Архивирование электронных счетов: что GoBD на самом деле требует от XML

GoBD требует архивировать электронные счета в их структурированном оригинальном формате, то есть в виде чистого XML-файла для XRechnung и в виде встроенного XML для ZUGFeRD, а не только в виде PDF или отображения на экране. Срок хранения согласно § 147 Налогового кодекса Германии (Abgabenordnung) составляет восемь лет с конца календарного года, в котором счет был выставлен или получен, и в течение этого времени документ должен оставаться полным, неизменным и пригодным для машинной обработки. По состоянию на: август 2026 года.

Почему именно XML-файл считается оригиналом, а не отображение в PDF?

XML-файл юридически является оригиналом, поскольку он содержит настоящие, машиночитаемые данные счета, тогда как отображение в PDF — лишь визуализация этих данных. Для XRechnung в принципе существует только XML-файл, PDF может существовать разве что как дополнительное, самостоятельно созданное отображение для людей. В случае ZUGFeRD XML встроен в качестве файла в документ PDF/A-3, и в случае сомнений, согласно принципам GoBD об упорядоченности, определяющими являются структурированные данные, а не оформление. Тот, кто сохраняет только PDF и отбрасывает XML, согласно такому толкованию архивирует не оригинал, а копию.

Как долго нужно хранить электронные счета?

Срок хранения составляет восемь лет согласно § 147 абз. 3 AO, отсчитываемых с конца календарного года выставления счета или его получения. Это действует независимо от размера предприятия и независимо от того, является ли счет исходящим или входящим, пока он имеет налоговое значение. Точный текст закона можно найти на § 147 AO. По истечении срока вы можете удалить документ, но не раньше, даже если система бухгалтерского учета меняется.

Что означает неизменность на практике?

Неизменность означает, что заархивированный счет не может быть изменен ни по содержанию, ни путем удаления в течение всего срока хранения без того, чтобы изменение было прослеживаемо зафиксировано. На практике это означает: никакого хранения в обычной файловой системе, из которой любой пользователь с правами записи может перезаписать или удалить файл, а систему с версионированием, журналом доступа и в идеале WORM-хранилищем (Write Once, Read Many). Verband elektronische Rechnung обобщает двенадцать центральных правил обмена счетами, соответствующего GoBD, среди которых прослеживаемость, полнота и порядок как другие ключевые принципы наряду с неизменностью.

Как можно автоматизировать архивирование?

Архивирование можно автоматизировать, направляя входящие электронные счета напрямую из почтового ящика или доступа Peppol в архивную систему, соответствующую GoBD, без того, чтобы кто-либо вручную сохранял PDF и отбрасывал XML. Инструмент автоматизации, такой как n8n, может распознавать входящие письма с вложенным счетом, извлекать XML-файл, проверять его и вместе со ссылкой на оригинал помещать в систему управления документами или в защищенное от изменений хранилище. Важно при этом: рабочий процесс не должен просто преобразовывать XML в PDF для отображения, а затем отбрасывать его, а должен передавать оригинальный файл. NordFlux выстраивает такие цепочки архивирования в рамках автоматизации на n8n для предприятий, которые не хотят вручную выполнять свои обязанности по электронным счетам.

Часто задаваемые вопросы об архивировании электронных счетов

Нужно ли мне также хранить визуализацию в PDF?

Нет, строго говоря, только XML-файл является оригиналом, значимым для GoBD; дополнительное отображение в PDF вы можете хранить, но не обязаны. Если вы создаете PDF для внутреннего архива, это не заменяет обязанность хранить XML-файл в неизменном виде. Многие предприятия из соображений практичности хранят и то, и другое, это допустимо, но в случае спора решающим источником остается XML.

Достаточно ли обычного облачного хранилища вроде OneDrive для архивирования?

Обычное облачное хранилище без версионирования и защиты от удаления, как правило, не соответствует требованиям GoBD к неизменности, поскольку файлы там могут быть перезаписаны или незаметно удалены. Для юридически надежного архивирования вам нужна система с документированным журналом изменений, которая технически предотвращает удаления до истечения срока хранения или, по крайней мере, фиксирует их. Некоторые облачные провайдеры предлагают для этого опциональные функции соответствия требованиям или хранения, которые нужно активировать отдельно.

Что происходит при смене системы бухгалтерского учета?

При смене системы заархивированные электронные счета должны оставаться читаемыми и пригодными для обработки — либо путем миграции в новую систему, либо путем сохранения доступа на чтение к старой системе до конца срока хранения. Простого экспорта в PDF без лежащего в основе XML для этого недостаточно. Планируйте смену системы соответствующим образом, с достаточным запасом времени для миграции данных.

Распространяется ли обязанность хранения также на малые предприятия?

Да, обязанность согласно § 147 AO действует независимо от режима для малых предприятий согласно § 19 UStG, пока документы имеют налоговое значение. С момента вступления в силу обязанности по электронным счетам с 2025 года малые предприятия также должны иметь возможность получать входящие электронные счета и соответствующим образом их архивировать, даже если сами они пока еще могут выставлять бумажные или PDF-счета.