «Управление доступом».

Как снова прекратить общий доступ?

Чтобы прекратить доступ конкретного гостя, удалите его разрешение для предоставленного в общий доступ элемента или удалите гостя непосредственно из каталога. Для общего доступа по общей ссылке «Все» удалите эту ссылку у соответствующего элемента или полностью отключите ссылки «Все» на уровне сайта. Если вы хотите выполнять эту очистку регулярно, а не только по мере необходимости, часть этого можно запланировать в рамках нашей автоматизации, например как повторяющуюся проверку просроченных гостевых учётных записей.

Часто задаваемые вопросы о внешнем общем доступе в SharePoint

Включён ли внешний общий доступ в SharePoint по умолчанию?

Да, по данным Microsoft, внешний общий доступ по умолчанию включён для всей среды SharePoint и OneDrive. Тот, кто этого не хочет, должен сознательно ограничить его на уровне организации или сайта, прежде чем пользователи начнут работать с сайтом.

Нужна ли каждому гостю лицензия Microsoft 365?

Нет, для базового взаимодействия, такого как просмотр и редактирование документов через Office.com, достаточно гостевой учётной записи без собственной лицензии. Только для более продвинутых функций, таких как хранилище OneDrive, настольная версия Office или создание собственных потоков Power Automate, гостю требуется назначенная лицензия.

В чём разница между аутентификацией SharePoint и Microsoft Entra B2B?

При внешней аутентификации SharePoint гостевая учётная запись не создаётся и настройки Microsoft Entra не применяются, тогда как при включённой интеграции Entra B2B гостевая учётная запись создаётся всегда и применяются настройки Entra для внешнего взаимодействия. Используемая модель зависит от того, включена ли для клиента (tenant) интеграция Microsoft Entra B2B.

Почему несколько гостей в общей папке видят друг друга?

Потому что в разделе «Управление доступом» SharePoint показывает всех людей, имеющих доступ к элементу, включая других гостей. Это момент, который стоит учитывать заранее при конфиденциальном предоставлении доступа нескольким внешним сторонам, например используя раздельный, а не совместный общий доступ.