Dataverse Workflows против Cloud Flows (FAQ)

Тот, кто работает с Dataverse, рано или поздно сталкивается с тремя похожими по звучанию понятиями: потоки бизнес-процессов, классические workflow и Cloud Flows из Power Automate. Все три находятся в одном и том же меню, все три как-то называются «процессом», и все три вызывают у новичков один и тот же вопрос: какой инструмент действительно что-то автоматизирует, а какой лишь проводит человека через форму?

Ответ важнее, чем может показаться на первый взгляд. Тот, кто строит поток бизнес-процесса там, где на самом деле нужен Cloud Flow, в итоге получает красивый индикатор прогресса, но ни одного автоматизированного действия. Эта статья с часто задаваемыми вопросами систематизирует все три понятия на основе официальной документации Microsoft и показывает, когда какой инструмент использовать.

Что на самом деле делает поток бизнес-процесса

Поток бизнес-процесса (по-английски Business Process Flow) определяет последовательность стадий и шагов, которые отображаются в верхней части формы. Каждая стадия объединяет группу шагов, каждый шаг соответствует столбцу, в который кто-то вносит данные. Согласно обзору потоков бизнес-процессов шаг можно пометить как обязательный, чтобы пользователь должен был заполнить соответствующий столбец, прежде чем перейти к следующей стадии. Microsoft называет это «stage-gating».

Важно для разграничения: согласно той же документации, поток бизнес-процесса не предоставляет никакой условной бизнес-логики или автоматизации, а лишь оптимизированную среду для ввода данных и контроля перехода между стадиями. Он может охватывать до пяти разных таблиц, например от лида через предложение до счета, и на одну таблицу возможно до десяти активных потоков бизнес-процессов, каждый максимум с 30 стадиями. Известные примеры из Dynamics 365: процесс «Lead to Opportunity Sales Process» или «Phone to Case Process». Таким образом, поток бизнес-процесса по сути представляет собой направляющую для людей, а не фоновую автоматизацию.

Классические workflow: уходящая модель

Помимо потоков бизнес-процессов, в Dataverse есть еще классические фоновые workflow, которые технически относятся к тому же семейству процессов, но действительно автоматизируют. Согласно сравнению Power Automate и классического workflow Microsoft прямо рекомендует создавать новые процессы автоматизации как Cloud Flow, а не как классический workflow, и постепенно заменять существующие классические workflow. Один момент, в котором классические workflow пока превосходят Cloud Flows: синхронное, то есть выполняемое в реальном времени, выполнение, а также доступ к предварительному образу данных до изменения. Однако в том же источнике Microsoft отмечает, что синхронные workflow часто становятся причиной проблем с производительностью у конечных пользователей, и рекомендует по возможности переносить такую логику в асинхронные Cloud Flows.

Cloud Flows: где происходит настоящая автоматизация

Cloud Flow представляет собой настоящий строительный блок автоматизации в Power Automate. Он запускается по триггеру, например Когда строка добавляется, изменяется или удаляется, а затем выполняет цепочку действий либо внутри Dataverse, либо через более чем 260 дополнительных коннекторов к внешним системам, таким как SharePoint, Teams или электронная почта. Для триггера Dataverse, согласно документации по триггеру изменений строк ты задаешь три ключевых параметра:

Тип изменения, то есть запускается ли flow при создании, изменении или удалении строки
Имя таблицы, то есть какая таблица отслеживается
Область действия, то есть запускают ли flow только собственные строки, строки бизнес-подразделения или всей организации

Дополнительно можно определить столбцы фильтра и выражение фильтра OData, чтобы flow запускался только при действительно значимых изменениях, например только при изменении имени. С помощью опции Выполнить от имени можно также задать, выполняется ли действие Dataverse в контексте владельца flow, владельца строки или пользователя, вызвавшего изменение.

Основные различия на одном экране

Поток бизнес-процесса проводит человека через стадии и шаги, сам ничего не автоматизируя.
Классический workflow автоматизирует в фоновом режиме, но выполняется синхронно и считается уходящей моделью.
Cloud Flow автоматизирует асинхронно, с циклами, параллельными ветвями, согласованиями, расписаниями и подключением к внешним системам через коннекторы.
Согласно документации, Cloud Flows выполняются почти в реальном времени, поскольку используют вебхуки вместо опроса через интервалы, с ограничениями в 100 000 действий за пять минут и максимальной пропускной способностью 6 ГБ за тот же период.
Отдельный запуск flow автоматически завершается не позднее чем через 30 дней.

Когда что использовать

Если сотрудникам нужно последовательно проходить многоэтапный процесс, например обработку лида вплоть до сделки, правильным выбором будет поток бизнес-процесса. Но как только действительно должно что-то произойти без нажатия кнопки человеком, например отправка письма, создание записи в другой системе или запуск согласования, нужен Cloud Flow. Оба инструмента не исключают друг друга: согласно документации Microsoft, поток бизнес-процесса может даже запускать workflow или косвенно Cloud Flow на определенных переходах между стадиями, например через глобальный шаг workflow при завершении или досрочном прекращении процесса.

Компаниям, которые используют свою среду Dataverse в продуктивном режиме, стоит осознанно взглянуть на разделение задач между этими двумя мирами, прежде чем слишком много автоматизаций окажется вынужденно втиснуто в потоки бизнес-процессов в качестве обходного решения. В рамках консалтинга по Power Automate от NordFlux существующую настройку можно целенаправленно проверить и разгрузить там, где цифровые сотрудники способны надежнее взять на себя автоматизацию, чем вручную управляемая панель процесса. При этом ты сохраняешь полный контроль над тем, какой шаг процесса по-прежнему ведется людьми, а какой выполняется автоматически в фоновом режиме.

Часто задаваемые вопросы

Может ли поток бизнес-процесса сам создавать данные в других системах?

Нет. Согласно документации Microsoft, поток бизнес-процесса не предоставляет собственной автоматизации или условной бизнес-логики, а только управляемый интерфейс ввода данных внутри Dataverse. Для действий во внешних системах, например отправки письма или создания записи в SharePoint, нужен Cloud Flow с подходящим коннектором.

Стоит ли по-прежнему создавать новые автоматизации в виде классического workflow?

Нет. В официальной документации Microsoft прямо рекомендует создавать новые процессы автоматизации как Cloud Flow, а существующие классические workflow проверять и постепенно заменять. Одно преимущество у классических workflow сохраняется: синхронное выполнение в реальном времени, а также доступ к предварительному образу данных, чего Cloud Flows в такой форме не предлагают.

Как быстро Cloud Flow реагирует на изменение в Dataverse?

Согласно документации, Cloud Flows с триггером Dataverse выполняются почти в реальном времени, поскольку получают уведомления через вебхуки, а не опрашиваются через фиксированные интервалы. В пределах пятиминутного окна действуют ограничения в 100 000 действий на flow и максимум 6 ГБ пропускной способности, что может иметь значение при очень интенсивных по данным автоматизациях.

Может ли поток бизнес-процесса запустить Cloud Flow?

Напрямую нет, но косвенно да. Поток бизнес-процесса может на определенной стадии запустить классический workflow, а этот workflow, в свою очередь, может выполнить действия Dataverse, которые Cloud Flow распознает через триггер изменений строк. Обычно чище прямой путь: Cloud Flow реагирует непосредственно на изменение данных, которое поток бизнес-процесса вызывает в форме, без обходного пути через классический workflow.

Сколько потоков бизнес-процессов можно создать на одну таблицу?

Согласно документации, на одну таблицу возможно до десяти активных потоков бизнес-процессов, максимум с 30 стадиями на процесс и до пяти связанных таблиц для многотабличного процесса. С помощью ролей безопасности и заданного порядка ты управляешь тем, какой поток бизнес-процесса загружается по умолчанию для какой группы пользователей.