DATEV Unternehmen online: пять способов, которыми документы действительно попадают в систему

Документы попадают в DATEV Unternehmen online как минимум пятью разными способами, и какой из них правильный, зависит не столько от программного обеспечения, сколько от фактического источника документа на предприятии. Бумажная почта требует иного способа, чем PDF-счет из электронной почты, а документы из подключенной системы управления товарами требуют еще одного способа. В этой статье сравниваются пять распространенных способов по трудозатратам и подверженности ошибкам. Актуально на: август 2026 г.

Какие вообще существуют пять способов?

Распространенные способы — это DATEV Belegtransfer в виде локального клиента с отслеживанием папки, веб-загрузка через Belege online, мобильное приложение DATEV Upload mobil, пересылка через DATEV Upload Mail и автоматизированное подключение через DATEV-Datenservices в качестве интерфейса из системы управления товарами или ERP-системы. Каждый из этих способов предназначен для документов разного происхождения, и в большинстве компаний несколько из них используются параллельно.

Чем отличаются по трудозатратам Belegtransfer, веб-загрузка и приложение?

Клиент Belegtransfer отслеживает локальные папки и автоматически загружает вновь сохраненные файлы, поэтому после однократной настройки он практически не требует текущих усилий, однако предполагает, что соответствующий компьютер остается включенным. Веб-загрузка через Belege online подходит для отдельных документов или отсканированной бумажной почты методом перетаскивания прямо в браузере и доступна сразу без установки, однако требует ручного действия для каждого документа. Приложение DATEV Upload mobil оцифровывает документы прямо с помощью камеры смартфона и передает их в облако DATEV, что удобно в дороге, но, как и веб-загрузка, по-прежнему зависит от ручного действия по каждому документу.

Что предлагают Upload Mail и интерфейс сервиса данных?

С помощью DATEV Upload Mail вы пересылаете вложения PDF, TIF или TIFF из входящих писем напрямую в DATEV Unternehmen online; после однократной бесплатной активации в программе достаточно обычной пересылки письма. Меньше всего ручных усилий требует подключение через DATEV Datenservices Rechnungswesen, поскольку через него системы управления товарами или ERP-системы автоматически передают в облако DATEV данные и документы, релевантные для учета, например через Belegbilderservice, Rechnungsdatenservice или Buchungsdatenservice. Этот способ при этом требует наибольших единовременных затрат на настройку, поскольку предполагает техническое подключение исходной системы.

Какой способ наиболее подвержен ошибкам?

Наиболее подвержены ошибкам два ручных способа — веб-загрузка и приложение, поскольку здесь люди индивидуально решают, какой документ и когда загружать, с соответствующим риском забытых или дважды поданных документов. Belegtransfer и Upload Mail снижают этот риск за счет автоматизации, но по-прежнему зависят от надежности локального хранилища или почтового ящика соответственно. Наименее подвержен ошибкам интерфейс сервиса данных, поскольку здесь ни один файл больше не перемещается вручную, однако риск ошибки при этом смещается на правильную настройку самого технического подключения.

Часто задаваемые вопросы о DATEV Unternehmen online и способах передачи документов

Должен ли я ограничиться одним способом?

Нет, все пять способов можно использовать параллельно; распространенный вариант, например, — Belegtransfer для папок сканирования, Upload Mail для цифровых входящих счетов и приложение для документов, собранных в дороге, в рамках одной и той же компании. Важно лишь, чтобы в итоге все документы попадали в один и тот же массив и не подавались дважды через два разных способа.

Какой способ лучше всего подходит для бумажной почты?

Для бумажной почты имеет смысл либо сканер с последующим автоматическим размещением в папке Belegtransfer, либо прямая оцифровка через DATEV Upload mobil или Belege online. Какой вариант подходит лучше, зависит от того, есть ли на предприятии уже рабочее место для сканирования или документы возникают скорее децентрализованно, в дороге.

Оправдан ли интерфейс сервиса данных также для небольших компаний?

Это зависит от объема документов и имеющейся системы управления товарами, поскольку затраты на настройку подключения через интерфейс окупаются только начиная с определенного постоянного количества документов. При небольшом объеме Belegtransfer или Upload Mail обычно являются более экономичным вариантом для начала.

Могу ли я дополнительно автоматизировать сбор документов перед загрузкой?

Да, предварительные шаги автоматизации, например сортировку и предварительную проверку входящих счетов из различных источников, можно реализовать с помощью рабочего процесса n8n до того, как документы попадут на один из пяти путей DATEV. Это не заменяет ни один из упомянутых способов, но сокращает объем ручной подготовительной работы до этого.