DATEV Belegtransfer: перенос документов в Unternehmen online без ручной загрузки

DATEV Belegtransfer автоматически переносит бумажные и PDF-документы из локальной папки в DATEV Unternehmen online, без необходимости вручную загружать каждый документ. Для этого клиент Belegtransfer отслеживает в фоновом режиме заранее подключенные каталоги документов и автоматически передает вновь сохраненные файлы, как только клиент активен. В этой статье показано, как это настроить и что происходит при работе с дважды сохраненными документами. По состоянию на: август 2026.

Как работает автоматическая загрузка в Belegtransfer?

Чтобы автоматическая загрузка работала, документы должны находиться в каталогах документов, подключенных в Belegtransfer, поскольку, согласно Центру справки DATEV, только эти папки отслеживаются и передаются в фоновом режиме. С помощью кнопки «Автоматическая загрузка» вы активируете эту функцию, чтобы файлы, которые впоследствии сохраняются в соответствующих папках, отправлялись в DATEV Unternehmen online без дополнительного клика. Однако эта автоматика работает только до тех пор, пока ПК включен и клиент Belegtransfer активен в фоновом режиме; при выключенном компьютере новые файлы накапливаются в папке, не передаваясь.

Какая структура папок для этого нужна?

В Belegtransfer вы целенаправленно подключаете отдельные каталоги, например одну папку для входящих счетов и одну для исходящих счетов, вместо того чтобы открывать доступ ко всему дереву диска. На практике это означает: папку сканирования, в которую многофункциональный принтер или почтовая программа автоматически сохраняют документы, можно напрямую зарегистрировать как отслеживаемый каталог, так что сканирование и Belegtransfer вместе образуют полностью автоматический путь от бумаги до DATEV Unternehmen online.

Что происходит, если документ загружен дважды?

Для самого клиента Belegtransfer, согласно Обзору DATEV Belegtransfer, по умолчанию действует настройка немедленного удаления дублей, чтобы предотвратить передачу документов дважды или трижды. Кроме того, на стороне DATEV Unternehmen online существует собственное распознавание дублей, которое активно для всех фондов согласования документов с облачным сервисом DATEV Belegfreigabe online и действует независимо от того, проходит ли документ в данный момент процесс согласования или нет. На практике это означает: тот, кто случайно поместит один и тот же скан дважды в отслеживаемую папку, не должен вручную проверять, привело ли это к дублированию документа в бухгалтерии.

Где обычное отслеживание папок достигает своих пределов?

Автоматика в Belegtransfer охватывает путь от локальной папки до DATEV Unternehmen online, но не заменяет предварительное распознавание формата или извлечение данных из самого документа. Для компаний, которые дополнительно хотят автоматически предварительно обрабатывать данные счетов из PDF или вложений электронной почты, прежде чем они попадут в отслеживаемую папку, целесообразен предшествующий шаг автоматизации, например через воркфлоу n8n, который собирает и сортирует входящие документы и только затем помещает их в папку, отслеживаемую Belegtransfer.

Часто задаваемые вопросы о DATEV Belegtransfer

Должен ли компьютер работать постоянно, чтобы документы загружались автоматически?

Да, автоматическая передача работает только до тех пор, пока ПК включен и клиент Belegtransfer активен. Если компьютер выключен, вновь сохраненные документы остаются в папке, пока клиент снова не запустится и не передаст их позднее.

Могу ли я одновременно отслеживать несколько папок?

Да, вы подключаете в Belegtransfer несколько каталогов документов по отдельности, так что, например, входящие и исходящие счета можно собирать в отдельных, каждая автоматически отслеживаемых папках. Количество подключенных папок зависит от собственной структуры хранения документов в компании.

Распознаются ли дважды загруженные документы автоматически?

Да, на двух уровнях: сам клиент Belegtransfer по умолчанию немедленно удаляет дубли, а кроме того, распознавание дублей DATEV Belegfreigabe online проверяет дважды поданные документы независимо от статуса согласования. Тем не менее это не гарантия от любых ошибочных проводок, поэтому выборочная проверка остается целесообразной.

Оправдан ли Belegtransfer и при небольших объемах документов?

Затраты на настройку невелики, поэтому автоматика окупается уже при небольшом количестве документов в неделю, как только ручная загрузка становится мешающей повторяющейся задачей. При очень небольших объемах ручная загрузка через веб-интерфейс все же может оставаться более простым решением.